Microsoft SharePoint | Ein Überblick

In diesem Tutorial geben wir einen Überblick über Microsoft SharePoint . Wir besprechen auch seine Verwendungsmöglichkeiten und warum es wichtig ist, etwas darüber zu lernen.

SharePoint ist ein webbasiertes Kollaborationstool für eine Organisation , das es Benutzern ermöglicht, über das Web zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. 

Inhaltsverzeichnis

• Microsoft SharePoint verstehen
• Verwendungsmöglichkeiten von Microsoft SharePoint
  • 1. Anspruchsvolle Bibliothek zur Aufbewahrung der Dokumente Ihrer Organisation
  • 2. Neuigkeiten und Updates für Ihr Team
  • 3. Microsoft SharePoint als Datenbank
  • 4. Behalten Sie gemeinsame Arbeitsabläufe in Unternehmen bei
  • 5. One-Stop-Shop für Unternehmen
• Funktionen von Microsoft SharePoint
• Wie wichtig es ist, Microsoft Sharepoint zu lernen
• Abschluss

Microsoft SharePoint verstehen

Jeder in einer Organisation kann SharePoint nutzen, da es Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt.

Es kann auch Ihr persönliches Intranet sein . Das Internet ist eine Kombination von Websites und Ressourcen, die jeder besuchen kann. Ein Intranet hingegen ist eine Sammlung von Websites und Ressourcen, die nur Personen in einer Organisation besuchen können.

Mit dem Intranet können wir mehrere Websites haben, die denen ähneln, auf die wir über das Internet zugreifen können. Wir können für unsere Organisation verschiedene Websites haben, auf die nur Personen in unserer Organisation für ein bestimmtes Projekt zugreifen können.

Darüber hinaus ist SharePoint eine Möglichkeit, Inhalte und Wissen im gesamten Team zu teilen und zu verwalten . Als Organisation verfügen wir möglicherweise über viele Inhalte und Kenntnisse, z. B. über das Einreichen einer Spesenabrechnung, wer unsere Kunden oder unser Vertriebsteam sind oder wie wir in ein bestimmtes Büro gelangen. 

SharePoint ermöglicht es einem Team außerdem, einen „ One-Stop-Shop “ für alle Informationen zu haben . Alle Informationen könnten an einem Ort sein und könnten auch leicht zugänglich sein.

Möglicherweise verwenden wir immer noch den alten Prozess, auch wenn es bereits einen aktualisierten Prozess gibt. Aus diesem Grund ist SharePoint eine hilfreiche Möglichkeit, Inhalte und Wissen in unserem Team zu teilen und zu verwalten. 

Schließlich ermöglicht SharePoint die Teamarbeit mithilfe von Websites . Es bietet einen Raum für die Zusammenarbeit, der es Teams ermöglicht, über webbasierte Websites zusammenzuarbeiten, den Fortschritt zu verfolgen und Inhalte oder Berechtigungen zu verwalten. 

Es ist außerdem sehr zugänglich und intuitiv. Es ist eine dieser Fähigkeiten, die leicht zu erlernen und zu verstehen ist.

Verwendungsmöglichkeiten von Microsoft SharePoint

SharePoint ist ein flexibles Tool. Sie können verschiedene Dinge tun, oder Sie können auch nur ein oder zwei davon tun. Es liegt an Ihnen, wie Sie es nutzen möchten. Wenn Sie SharePoint verwenden, können Sie vorerst einfache Tools verwenden und diese dann mit dem Wachstum Ihrer Organisation auf umfangreichere Funktionen erweitern. 

1. Anspruchsvolle Bibliothek zur Aufbewahrung der Dokumente Ihrer Organisation

SharePoint ist eine hochentwickelte Bibliothek zur Aufbewahrung der Dokumente Ihrer Organisation . Dies ähnelt OneDrive oder Google Drive. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Dokumente an einem Ort aufbewahren. 

Eine Funktion von SharePoint, die OneDrive und Google Drive nicht bieten, besteht darin, dass Sie diesen Dokumenten Metadaten zuordnen können. Anstatt also eine typische Ordnerstruktur für die Aufbewahrung Ihrer Dokumente zu verwenden, können Sie auch Metadaten zuordnen und sie nach verschiedenen Dingen gruppieren.

Einige mächtige Organisationen legen ihre freigegebenen Inhalte beispielsweise nicht in einer ordnerähnlichen Struktur ab, da dies viele Probleme verursachen kann. Sie verfügen normalerweise über eine Liste von Dateien mit Metadaten.

Auf diese Weise können sie verschiedene gewünschte Dinge einfach verfolgen, gruppieren und Metadaten verwalten. Wenn Dinge aktualisiert werden, müssen sie nicht in Ordnern verschoben werden, sondern nur die Metadaten aktualisieren. 

2. Neuigkeiten und Updates für Ihr Team

SharePoint kann auch verwendet werden, um ganz einfach Neuigkeiten und Updates für Ihr Team bereitzustellen . Neben der Möglichkeit, Websites mit Informationen einzurichten, können Sie auf Ihrer Website auch Seiten erstellen, um Ihr Team über bestimmte Dinge auf dem Laufenden zu halten.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine SharePoint-Site für Ihr Team. Dann gibt es einen neuen Verkaufsprozess, den Sie einführen möchten. Anstatt es per E-Mail zu versenden, können Sie es einfach als neue Seite auf Ihrem SharePoint veröffentlichen.

Dadurch erhält jeder Zugriff auf die Seite, auf der er Kommentare abgeben kann. Wenn Ihnen beispielsweise ein Fehler unterlaufen ist, können Sie diesen auch von Zeit zu Zeit ändern oder aktualisieren.

3. Microsoft SharePoint als Datenbank

SharePoint kann als Datenbank verwendet werden, um Informationen über alles Mögliche zu speichern . Es gibt Organisationen, die eine SharePoint-Liste mit Kundendaten, Transaktionsdaten, Bestelldaten und vielem mehr erstellen. Es ist außerdem leistungsstark und sehr flexibel, da es praktisch jede Art von Daten wie Anhänge, Benutzer und Profile speichern kann. 

Es ist auch intuitiver als andere Datenbanken. Beispielsweise würden Sie Excel nicht zum Speichern von Daten verwenden, weil Sie möchten, dass diese von vielen Personen gemeinsam genutzt werden und sich am selben Ort befinden. Sie möchten Validierungsregeln haben, nach denen einige Leute nur Kunden hinzufügen können, die bestimmte Bedingungen erfüllen und gültig sind. 

Sie möchten nicht auch SQL, Salesforce oder eine andere komplizierte Datenbank verwenden, da Sie die Sprache von SQL erlernen müssen, um diese verwenden zu können. Daher ist SharePoint ein sehr gutes Tool zur Verwendung als Datenbank und auch eine gute Alternative zu Microsofts Dataverse. 

4. Behalten Sie gemeinsame Arbeitsabläufe in Unternehmen bei

SharePoint wird auch verwendet, um allgemeine Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen effizient aufrechtzuerhalten . Sobald Sie Ihre Datenbank in SharePoint haben, können Sie deren Workflow-Funktionen nutzen, um bestimmte allgemeine Geschäftsaufgaben zu verwalten.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einen Arbeitsablauf zum Ausfüllen einer Spesenabrechnung. Früher mussten wir in unserem E-Mail-Konto nach der Spesenabrechnung suchen, um diese manuell auszufüllen. Dann müssen wir den Anhang zur Genehmigung an den Manager senden und andere komplizierte Prozesse durchführen.

Sie können diesen Prozess viel einfacher durchführen, indem Sie einen Workflow vollständig in SharePoint ausführen. Es wird eine Datenbank geben, in der alle Ausgaben gespeichert werden. Anschließend können Sie einen neuen Datensatz erstellen und diesen zur Genehmigung an SharePoint des Managers senden.

Nach der Genehmigung geht es direkt in die Kreditorenbuchhaltung in SharePoint. Abschließend wird es genehmigt, damit Sie Ihre Zahlung erhalten können. Es ist kein Hin- und Herschicken von E-Mails erforderlich und es ist außerdem nachverfolgbar und überprüfbar. 

5. One-Stop-Shop für Unternehmen

Alles in allem ist es ein One-Stop-Shop für alles in Ihrem Unternehmen . Alles geschieht auf ihrer Plattform, was sie sehr effizient macht. Mit SharePoint benötigen Sie keine unterschiedlichen Datenbankquellen. Außerdem sind keine wirklich komplexen, rein manuellen Arbeitsabläufe erforderlich.

Hier sind die Funktionen von SharePoint, die Sie später kennenlernen möchten. 

Funktionen von Microsoft SharePoint

SharePoint ist ein Content-Management-System, das Sie einfach durchsuchen können. Es verfügt außerdem über einige Social-Networking-Funktionen, die den Mitarbeitern die Zusammenarbeit ermöglichen. Sie können beispielsweise Diskussionsbeiträge, FAQs, Newsfeeds über die Aktivitäten anderer Personen usw. veröffentlichen. Es bringt einen Social-Networking-Aspekt in Ihr Unternehmen. 

Es verfügt außerdem über eine hervorragende Integration mit Office 365-Apps.

Darüber hinaus ist SharePoint nicht nur in gestalterischer, sondern auch in funktionaler Hinsicht sehr anpassbar. Sie können über SharePoint-Listen beliebige Workflows oder Daten erstellen. Sie können auch über ein ordnerbasiertes oder metadatenbasiertes Dokumentbibliothekssystem verfügen. Es kann Benutzern sogar ermöglichen, Seiten innerhalb von Seiten oder eine ganze Seite zu erstellen. 

SharePoint verfügt über eine eigene Datenbank. Es ist kompliziert genug, um sehr komplexe Datentypen zu speichern, aber auch intuitiv genug, sodass jeder es verwenden kann, ohne Programmierkenntnisse zu haben. 

Es gibt auch gute Business-Intelligence-Funktionen in SharePoint. Nachdem Sie Ihre Daten in SharePoint gespeichert haben, können Sie verwalten, was sich ändert und wie es sich ändert. Sie können Ansichten, Dashboards und ähnliches haben. 

SharePoint verfügt außerdem über eines der besten Berechtigungs- und Sicherheitssysteme. Sie können Berechtigungen sehr einfach und granular verwalten. Sie können Berechtigungen auf Bioebene, App-Ebene, Datenbankebene, Spaltenebene oder auf der gesamten Site-Ebene festlegen. 

Anstelle typischer Systeme, bei denen Berechtigungen auf Benutzerebene gehandhabt werden, erfolgt dies auf Gruppenebene. Sie weisen also bestimmten Gruppen Berechtigungen zu und weisen diesen Gruppen dann Benutzer zu. 

Schließlich macht Microsoft SharePoint sehr einfach, intuitiv und für alle Ebenen der Organisation zugänglich, unabhängig vom Kenntnisstand.

Wie wichtig es ist, Microsoft Sharepoint zu lernen

Es gibt viele Gründe, warum wir SharePoint lernen müssen. Einer der Hauptgründe besteht darin, dass es Benutzern ermöglicht, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Teamarbeit zu verbessern und die Effizienz im Unternehmen zu steigern. 

Außerdem können Benutzer einen „ One-Stop-Shop“ für alle aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter erstellen . Es könnte sich beispielsweise um einen Mitarbeiter handeln, der neu eingestellt wird, oder um neue Mitarbeiter, die Neuigkeiten oder wichtige E-Mails aus der Vergangenheit verpasst haben. Es ist besser, wenn alle diese Informationen in SharePoint enthalten sind, sodass diese neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung den gesamten Verlauf in SharePoint selbst sehen können. 

Der letzte Grund, warum wir das wirklich lernen sollten, ist, eingestellt zu werden. SharePoint wird in Organisationen so häufig verwendet, dass es zu den Dingen gehört, nach denen die Leute suchen, wenn Sie eingestellt werden. Ähnlich wie Office-Kenntnisse sind auch SharePoint-Kenntnisse sehr wichtig, insbesondere wenn Sie Ihre eigene Website erstellen können.

Ein SharePoint-Benutzer unterscheidet sich von einem SharePoint-Entwickler. Wenn Sie in Ihrem Lebenslauf angeben, dass Sie ein SharePoint-Entwickler sind, ist das sehr relevant, denn Ihr Chef weiß, dass Sie seine Arbeitsabläufe automatisieren können und Sie wissen, wie er einen One-Stop-Shop für alle seine Mitarbeiter einrichten kann.

Kommende Kurse: SharePoint-Einführung und fortgeschrittene Konzepte.
Einrichtung der Power Apps-Umgebung: Verbindung zu OneDrive und Google Drive herstellen.
LuckyTemplates-Updates für Juni und worauf Sie sich im Juli freuen können

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, den Umgang mit SharePoint zu erlernen, da es viele Vorteile für Ihr Unternehmen bietet. Dies ist besonders wichtig für Teams, die LuckyTemplates verwenden, da sie nahtlos miteinander zusammenarbeiten und sich gegenseitig in ihren Funktionen ergänzen.

Möglicherweise erschließen Sie zusätzliche Vorteile und Funktionen von SharePoint, die Ihr Unternehmen nutzen kann. Mit SharePoint-Listen, Berechtigungssystemen, Workflow-Management, Versionsverlauf und vielem mehr können Sie viele Dinge tun. 

Es ist außerdem etwas, das jeder in einer Organisation problemlos nutzen kann, ohne überfordert zu sein. Als Benutzer ist es sehr einfach zu bedienen, es kann jedoch auch schwierig sein, es zu beherrschen und zu entwickeln. Aber sobald Sie es in den Griff bekommen, wird es Ihnen helfen, Ihre Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten.

Alles Gute,

Henry