Verwalten von Inhalten mit SharePoint Online-Dokumentensammlungen

In SharePoint Online, einer der Microsoft Office 365-Produktsuite, können Sie mit einer Dokumentenmappe Dokumente basierend auf bestimmten Kriterien gruppieren und dann mit der Dokumentengruppe als einzelne Einheit arbeiten.

Sie haben beispielsweise ein Projekt, an dem Sie für das Marketing arbeiten, und ein Projekt, an dem Sie für die Buchhaltung arbeiten. Sie können Ihre Marketingdokumente zusammenfassen und Ihre Buchhaltungsdokumente zusammenfassen. Sie können dann als einzelne Gruppe statt einzeln mit den Buchhaltungs- oder Marketingdokumenten interagieren.

Mithilfe von Dokumentensets können Sie alle Ihre Marketingdokumente gleichzeitig in einem Stapel durch einen Workflow senden oder die Versionierung aller Dokumente als Satz zu einem bestimmten Zeitpunkt anzeigen.

Um mit der Verwendung von Dokumentenmappen zu beginnen, müssen Sie zunächst die Funktion für Ihre Websitesammlung aktivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

Die Seite Websiteeinstellungen wird mit allen Einstellungen für diese bestimmte SharePoint-Website angezeigt.

Wechseln Sie zur Gruppierung Websitesammlungsverwaltung, und klicken Sie auf den Link Websitesammlungsfeatures.

Die Funktionsseite für diese spezielle Websitesammlung wird angezeigt.

Klicken Sie neben der Funktion Dokumentenmappen auf die Schaltfläche Aktivieren.

Nachdem die Dokumentenmappenfunktion aktiviert wurde, können Sie die Funktionalität zu jeder Bibliothek hinzufügen. Die Dokumentenmappe hat die Form eines Inhaltstyps in SharePoint. Ein Inhaltstyp ist die Gruppierung von Metadatenfeldern in eine einzelne Gruppe. Sie haben beispielsweise ein Rezept mit einem Inhaltstyp, der Metadaten wie Zutaten, Kochzeiten und erforderliche Gewürze enthält.

Der Inhaltstyp SharePoint-Dokumentenmappe enthält alle Funktionen, die zum Gruppieren mehrerer Dokumente in einer einzigen Entität erforderlich sind.

Eine gemeinsame Dokumentbibliothek in SharePoint ist die Shared Documents-Bibliothek. Sie können die Dokumentenmappenfunktionalität der Bibliothek für freigegebene Dokumente hinzufügen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Navigieren Sie zu der Bibliothek, in der Sie die Dokumentenmappen-Funktionalität hinzufügen möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bibliothekseinstellungen auf der Registerkarte Bibliothek.

Um dieser Bibliothek einen Inhaltstyp hinzuzufügen, müssen Sie zunächst die Bearbeitung aktivieren.

Klicken Sie auf der Seite Bibliothekseinstellungen auf den Link Erweiterte Einstellungen.

Die Seite „Erweiterte Einstellungen“ wird angezeigt und ermöglicht Ihnen die Durchführung der erweiterten Konfiguration für diese Bibliothek.

Wählen Sie im Abschnitt Inhaltstyp die Option Ja aus, um die Bearbeitung von Inhaltstypen zuzulassen.

Klicken Sie auf OK, um zur Seite Bibliothekseinstellungen zurückzukehren.

Beachten Sie, dass auf der Seite jetzt ein neuer Abschnitt namens Inhaltstypen angezeigt wird.

Klicken Sie auf den Link Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen, um einen vorhandenen Websiteinhaltstyp hinzuzufügen.

Wählen Sie den Inhaltstyp Dokumentenmappe aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und dann auf OK.

Nachdem die Dokumentenmappenfunktion jetzt zur Bibliothek hinzugefügt wurde, können Sie eine neue Dokumentenmappe erstellen. Um eine neue Dokumentenmappe zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente der Multifunktionsleiste und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Neues Dokument die Option Dokumentenmappe.

Ein Dokumentensatz wird in der Bibliothek für freigegebene Dokumente wie ein anderes Dokument angezeigt. Sie können mit einer Dokumentenmappe genauso interagieren wie mit einem einzelnen Dokument in der Bibliothek. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass Sie beim Klicken auf eine Dokumentenmappe die Gruppierung von Dokumenten öffnen und nicht ein einzelnes Dokument.

Wenn die Dokumentenmappe geöffnet wird, wird eine neue Registerkarte Dokumentenmappe in der Multifunktionsleiste angezeigt. Auf dieser Registerkarte können Sie den Dokumentensatz mit Funktionen verwalten, z. B. Bearbeiten der Eigenschaften, Ändern von Sicherheitsberechtigungen, Freigeben der Dokumente, Erfassen von Versionen oder Übertragen aller Dokumente in einem Stapel durch den Workflow.