Access 2019: Cómo editar y modificar una base de datos de Access

Después de crear una base de datos de Access desde cero o desde una plantilla, es posible que deba modificarla dando a cada campo un nombre descriptivo, definiendo el tamaño de cada campo o agregando y eliminando un campo. Con Access 2019, estas tareas son más fáciles que nunca.

Nombrar un campo en Access 2019

Si crea una base de datos desde cero, Access muestra nombres de campo genéricos como Field1. Si no modificó estos nombres de campo genéricos cuando creó su base de datos, puede cambiarlos más tarde. Si crea una base de datos a partir de una plantilla, verá los nombres de campo descriptivos, pero es posible que aún desee cambiar el nombre de los campos por otro.

Para cambiar el nombre de un campo en Access, siga estos pasos:

En el panel Objetos de acceso completo a la izquierda de la pantalla, haga doble clic en la tabla que contiene los campos que desea cambiar de nombre. Access muestra la vista Hoja de datos (que se asemeja a una hoja de cálculo de Excel) de su base de datos.

Haga doble clic en el campo (encabezado de columna) al que desea cambiar el nombre. Access resalta el encabezado de la columna.

Escriba un nuevo nombre para su campo.

Para cambiar el nombre de otros campos, repita los pasos 2 y 3.

Cuando haya terminado, presione Entrar.

Agregar y eliminar un campo en Access

A veces, es posible que deba agregar un campo para dejar espacio para almacenar nueva información. En otras ocasiones, es posible que desee eliminar un campo que realmente no desea después de todo.

Por lo general, es mejor agregar y eliminar campos al crear y diseñar una base de datos, antes de comenzar a almacenar datos como nombres y direcciones. Si agrega campos después de haber almacenado datos, terminará con campos vacíos en los registros existentes.

Para agregar un campo a una tabla de base de datos de Access, siga estos pasos:

Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo que aparece a la derecha del encabezado Haga clic para agregar. Aparece un menú.

Elija el tipo de campo que desea agregar, como Moneda o Texto corto. Access inserta su campo y le da un nombre genérico como Field3.

Para eliminar un campo de una tabla de la base de datos de Access, siga estos pasos:

Haga clic con el botón derecho en el campo (encabezado de columna) que desea eliminar. Access resalta toda la columna en la tabla de su base de datos y muestra un menú emergente.

Haga clic con el botón derecho en un campo para modificarlo.

Haga clic en Eliminar campo. Si ha almacenado datos en ese campo, aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si desea eliminar permanentemente todos los datos del campo.

Si elimina un campo, también elimina cualquier dato que pueda estar almacenado en ese campo. Dependiendo de la cantidad de datos que haya almacenado, puede borrar mucha información eliminando un solo campo, así que tenga cuidado.

Haga clic en Sí (o No). Si hace clic en Sí, Access elimina el campo elegido.

Definición del tipo y tamaño de un campo en Access

El tipo de datos de un campo define qué tipo de datos puede contener el campo (números, texto, fechas, etc.), y el tamaño de un campo define la cantidad de datos que puede contener el campo (no números mayores de 250 dígitos, cualquier cadena de texto con menos de 120 caracteres, etc.).

El propósito de definir el tipo y tamaño de un campo es asegurarse de almacenar solo datos válidos en ese campo. Si un campo está destinado a almacenar nombres, no querrás que alguien escriba un número. Si un campo está destinado a almacenar la edad de una persona, no desea que el campo acepte números negativos.

Para definir el tipo y la cantidad de datos que un campo puede almacenar en Access, siga estos pasos:

Haga clic en la pestaña Inicio.

En el panel Objetos de acceso completo a la izquierda de la pantalla, haga doble clic en la tabla que contiene los campos que desea definir. Access muestra la vista Hoja de datos de su tabla.

Haga clic en el encabezado de la columna del campo que desea definir. Access resalta toda la columna.

En la interfaz de la cinta, haga clic en la pestaña Campos que aparece debajo del encabezado Herramientas de tabla. La pestaña Campos muestra opciones para modificar su campo.

En el grupo Formato, haga clic en la flecha que aparece a la derecha del cuadro combinado Tipo de datos. Aparece un menú desplegable que enumera todos los tipos de datos que puede definir para almacenar en un campo.

Puede elegir un tipo de datos específico para asegurarse de que un campo almacena la información correcta.

Elija un tipo de datos, como Número, Texto o Fecha / Hora. Dependiendo del tipo de datos que elija, puede elegir opciones adicionales haciendo clic en el cuadro combinado Formato.

Si cambia el tipo de datos de un campo, puede perder cualquier dato existente almacenado en ese campo.