Cómo administrar permisos y grupos de SharePoint Online

Para mantener la seguridad e integridad de su sitio de SharePoint Online, asigne el nivel correcto de permiso o privilegio a los usuarios de su sitio. Como práctica recomendada, primero cree un grupo de SharePoint, asigne un nivel de permiso al grupo y luego comience a agregar usuarios a los grupos adecuados.

Un ejemplo de un grupo de SharePoint podría ser el grupo "Ejecutivo" con acceso Contribute donde todos sus ejecutivos de nivel C son miembros. Otro ejemplo es un grupo de "Propietarios del sitio" con privilegios de Control total, compuesto por algunos miembros de su equipo que son técnicamente avanzados.

Agrupar a sus usuarios con necesidades de acceso similares minimiza la carga administrativa de agregar o quitar usuarios individualmente de sitios, bibliotecas y listas. Hacer esto le permite usar esos grupos en flujos de trabajo, como asignar tareas a un grupo en lugar de a un individuo.

En SharePoint 2010, puede asignar permisos en el nivel de colección de sitios y hacer que esos permisos se hereden o no en el nivel de subsitio. También puede personalizar aún más el permiso en bibliotecas de documentos o listas, por lo que incluso si los usuarios pueden tener acceso al sitio, pueden o no tener acceso a ciertos contenidos dentro del sitio.

Puede llevarlo aún más lejos al nivel granular personalizando el permiso para los elementos de una lista o el contenido de una biblioteca para que, aunque un grupo pueda tener acceso a una biblioteca de documentos, solo ciertas personas tengan acceso a ciertos archivos.

Para administrar los permisos de su sitio, vaya a Acciones del sitio → Configuración del sitio y luego siga los enlaces en Usuario y permisos.
Para administrar los permisos en una lista, biblioteca o elemento, coloque el cursor sobre la lista, biblioteca o elemento, haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha y luego seleccione Administrar permisos.

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