SharePoint-Metadaten | Eine Einleitung

In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Dateien mithilfe der Ordnerstruktur organisieren. Wir werden auch über die Vorteile von SharePoint-Metadaten für das einfache Organisieren und Auffinden unserer Dateien im Vergleich zur Verwendung einer Ordnerhierarchie sprechen. 

Bei SharePoint-Metadaten handelt es sich um zusätzliche Informationen zu Ihren Dateien, nicht um den Inhalt der Dateien. Es hilft Benutzern, Ihre Inhalte leicht zu finden, abzurufen und zu organisieren.

Die richtige Organisation unserer Dateien hilft uns, sie richtig zu finden, was für unsere Produktivität von entscheidender Bedeutung ist. Auf unserem Computer gruppieren wir unsere Dateien normalerweise nach Ordnerstrukturen oder Hierarchien.

Inhaltsverzeichnis

• Verwendung der traditionellen Ordnerstruktur in SharePoint
• Verwenden der Ordnerhierarchie anstelle von SharePoint-Metadaten
• Vorteile von SharePoint-Metadaten für die Organisation von Dateien
• Abschluss

Verwendung der traditionellen Ordnerstruktur in SharePoint

Manche Leute bevorzugen es immer noch, ihre Dateien in Ordnern zu organisieren. Für dieses Beispiel haben wir einen Ordner mit dem Namen Expenses – TRADITIONAL .

In diesem Ordner finden Sie Musterspesenabrechnungen der verschiedenen Abteilungen unseres Unternehmens. Die anfängliche Organisation, die wir an diesen Dateien vorgenommen haben, besteht darin, sie umzubenennen.

E steht für Spesen, gefolgt vom Namen der Abteilung, dem Zweck der Spesen und am Ende einem Zufallszahlencode. In einem großen Unternehmen kann es sein, dass es täglich hunderte dieser Berichte gibt. Daher wird es nicht so hilfreich sein, sie nach Namen zu ordnen. 

Das erste, was wir tun können, um sie zu organisieren, besteht darin, Ordner zu erstellen und sie nach Abteilungen zu trennen.

Daher haben wir alle Abrechnungsspesenabrechnungen in den Buchhaltungsordner verschoben, alle HR-Spesenabrechnungen in den HR-Ordner usw.

Das ist also die traditionelle Art, unsere Dateien in unseren Dokumentbibliotheken zu organisieren. 

Verwenden der Ordnerhierarchie anstelle von SharePoint-Metadaten

Die Verwendung von Ordnern oder Verzeichnissystemen schränkt uns jedoch ein, da wir nur eine Möglichkeit haben, unsere Dateien zu gruppieren. In diesem Fall können wir nur nach einer Kategorie organisieren, nämlich der Abteilung. Wenn wir uns also alle Reise- oder Verbrauchsmaterialberichte ansehen möchten, müssen wir in den einzelnen Abteilungsordnern danach suchen. Das ist nicht wirklich effizient und macht das Auffinden von Dateien immer noch schwierig. 

Ein weiteres Problem bei der alleinigen Verwendung der Ordnerhierarchie zum Organisieren von Dateien sind Dateiduplikate. Möglicherweise möchten wir unsere Dateien nach Abteilungen und auch nach ihrer Ausgabenart gruppieren. Mit diesen möchten wir möglicherweise eine Kopie derselben Datei speichern, jedoch in jedem Ordner.

Über das Suchfeld können wir unsere Dateien auch auf SharePoint durchsuchen. Allerdings schreiben einige Benutzer ihre Dateiberichte möglicherweise falsch. 

Vorteile von SharePoint-Metadaten für die Organisation von Dateien

SharePoint-Metadaten liefern zusätzliche Informationen zu unseren Dateien, wie Dateiname, Erstellungsdatum, wer sie erstellt hat, Dateigröße, Dateityp und vieles mehr. Dies hilft uns, unsere Dateien einfacher zu organisieren, abzurufen und zu finden.

Im Beispielbild unten können wir die Metadaten in den Spalten Name , Geändert , Geändert von , Abteilung und Ausgabentyp sehen . Es gibt viele Möglichkeiten, diese Metadatenspalten zu nutzen, z. B. das Erstellen von Ansichten , das Gruppieren nach und das Filtern . 

Wir können weitere Metadatenspalten erstellen und diese an unsere Bedürfnisse anpassen. Einige Metadatenspalten wie „Geändert“ und „Geändert von“ werden automatisch ausgefüllt, was bedeutet, dass wir sie nicht ändern können. 

Für unsere Beispieldatei haben wir die Spalte „Abteilung“ und „Ausgabentyp“ zusammen mit Filter und Gruppierung nach Funktion erstellt. 

Daher können wir die Dateien problemlos nach Abteilung oder Ausgabenart gruppieren oder finden.

Wir können SharePoint-Metadaten auch für die Informationssicherheit verwenden, indem wir beispielsweise verhindern, dass Benutzer bestimmte Dateien anzeigen oder bearbeiten. Damit können wir private oder sensible Dateien innerhalb unserer Organisation sicher speichern. 

Hinzufügen von SharePoint-Dateien zu Ihrem Computer
SharePoint-Vorlagen für Dokumentbibliotheken
SharePoint-Dokumentbibliothek | Anfänger-Tutorial

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir den Unterschied zwischen der Organisation von Dateien über eine Ordnerhierarchie und der Verwendung von SharePoint-Metadaten verstehen können. Bedenken Sie, dass es sich bei SharePoint-Metadaten um Informationen zu Ihren Dateien und nicht um den Inhalt der Dateien handelt.

Es ist vollständig anpassbar, abhängig von Ihren Rollen und Ihrer Branche. Die leistungsstärkste Funktion, die uns Metadaten bieten, ist die Möglichkeit, unsere Dateien einfach zu gruppieren, zu sortieren und zu finden. Mehr darüber erfahren Sie, wenn Sie wissen, wie Sie Metadatenspalten hinzufügen. 

Alles Gute,

Henry