Was ist Sharepoint? Top-Features und Funktionen

Sind Sie es leid, in einem Meer aus E-Mails, gelöschten Dokumenten, Ordnern und Haftnotizen den Überblick über wichtige Dokumente zu verlieren?

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie ein GPS brauchen, nur um die eine Datei zu finden, nach der Ihr Chef vor drei Wochen gefragt hat? Fürchten Sie sich nicht, lieber Leser, denn unter uns gibt es einen Helden: Microsoft SharePoint.

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte webbasierte Plattform, die Unternehmen einen zentralen Bereich zum Verwalten, Teilen und Zusammenarbeiten an verschiedenen Arten von Inhalten wie Dokumenten, Kalendern, Aufgaben und mehr bietet.

Die Plattform ermöglicht es Benutzern, Websites für verschiedene Abteilungen, Projekte oder Teams zu erstellen, mit anpassbaren Benutzerberechtigungen und Workflows, um den Zugriff zu steuern, Informationen anzuzeigen und Prozesse zu optimieren.

Die robusten Funktionen von SharePoint können an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden und machen es zu einem unverzichtbaren Tool zur Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit.

Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs! In den folgenden Abschnitten werden wir tiefer in die Geschichte von Microsoft SharePoint, die Kernfunktionen, die verfügbaren Versionen, Microsoft-Integrationen und potenzielle Anwendungsfälle eintauchen.

Schnappen Sie sich also das Getränk Ihrer Wahl, lehnen Sie sich zurück und lassen Sie uns gemeinsam die Wunder von SharePoint erkunden.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist SharePoint?
• Geschichte von SharePoint
  • Heutiges SharePoint
• Die 6 wichtigsten Funktionen und Fähigkeiten von SharePoint
  • 1. Zusammenarbeit
  • 2. Content-Management
  • 3. Automatisierung von Arbeitsabläufen
  • 4. Soziale Funktionen
  • 4. Business Intelligence
  • 5. Suchen
• SharePoint-Versionen und Preise
  • SharePoint Online
  • SharePoint-Server
  • SharePoint Foundation und SharePoint Designer
• Integration mit dem Microsoft-Ökosystem
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft-Teams
  • Power-Plattform
• Anwendungsfälle für Microsoft SharePoint
• Das Fazit

Was ist SharePoint?

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie beginnen Ihren Arbeitstag und werden von einem überfüllten Posteingang, einer nicht enden wollenden To-Do-Liste und einem Stapel an Aufgaben begrüßt, die einfach nicht aufhören wollen. Klingt überwältigend, oder? Hier kommt Microsoft SharePoint ins Spiel, um den Tag zu retten!

Was ist SharePoint? Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine von Microsoft entwickelte Plattform, die Organisationen einen zentralen Ort zum Verwalten, Speichern und Teilen verschiedener Arten von Inhalten und Aufgaben über Webanwendungen bietet, wie zum Beispiel:

• Dokumente : Word, Excel, PowerPoint, PDFs und mehr

• Geteilte Kalender : Teamzeitpläne, Projekttermine und Besprechungen

• Aufgaben : Aufgabenlisten, Arbeitsabläufe und Genehmigungen

• Moderne Listen : Kontakte, freigegebene Postfächer, Inventar, Metadaten und Kundeninformationen

Microsoft SharePoint umfasst leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit, die es Benutzern ermöglichen, an einem Ort gemeinsam an Inhalten zu arbeiten, Aktualisierungen auszutauschen und Feedback zu erhalten. Darüber hinaus ist es mit den Suchfunktionen ein Kinderspiel, das richtige Dokument oder die richtige Information zu finden.

Aber warten Sie, es gibt noch mehr! Im nächsten Abschnitt werden wir die mehr als zwei Jahrzehnte lange Geschichte von SharePoint erkunden, bevor wir einen Blick auf die wichtigsten Produktfunktionen werfen.

Wenn Sie die Produktivität Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe heben möchten, lesen Sie weiter, um das volle Potenzial von SharePoint zu entdecken.

Geschichte von SharePoint

Machen wir einen Spaziergang in die Vergangenheit, zurück in eine Zeit, in der Klapphandys der letzte Schrei waren, MySpace das soziale Netzwerk der Anlaufstelle war und SharePoint nur ein Schimmer in den Augen von Microsoft war.

Genau, wir sprechen von den frühen 2000er Jahren, einer Zeit, in der das Internet noch in den Kinderschuhen steckte und die Welt gerade erst begann, die Bedeutung von Zusammenarbeit und Content Management zu verstehen.

Microsoft SharePoint wurde erstmals im Jahr 2001 eingeführt, als sich die Welt noch an die Idee gewöhnte, das Internet nicht nur für das Versenden von E-Mails und das Durchsuchen von Katzenvideos zu nutzen.

Die ursprüngliche Version dieses MS-Projekts war eine einfache Webanwendung, die es Teams ermöglichte, Dokumente zu teilen und an Projekten zusammenzuarbeiten. Es war nicht gerade ein Wendepunkt, aber es legte den Grundstein für das, was noch kommen sollte.

Im Laufe der Jahre entwickelte sich die SharePoint-Plattform weiter und fügte neue Funktionen und Fähigkeiten hinzu, die sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen und Organisationen jeder Größe machten.

Im Jahr 2003 veröffentlichte Microsoft SharePoint Portal Server, der erweiterte Inhaltsverwaltungs- und Suchfunktionen ermöglichte.

Und im Jahr 2006 wurde Microsoft Office SharePoint Server 2007 eingeführt, das soziale Funktionen und Business-Intelligence-Funktionen einführte.

Heutiges SharePoint

Erst mit der Veröffentlichung von SharePoint Server 2010 begann die Plattform wirklich an Fahrt zu gewinnen.

Mit seiner verbesserten Benutzeroberfläche und leistungsstarken neuen Funktionen wie der gemeinsamen Dokumenterstellung und der Workflow-Automatisierung wurde SharePoint 2010 schnell zur bevorzugten Plattform für Zusammenarbeit und Content-Management.

Heute ist SharePoint eine leistungsstarke Plattform, die eine breite Palette an Funktionen und Möglichkeiten bietet, von der Dokumentenverwaltung und Geschäftsentscheidungsfindung bis hin zu sozialen Kollaborations- und Suchfunktionen.

Aber alles begann mit einer einfachen Idee: der Notwendigkeit, dass Teams Informationen austauschen und an Projekten zusammenarbeiten.

Im nächsten Abschnitt werfen wir einen genaueren Blick auf die Funktionen, die SharePoint zu einem so leistungsstarken Tool für Unternehmen und Organisationen machen.

Die 6 wichtigsten Funktionen und Fähigkeiten von SharePoint

Microsoft SharePoint ist nicht nur ein langweiliges altes Dokumentenverwaltungssystem. Es handelt sich um eine funktionsreiche Plattform, die Unternehmen und Organisationen dabei helfen kann, zusammenzuarbeiten, Prozesse zu automatisieren und sogar datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

In diesem Abschnitt werfen wir einen genaueren Blick auf einige der wichtigsten Funktionen und Fähigkeiten, die SharePoint zu einem so leistungsstarken Tool für den digitalen Arbeitsplatz machen.

1. Zusammenarbeit

Beginnen wir mit der Zusammenarbeit. Microsoft SharePoint bietet eine breite Palette von Tools, mit denen Teams Informationen austauschen und in einer SharePoint-Umgebung effektiver zusammenarbeiten können.

Sie können Teamsites für verschiedene Abteilungen oder Projekte erstellen und diese zum Speichern und Organisieren von Dokumenten, zum Verfolgen von Aufgaben und zum Teilen von Aktualisierungen in Echtzeit verwenden.

Und mit Funktionen wie Versionskontrolle und Co-Authoring können Sie sicherstellen, dass alle an derselben Version eines Dokuments arbeiten, und sich die Kopfschmerzen endloser E-Mail-Ketten ersparen.

Die Funktionen für die Zusammenarbeit in SharePoint ermöglichen die gemeinsame Dokumenterstellung und ermöglichen es Benutzern, SharePoint-Websites zu erstellen, auf freigegebene Dokumente zuzugreifen, Aktualisierungen schnell auszutauschen und Feedback zu geben.

Die Plattform bietet außerdem anpassbare Berechtigungseinstellungen, sodass Sie steuern können, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente auf Ihrer SharePoint-Site hat.

2. Content-Management

Mit einer SharePoint-Site können Benutzer problemlos Dokumente erstellen, hochladen und in einer zentralen Dokumentbibliothek speichern. Benutzer können auch Integrationen mit MS Teams nutzen, um die Kommunikation weiter zu verbessern.

Eine SharePoint-Startseite bietet außerdem Versionskontrolle, sodass Sie Änderungen verfolgen und sicherstellen können, dass alle mit den aktuellsten Informationen arbeiten.

3. Automatisierung von Arbeitsabläufen

Eine SharePoint-Site ist mehr als nur ein Dokumentenverwaltungssystem. Es bietet außerdem leistungsstarke Funktionen zur Geschäftsprozessautomatisierung, mit denen Sie Arbeitsabläufe rationalisieren und sich wiederholende Aufgaben automatisieren können.

SharePoint-Workflows sind anpassbar und können Aufgaben automatisieren und Prozesse optimieren. Sie können beispielsweise einen Workflow einrichten, um Dokumente zu genehmigen, Benachrichtigungen zu senden, Mitarbeiter einzubinden oder Feedback zu sammeln.

Und durch die Integration mit Power Automate (ehemals Microsoft Flow) können Sie sogar Prozesse über Ihre SharePoint-Site hinaus und über verschiedene Apps und Dienste hinweg automatisieren.

4. Soziale Funktionen

SharePoint bietet auch soziale Funktionen zum Erstellen von Kommunikationsseiten, auf denen Sie mit Kollegen in Kontakt treten und Wissen in Ihrem Unternehmen teilen können.

Mit den sozialen Tools können Sie SharePoint-Umgebungen erstellen, die als Praxisgemeinschaften fungieren, in denen Mitarbeiter Ideen und Best Practices austauschen und an Projekten zusammenarbeiten können.

4. Business Intelligence

Und vergessen wir nicht die Business Intelligence! Mit SharePoint können Sie leistungsstarke Dashboards und Berichte erstellen, die Ihnen dabei helfen, datengesteuerte Entscheidungen über mehrere Server hinweg zu treffen.

Sie können die integrierten Analyse- und Berichtstools von SharePoint verwenden und Ihren Projektserver auch mit LuckyTemplates integrieren , um interaktive Visualisierungen und Erkenntnisse zu erstellen.

5. Suchen

Mithilfe der leistungsstarken Suchfunktionen von SharePoint können Benutzer schnell den benötigten Inhalt finden, unabhängig davon, ob es sich um ein bestimmtes Dokument, eine Projektseite oder das Profil eines Kollegen handelt.

Dies sind nur einige der Kernfunktionen, die SharePoint zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Arbeitsplätze machen. Aber wussten Sie, dass es verschiedene Versionen von SharePoint gibt, jede mit unterschiedlichen Funktionen?

Im nächsten Abschnitt untersuchen wir die verschiedenen Versionen von SharePoint, von SharePoint Online bis SharePoint Server, damit Sie herausfinden können, welche für Ihr Unternehmen die richtige ist.

SharePoint-Versionen und Preise

In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Versionen von SharePoint behandelt und wie sie auf verschiedene organisatorische Anforderungen eingehen.

Es sind verschiedene Versionen verfügbar, aber die beiden, die sich derzeit in der aktiven Entwicklung befinden, sind die Online- und die lokale Version: SharePoint Online und SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online ist die cloudbasierte Version der Plattform, die in Microsoft Office 365-Abonnementplänen enthalten ist und über die mobile SharePoint-App aufgerufen werden kann.

Es ist perfekt für Unternehmen, die die Vorteile von SharePoint nutzen möchten, ohne sich um die Verwaltung ihrer eigenen SharePoint-Server kümmern zu müssen.

Mit SharePoint Online können Benutzer von jedem Gerät (einschließlich mobiler Geräte) mit Internetverbindung und Webbrowser auf alle Funktionen von SharePoint zugreifen, was es zu einer flexiblen und bequemen Option für moderne Arbeitsplätze macht.

Zu den Vorteilen von SharePoint Online gehören:

• Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung

• Sie müssen keine eigenen Server oder Webparts verwalten

• Automatische Updates und neue Funktionen

• Integration mit anderen Microsoft Office 365-Apps

SharePoint Online ist im Rahmen eines Microsoft Office 365-Abonnements verfügbar . Der Preis variiert je nach gewähltem Abonnementplan, SharePoint Online ist jedoch in allen Plänen enthalten, mit Ausnahme des Basisplans Microsoft Office 365 Business Basic.

SharePoint-Server

SharePoint Server ist die lokale Version von SharePoint, die auf den Servern Ihrer Organisation installiert werden kann.

Es bietet alle Funktionen von SharePoint Online sowie zusätzliche Anpassungsoptionen und Kontrolle über die Datenspeicherung und andere Sicherheitskontrollen.

Die Verwendung von SharePoint vor Ort ist ideal für Organisationen, die vollständige Kontrolle über ihre SharePoint-Umgebung benötigen oder Websites mit spezifischen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erstellen möchten.

Einige Vorteile von SharePoint Server sind:

• Volle Kontrolle über Datenspeicherung, Dokumentbibliotheken und Sicherheit

• Zusätzliche Anpassungsoptionen für SharePoint-Sites

• Integration mit anderen lokalen SharePoint-Systemen

• Mehr Flexibilität bei den Bereitstellungsoptionen

SharePoint Server 2019 wird pro Server und pro Benutzer oder Gerät lizenziert, der auf den Server zugreift. Es stehen zwei Lizenzmodelle zur Verfügung : die Standard CAL (Client Access License) und die Enterprise CAL.

Die Standard-CAL bietet grundlegende SharePoint-Funktionen, während die Enterprise-CAL erweiterte Funktionen wie Business Intelligence und Unternehmenssuche umfasst.

SharePoint Foundation und SharePoint Designer

Diese beiden verdienen lobende Erwähnung. Bei beiden handelt es sich um kostenlose Tools, die sich nicht mehr in der aktiven Entwicklung befinden und möglicherweise sogar Produktfunktionen deaktivieren, die in zukünftigen Versionen enthalten sind. Einige Versionen funktionieren jedoch noch auf modernen Betriebssystemen.

SharePoint Designer wird typischerweise von fortgeschrittenen Benutzern oder Entwicklern verwendet, die benutzerdefinierte Workflows und Lösungen auf Basis von SharePoint erstellen möchten.

Bei SharePoint Foundation hingegen handelt es sich um eine kostenlose Einstiegsversion von SharePoint, die für grundlegende Zwecke, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Verwaltung und die Zusammenarbeit verwendet werden kann.

Es ist ein toller Ausgangspunkt für Einsteiger und kleine Organisationen, die nicht alle Funktionen von SharePoint Online oder SharePoint Server benötigen, aber dennoch Vorteile wie die Dateifreigabe nutzen möchten.

Zu den Vorteilen von SharePoint Foundation gehören:

• Kostenlose Nutzung

• Grundlegende Funktionen zur Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit

• Einfach einzurichten und zu verwenden

Nachdem wir uns nun mit den verschiedenen Versionen und Preisoptionen befasst haben, wollen wir uns einem weiteren wichtigen Aspekt von SharePoint widmen: seiner Integration mit anderen Microsoft-Produkten.

SharePoint kann in Produkte wie Teams, OneDrive und Power Platform integriert werden und seine Funktionalität erheblich verbessern.

Im nächsten Abschnitt werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie SharePoint in diese Produkte integriert wird und wie es die Produktivität und Zusammenarbeit Ihres Unternehmens verbessern kann. Also, lasst uns eintauchen!

Integration mit dem Microsoft-Ökosystem

Die Integration mit anderen Microsoft-Produkten ist ein großer Vorteil, da sie eine nahtlose Zusammenarbeit, optimierte Arbeitsabläufe und ein modernes Erlebnis ermöglicht.

In diesem Abschnitt werfen wir einen genaueren Blick auf einige der wichtigsten Microsoft-Produkte, die in SharePoint integriert sind.

Microsoft Office 365

Als Teil des Office 365-Ökosystems lässt sich SharePoint nahtlos in andere Produktivitätstools wie Excel , Word und PowerPoint integrieren . Dadurch können Sie in Echtzeit auf Dokumente zugreifen und diese teilen, sodass Ihr Team auf dem gleichen Stand bleibt.

Durch die Integration von SharePoint in die Office 365-Dienstsuite können Geschäftsanwender Ihres Unternehmens von Folgendem profitieren:

• Zentralisierte Dateispeicherung mit sicherer Zugriffskontrolle

• Kollaborative und optimierte Teamkommunikation

• Flexibles und anpassbares Team-Site-Design

Microsoft-Teams

Microsoft Teams ist eine Kollaborationsplattform, die es Teams ermöglicht, in Echtzeit zu chatten, Dateien zu teilen und an Projekten zusammenzuarbeiten. Teams lässt sich in SharePoint integrieren, sodass Benutzer direkt über die Teams-Oberfläche auf SharePoint-Dateien und -Dokumente zugreifen können.

Durch die Integration mit Microsoft Teams können Sie:

• Greifen Sie ganz einfach auf aktuelle Dokumente zu, die Sie mit Ihrem Team teilen

• Arbeiten Sie gleichzeitig mit anderen Teammitgliedern an Dokumenten

• Verfolgen Sie Revisionen und pflegen Sie den Versionsverlauf

Power-Plattform

SharePoint interagiert mit Microsoft Power Platform-Tools wie Power Automate , Power Apps und LuckyTemplates . Durch die Nutzung der Power Platform-Funktionen können Sie Ihren SharePoint-Kommunikationsseiten benutzerdefinierte Automatisierung, App-Lösungen und Datenvisualisierung hinzufügen.

Mit der Power Platform-Integration können Sie:

• Erstellen Sie automatisierte Workflows zwischen SharePoint und anderen Apps und Diensten

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Apps zum Verwalten und Anzeigen von SharePoint-Daten

• Generieren Sie leistungsstarke Datenvisualisierungen mit LuckyTemplates

Durch die Integration in das Microsoft-Ökosystem können Sie das volle Potenzial von SharePoint ausschöpfen und so endlose Möglichkeiten für Zusammenarbeit und Innovation in Ihrem Unternehmen schaffen.

Im nächsten Abschnitt werfen wir einen genaueren Blick auf einige potenzielle reale Anwendungsfälle von SharePoint. Lass uns gehen!

Anwendungsfälle für Microsoft SharePoint

Wie Sie jetzt wissen, ist SharePoint eine vielseitige Plattform mit einer Vielzahl von Anwendungsfällen in verschiedenen Branchen und in vielen Unternehmen beliebt. Nachfolgend sind einige der häufigsten Anwendungsfälle für SharePoint aufgeführt:

1. Dokumentenverwaltung : Die Funktionen des Dokumentenverwaltungssystems von SharePoint gehören zu den beliebtesten Funktionen. Organisationen können SharePoint verwenden, um Dokumente aus verschiedenen Datenquellen zu speichern, zu organisieren und zu verwalten und so sicherzustellen, dass Teammitglieder problemlos auf die neueste Version eines Dokuments zugreifen und daran zusammenarbeiten können. Die Versionskontroll- und Check-in/Check-out-Funktionen von SharePoint tragen dazu bei, Konflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass Teammitglieder immer mit der neuesten Version eines Dokuments arbeiten, egal ob vor Ort oder online.

2. Intranet und Portale : Mit SharePoint können auch eigenständige Intranetseiten und Portale für die interne Kommunikation, den Informationsaustausch, moderne Webparts und die Zusammenarbeit erstellt werden. Intranetseiten können so angepasst werden, dass sie Nachrichten, Veranstaltungen, Wikis und wichtige Ankündigungen sowie Unternehmensrichtlinien und -verfahren enthalten. Dank der integrierten Suchfunktionen können Endbenutzer vertrauliche, lokal gespeicherte Informationen schnell finden.

3. Projektmanagement: Die Projektmanagementfunktionen von SharePoint können Teams dabei helfen, Projekte von Anfang bis Ende zu verwalten. Teams können SharePoint verwenden, um Projektwebsiteseiten zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen, die Sitestruktur zu ändern und an Projektdokumenten auf einem einzigen Server zusammenzuarbeiten. Durch die Integration mit anderen Office 365-Produkten und Office-Anwendungen wie MS Teams und Planner können auch die Projektmanagementfunktionen verbessert werden.

4. Automatisierung von Geschäftsprozessen: Durch die Integration von SharePoint mit Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flow) können Benutzer sich wiederholende Aufgaben und Prozesse automatisieren. Sie können eine SharePoint-Farm zusammen mit Power Automate verwenden, um Arbeitsabläufe, wie z. B. Dokumentgenehmigungsprozesse, mit Unterstützung für große Dateien zu automatisieren.

SharePoint verfügt über ein breites Spektrum an Anwendungsfällen, und dies sind nur einige Beispiele. Unabhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens kann die Plattform zusammen mit SharePoint-Add-Ins dazu beitragen, die Produktivität und Zielgruppenansprache zu verbessern und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Das Fazit

SharePoint ist eine leistungsstarke und vielseitige Plattform, die Organisationen und Geschäftskonnektivitätsdiensten dabei hilft, ihre Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Mit seinen Intranet- und Portalfunktionen, Office 365-Anwendungsintegrationen, Projektmanagement-Tools, Webparts sowie Zugriffsdiensten und Funktionen zur Geschäftsprozessautomatisierung ist SharePoint eine zentrale Anlaufstelle für Lösungen für Unternehmen aller Größen und Branchen.

Darüber hinaus macht die Integration von SharePoint mit anderen Office 365-Produkten und Office-Diensten wie MS Teams, OneDrive, Outlook und Power Automate es zu einer noch wertvolleren Webanwendung zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs.

Und da verschiedene Preisoptionen und Bereitstellungsmodelle verfügbar sind, kann es an die Bedürfnisse und das Budget jedes Unternehmens angepasst werden.

Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das Geschäftsprozesse rationalisieren möchte, oder ein großes Unternehmen, das die Teamarbeit, die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Standorten verbessern möchte, SharePoint ist eine Plattform, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden.

Um mehr über die Vorteile der Verwendung von SharePoint als Webanwendung zu erfahren, sehen Sie sich das folgende Tutorial an: