Wenn Sie eine Datenabfrage in Excel 2019 mit den Befehlsschaltflächen Daten abrufen, Aus Text/CSV, Aus dem Web oder Aus Tabelle/Bereich auf der Registerkarte Daten des Menübands ausführen, haben Sie die Möglichkeit, diese Abfrage im Power Query-Editor umzuwandeln. Wenn Sie eine externe Abfrage mit den Optionen Daten abrufen, Aus Text/CSV oder Aus Web ausführen, öffnen Sie den Power Query-Editor, nachdem Sie die Datentabelle(n) angegeben haben, die in Excel importiert werden sollen, indem Sie im Dialogfeld Navigator auf die Schaltfläche Daten transformieren klicken. Wenn Sie jedoch den Befehl Tabelle/Bereich verwenden, um einen ausgewählten Zellbereich im aktuellen Arbeitsblatt als Datentabelle festzulegen, öffnet Excel die Datentabelle automatisch in einem neuen Power Query-Editor-Fenster, damit Sie eine vorhandene Abfrage erstellen oder transformieren können.
Obwohl das Thema Verwendung des Power Query-Editors zum Ausführen erweiterter Abfragen ein kompliziertes Thema ist, sollte sich die grundlegende Verwendung des Power Query-Editors als kein Problem erweisen, da die Benutzeroberfläche und die wesentlichen Funktionen des Power Query-Editors denen von Excel 2019 sehr ähnlich sind.
Die folgende Abbildung zeigt das Fenster des Power Query-Editors, nachdem es geöffnet wurde, um eine neue Abfrage mit der Bo-Peep-Clientlistendatentabelle zu erstellen, die in das aktuelle Excel-Arbeitsblatt eingegeben wurde (im Zellbereich A1:I34 und benannt, Client_List). Um die neue Abfrage zu erstellen, müssen Sie lediglich den Excel-Bereich auswählen , bevor Sie in der Datentabelle des Menübands auf die Befehlsschaltfläche Aus Tabelle/ Bereich klicken.
Erstellen einer neuen Abfrage im Power Query-Editor mithilfe einer Datentabelle, die in einem Excel-Arbeitsblatt erstellt wurde.
Wie Sie sehen, behält die importierte Excel-Clientdatentabelle im Power Query-Editor die Zeilen- und Spaltenanordnung im Arbeitsblatt bei, wobei die Spaltenüberschriften komplett mit den Dropdown-Schaltflächen für den automatischen Filter intakt sind. Oberhalb der Datentabelle zeigt der Power Query-Editor eine Befehlsstruktur vom Typ Multifunktionsleiste mit einem Dateimenü, gefolgt von vier Registerkarten: Start, Transformieren, Spalte hinzufügen und Ansicht. Rechts neben der importierten Datentabelle wird ein Aufgabenbereich Abfrageeinstellungen angezeigt, der nicht nur die Quelle der Daten (ein Arbeitsblattzellenbereich namens Client_List) anzeigt, sondern auch alle Schritte, die beim Erstellen dieser neuen Abfrage angewendet wurden.
Nachdem die Bo-Peep-Datensätze in den Power Query-Editor geladen wurden, können Sie seine Befehle verwenden, um die Daten abzufragen, bevor Sie die Teilmenge der Datensätze an ein neues Arbeitsblatt in Excel zurückgeben. Für diese Abfrage möchten Sie eine Teilmenge von Datensätzen erstellen, bei denen der Status der Datei noch aktiv und das Konto als unbezahlt markiert ist (mit anderen Worten, alle Kunden, die dem Unternehmen noch Geld schulden).
Verwenden Sie dazu die Schaltflächen AutoFill in den Feldern Status und Bezahlt, um die Datensätze so zu filtern, dass nur die Datensätze mit Aktiv im Feld Status und Nein im Feld Bezahlt angezeigt werden. Sortieren Sie dann die Datensätze vom höchsten bis zum niedrigsten geschuldeten Betrag, indem Sie das Feld „Gesamtfällig“ in absteigender Reihenfolge sortieren. Danach können Sie die Option Schließen und Laden in auf der Befehlsschaltfläche Schließen und Laden auf der Registerkarte Start auswählen, um die Abfrage zu speichern und in ein neues Arbeitsblatt in der aktuellen Arbeitsmappe zu laden. Akzeptieren Sie dazu einfach die Standardeinstellungen von Tabelle und Neues Arbeitsblatt im Dialogfeld Daten importieren, das nach Auswahl der Option Schließen und Laden in angezeigt wird, bevor Sie auf OK klicken.
Festlegen der Filter- und Sortierkriterien für die neue Datenabfrage im Power Query-Editor.
Das folgende Bild zeigt Ihnen die Ergebnisse. Hier sehen Sie das neue Excel-Arbeitsblatt, das der Editor erstellt hat (Blatt 1 vor dem Kundenlistenblatt), bevor er die gefilterte und sortierte Untermenge der Bo-Peep-Datensätze in eine neue Datentabelle im Zellbereich A1: L10 kopiert hat. Als der Power Query-Editor diese neue Datentabelle importierte, hat das Programm ihr auch einen Tabellenstil zugewiesen, AutoFilter-Schaltflächen hinzugefügt und einen Aufgabenbereich Abfragen und Verbindungen geöffnet. Jetzt müssen Sie nur noch ein wenig formatieren, das Arbeitsblatt umbenennen und überfällige Benachrichtigungen an alle in dieser Tabelle aufgeführten säumigen Kunden senden!
Die im Power Query-Editor abgefragten Bo-Peep-Daten, nachdem sie in ein neues Excel-Arbeitsblatt geladen wurden.
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