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¿Qué es Microsoft SharePoint?

SharePoint es un sistema de colaboración basado en web que utiliza una variedad de aplicaciones de flujo de trabajo, bases de datos de "listas" y otros componentes web, así como funciones de seguridad para dar control a los grupos empresariales que trabajan juntos. SharePoint también brinda a las empresas que utilizan la plataforma la capacidad de controlar el acceso a la información y automatizar los procesos de flujo de trabajo en todas las unidades de negocios.

SharePoint es un gran sistema de colaboración para empresas

¿Qué es SharePoint en línea?

La versión Microsoft Cloud de SharePoint, SharePoint Online, tiene muchas capacidades de integración adicionales con otras aplicaciones en la nube. Está funcionalmente conectado a muchos otros planes de servicios de Microsoft con licencias de Office 365 o Microsoft 365.

Funciones de SharePoint

Se integra con las herramientas de Office 365

SharePoint se integra fácilmente con otros productos de Microsoft como Outlook, MS Teams y OneDrive . Esto crea una experiencia digital perfecta y ahorra horas de trabajo productivo. Aquí están algunos ejemplos:

- Al sincronizar Outlook y SharePoint, los empleados pueden acceder a sus archivos adjuntos y documentos en SharePoint sin salir de Outlook.

- Con la integración de OneDrive y SharePoint, los usuarios pueden trabajar en documentos localmente mientras todos los cambios se sincronizan automáticamente con SharePoint en línea casi en tiempo real. No importa si guarda un archivo de trabajo en su computadora en casa o en cualquier otro lugar: los archivos están sincronizados y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar.

- Mientras trabaja en MS Teams, puede agregar la pestaña del sitio de SharePoint directamente a Teams. Esta integración lo ayudará a acceder a los documentos del proyecto y realizar un seguimiento de las actividades sin abandonar nunca MS Teams.

De esta manera, SharePoint conecta herramientas individuales, sacando información de los silos (un tipo de estructura profunda de un sitio web que ayuda a organizar el contenido de forma lógica). Esto conlleva menores costos de desarrollo, ya que no es necesario crear esta capacidad de integración desde cero. A cambio, los empleados obtienen más formas de mejorar sus procesos comerciales y su trabajo.

Se puede clasificar y personalizar.

SharePoint es altamente escalable y se puede utilizar en organizaciones con hasta 150 empleados, 20 000 empleados y más.

A diferencia de muchos productos de intranet alternativos, puede mejorar SharePoint con la funcionalidad que necesita específicamente para su negocio. Es ampliamente apoyado y aplicado.

Se pueden agregar a la plataforma varios componentes web, de aplicaciones y de flujo de trabajo. Muchas aplicaciones no requieren ningún desarrollo y pueden ser creadas por usuarios avanzados. A medida que una empresa crece, SharePoint puede proporcionar una solución flexible que evoluciona con nuevos entornos empresariales.

Es importante asegurarse de que la arquitectura de su sitio de SharePoint sea escalable y pueda cambiar a medida que la empresa crece.

No se requiere codificación

El software complejo puede resultar difícil de utilizar para los empleados. Y nadie quiere invertir en nueva tecnología, sólo para tirarla a la basura.

Los usuarios empresariales prefieren una plataforma que sea fácil de usar desde el principio y que no requiera habilidades de codificación solo para configurarla. Las actualizaciones recientes de SharePoint lo convierten en una solución perfecta para usuarios sin conocimientos técnicos.

Como propietario de una empresa, no necesita ser desarrollador para crear un sitio de SharePoint con muchas funciones de principio a fin o actualizar un sitio existente. Con el lookbook de SharePoint, los usuarios avanzados pueden aprovechar las plantillas disponibles y lanzar un sitio web en minutos.

Personalice y oriente el contenido

Con la segmentación por audiencia, SharePoint puede ofrecer una experiencia personalizada para cada usuario. Los empleados pueden recibir contenido relevante adaptado a su puesto, función o departamento y nivel de antigüedad. Esta orientación no cambia los permisos, por lo que el resto del contenido sigue estando disponible con búsqueda o enlaces directos.

Controles de seguridad

Los problemas de seguridad son muy importantes para SharePoint

Cada año, Microsoft invierte mil millones de dólares en seguridad en la nube. ¡No sorprende que las agencias gubernamentales prefieran SharePoint Online sobre otras plataformas de intranet basadas en la nube!

Lo que hace que SharePoint se destaque es su capacidad avanzada para administrar los permisos de los usuarios y cómo se relacionan con las funciones. Las empresas pueden controlar el acceso de los usuarios a varios sitios web, listas y bibliotecas. Pueden especificar quién puede ver, editar o eliminar documentos o realizar muchas otras acciones de SharePoint. Los permisos se pueden configurar para un solo usuario o para varios usuarios en el mismo grupo de Office 365.

SharePoint está en constante evolución

Hasta hace poco (hace 3 o 5 años), muchos usuarios decían que les asustaba la idea de tener que utilizar SharePoint. Es lento, complicado y difícil trabajar con él. Algunos usuarios todavía están frustrados con su instalación actual de SharePoint, pero las cosas han cambiado.

En los últimos años, esta plataforma ha cambiado mucho. Con la experiencia SharePoint Modern, la plataforma es más fácil de usar, más rápida, con capacidad de respuesta móvil y coherente con lo que los usuarios están acostumbrados en la web. Los usuarios ya no tienen que luchar con cargas de páginas lentas y límites irrazonables. SharePoint ahora está mejor integrado con otros servicios de Office 365 como Teams y MS Flow, lo que lo convierte en una parte integral del lugar de trabajo.

Tecnología de intranet líder

Con 19 años en el mercado, SharePoint sigue manteniendo su posición como la solución de colaboración más utilizada. Aproximadamente el 80% de las empresas Fortune 500 utilizan SharePoint para intranet , comunicación interna y colaboración. Y con los avances que ha ido realizando la plataforma, es seguro que SharePoint seguirá existiendo durante mucho tiempo.

Microsoft ha cambiado la forma en que escucha los comentarios de los clientes.

Hace diez años, si tenías una gran idea para una característica o innovación, tenías que ser Insider o MVP para que Microsoft se fijara en ti, y aun así, nunca sabías qué pasaría con tu propuesta.

Ahora todo ha cambiado. Puede ver miles de recomendaciones de funciones individuales y agregadas para las cosas que le interesan. Microsoft es transparente con su hoja de ruta y cuándo se producirán mejoras.

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