Was ist Microsoft SharePoint: Eine kurze Tour

SharePoint in der Cloud-basierten Lösung von Microsoft für die Zusammenarbeit. Microsoft SharePoint ist ein Paradebeispiel dafür, wie weit wir mit dem Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Teamarbeit und Kommunikation gekommen sind. 1971 verschickte der Computeringenieur Ray Tomlinson die erste E-Mail zwischen zwei nebeneinander aufgestellten Computern. Auf die Frage, was ihn dazu bewogen habe, eine solche bahnbrechende Technologie zu entwickeln, antwortete Tomlinson: „hauptsächlich, weil es eine gute Idee zu sein schien“.

Mehr als 40 Jahre später und allein im Jahr 2017 mehr als 269 Milliarden gesendete und empfangene E-Mails pro Tag, ist diese nette Idee für ein Upgrade fällig. In der heutigen Welt, in der Informationsarbeiter nicht mehr nebeneinander sitzen, sondern über mehrere Regionen und Zeitzonen verteilt sind, reicht E-Mail einfach nicht aus, um Echtzeit-Zusammenarbeit, Self-Service-Informationserfassung und robuste Wissensmanagementlösung zu gewährleisten.

Während E-Mail weiterhin die Anforderungen der One-to-One-Kommunikation und des Kalenders erfüllen wird, dient SharePoint Online als Plattform für team- und projektorientierte Zusammenarbeit . Die Intranetfunktionen in SharePoint bieten Kollaborationsfunktionen auf eine Weise, die das kollektive Wissen der Mitarbeiter in der Organisation nutzt, um nicht nur Mitarbeiter zu informieren und einzubinden, sondern auch um Geschäftsprozesse zu transformieren.

Tour durch die SharePoint-Landschaft

SharePoint Online verbindet die Mitarbeiter an Ihrem Arbeitsplatz mit einer intelligenten Content-Management-Lösung, die die Produktivität steigert und gleichzeitig Ihre Daten schützt. Es handelt sich um eine Cloud-basierte Lösung, die einer der Dienste in Office 365 ist. Ebenfalls unter dem Dach von SharePoint befindet sich SharePoint Server, eine ähnliche Lösung wie SharePoint Online, die jedoch den Kauf und die Wartung von Serverhardware, die Installation der Software und die Aufbewahrung der Software erfordert oder Betriebssystem auf dem neuesten Stand ist, und die Einstellung von Mitarbeitern, die die Technologie verwalten und Probleme beheben. In SharePoint Online werden diese Aufgaben von Microsoft übernommen.

Kennenlernen der SharePoint-Personas

Während SharePoint eine Plattform für alle in der Organisation zum Teilen und Zusammenarbeiten bietet, gibt es vier Arten von Personas, die SharePoint verwenden, damit interagieren und davon profitieren.

• Endbenutzer: Wenn Sie auf das Portal oder Intranet Ihrer Organisation auf SharePoint zugreifen, um Ankündigungen oder jede Art von Kommunikation zu lesen, sind Sie ein Endbenutzer. Dasselbe gilt, wenn Ihr Projektteam SharePoint für die Zusammenarbeit verwendet.
• Administratoren: Wenn Sie sich mit den Features und Funktionalitäten von SharePoint vertraut machen, können Sie ein Super-Endbenutzer werden und Verwaltungsaufgaben übernehmen, wie zum Beispiel:
  • Websitesammlungsadministrator: Diese Rolle ist für eine gesamte Websitesammlung verantwortlich, die viele SharePoint-Websites umfassen kann. Ein Websitesammlungsadministrator kann steuern, welche Features für die Websitesammlung verfügbar sind, einschließlich Workflows, benutzerdefiniertem Branding und Sucheinstellungen.
  • Site-Eigentümer: Wenn Sie auf der Seite Sites eine neue Site erstellen, werden Sie automatisch der Site-Eigentümer. Als Websitebesitzer können Sie Unterwebsites bereitstellen, Berechtigungen für die Website verwalten, das Erscheinungsbild ändern und Websitefeatures je nach Verfügbarkeit in der Websitesammlung aktivieren oder deaktivieren und vieles mehr.

• IT-Experten: SharePoint verfügt über integrierte Funktionen für Fachleute in einer IT-Abteilung oder IT-Berater, die die Anforderungen ihrer Kunden erfüllen. In der Regel verwalten diese IT-Experten SharePoint Online, um sicherzustellen, dass die Technologie die Geschäftsanforderungen erfüllt. Sie können als System- oder SharePoint-Administrator mit Zugriff auf das SharePoint Admin Center in Office 365 fungieren, wo sie SharePoint-Einstellungen konfigurieren, wie z
  • Aktivieren/Deaktivieren von Yammer als Social Collaboration-Lösung für Unternehmen
  • Zulassen der externen Freigabe von SharePoint-Sites
  • Konfigurieren von Compliance- und Data Loss Prevention-Richtlinien
  • Gelöschte Seiten wiederherstellen

• Entwickler: Dies sind die technischen Mitarbeiter, die Anwendungen und Anpassungen erstellen, um die SharePoint-Funktionen über das Angebot von Microsoft hinaus zu erweitern. SharePoint bietet umfangreiche Funktionen für Hunderttausende von Entwicklern, die sich auf diese Plattform konzentrieren. Es gibt sogar einen Marktplatz für diese Entwickler, um ihre Apps und Lösungen zu veröffentlichen und zu verkaufen: den SharePoint Store.

Landung auf der SharePoint Online-Startseite

Mit SharePoint Online können Sie Wissen , Inhalte, Apps und umfangreiche, interaktive Nachrichten an ein breites Publikum in Ihrer Organisation weitergeben. Das Herzstück der Fähigkeit, Mitarbeiter zu informieren und einzubinden, ist die grundlegende Technologie, die schöne, moderne und für Mobilgeräte geeignete Websites und Seiten bereitstellt.

Die SharePoint Online-Startseite bietet Ihnen im linken Bereich eine kurze Liste aller Websites, denen Sie angehören und denen Sie folgen. Der mittlere Bereich zeigt eine kartenartige Liste der neuesten Nachrichten in Ihrer Organisation aus allen Websites, auf die Sie Zugriff haben, sowie eine Liste der Websites, die Sie häufig besuchen.

Die SharePoint Online-Startseite.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um auf die SharePoint Online-Startseite zuzugreifen:

Melden Sie sich bei Office 365 an .

Klicken Sie auf den App-Launcher (das Symbol in der oberen linken Ecke, das wie eine Waffel aussieht).

Klicken Sie in der Liste der Kacheln auf SharePoint.

Seien Sie vorsichtig, was Sie auf SharePoint teilen!

SharePoint-Websites und deren Inhalt können über eine Funktion namens externe Freigabe für Benutzer außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden . Standardmäßig ist die externe Freigabe in SharePoint Online aktiviert. Das bedeutet, dass alle auf der Seite Sites erstellten Sites für externe Benutzer freigegeben werden können. Der globale Office 365-Administrator kann dieses Feature global für die gesamte SharePoint Online-Umgebung deaktivieren oder jede einzelne Websitesammlung aktivieren/deaktivieren.

Die externe Freigabe ist praktisch, wenn Sie möchten, dass Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, die keine Office 365-Lizenz (als externe Benutzer bezeichnet ) in Ihrer Organisation haben, mit Ihnen zusammenarbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine Marketingkampagne durchführen und mit einer Werbeagentur zusammenarbeiten, möchten Sie möglicherweise Ihren Kontakten in der Werbeagentur Zugriff auf Ihre Projektwebsite in SharePoint gewähren, damit Sie Dokumente gemeinsam erstellen können.

Die externe Freigabe kann auch ein Potenzial für Datenlecks darstellen, seien Sie also vorsichtig, was Sie teilen!