Cómo administrar permisos y grupos de SharePoint Online

Para mantener la seguridad e integridad de su sitio de SharePoint Online, es crucial asignar el nivel correcto de permisos o privilegios a los usuarios. Como práctica recomendada, siga estos pasos:

Pasos para administrar permisos y grupos

Ejemplos de Grupos de SharePoint

Un ejemplo de un grupo de SharePoint podría ser el grupo "Ejecutivo" que tiene acceso "Contribute", donde todos sus ejecutivos de nivel C son miembros. Otro ejemplo podría ser un grupo denominados "Propietarios del sitio", que tiene privilegios de "Control total" y está compuesto por miembros técnicamente avanzados.

Beneficios de agrupar usuarios

Agrupar a sus usuarios con necesidades de acceso similares minimiza la carga administrativa de agregar o quitar usuarios individualmente de sitios, bibliotecas y listas. Esto permite usar esos grupos en flujos de trabajo, como asignar tareas a un grupo en lugar de a un individuo.

Personalización de permisos en SharePoint

En SharePoint 2010 y versiones posteriores, puede asignar permisos a nivel de colección de sitios y también personalizar estos permisos en bibliotecas de documentos o listas. Esto significa que aunque los usuarios tengan acceso al sitio, pueden no tener acceso a ciertos contenidos dentro del mismo.

Administración de permisos específicos

Puede llevar el control aún más allá al nivel granular, personalizando permisos para elementos de una lista o contenido de una biblioteca. De este modo, aunque un grupo tenga acceso a una biblioteca de documentos, solo ciertas personas pueden acceder a ciertos archivos.

Cómo administrar permisos

1. Para administrar los permisos de su sitio, navegue a Acciones del sitio → Configuración del sitio, y luego siga los enlaces bajo Usuario y permisos.

2. Para gestionar permisos en una lista, biblioteca o elemento, coloque el cursor sobre la lista, biblioteca o elemento, haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha y luego seleccione Administrar permisos.