Formularios de Outlook: ¿Cómo crear formularios rellenables en Microsoft Office 2016 / 2019?

Nota: el contenido de esta publicación es aplicable a Office 2019,2016, 2013, 2010; versiones de escritorio y Office 365; Windows 10, 8 y 7;

Publicación actualizada el: mayo de 2020

Aquí hay una pregunta de Deanne:

Trabajo en la industria del Retail. Uso Outlook para administrar mi información de contacto. Soy muy aficionado a Outlook como mi administrador de contactos, pero claramente necesito poder mejorar las capacidades básicas del formulario de contacto. Mi requisito es poder agregar varios campos que me permitan almacenar enlaces a los perfiles de redes sociales de cada uno de mis contactos. Para resumir, supongo que tengo un par de preguntas aquí: primero, cómo hacer los botones de los elementos del menú que me permitirán interactuar con los formularios de Outlook y segundo: cómo seguir adelante y crear o modificar mi formulario de contacto. Cualquier sugerencia es muy apreciada. ¡Gracias!

En esta publicación, le enseñaremos cómo puede crear fácilmente formularios de usuario rellenables personalizados en Microsoft Outlook. Personalizaremos el formulario de contacto como ejemplo, sin embargo, el proceso es completamente aplicable para correos electrónicos, tareas, solicitudes de tareas, invitaciones a citas, entradas de diario, etc.

Bien... comencemos.

Trabajar con formularios en Outlook no es particularmente difícil. Outlook incluye varias plantillas predefinidas y la idea básica es personalizar esas plantillas según sus necesidades.

Crear formularios de Outlook personalizados

Este es el proceso para insertar y editar formularios de usuario de Outlook:

1. Configure su pestaña Desarrollador de Outlook .
2. Abra un formulario de Outlook existente .
3. Modifique el formulario para incluir sus campos personalizados según sea necesario.
4. Guarde su formulario de usuario personalizado .
5. Pruebe a fondo su trabajo.
6. Comparta con otros usuarios de Outlook en su lugar de trabajo o grupo para que puedan usar el útil formulario que acaba de crear :-).

Formularios de Outlook: un ejemplo detallado

Microsoft Outlook incluye una buena colección de formularios relacionados con los principales objetos de Outlook que puede seleccionar y poner en marcha su proceso de desarrollo de formularios. Eso es muy útil porque no queremos reinventar la rueda. En este tutorial, seguiremos adelante y ampliaremos el formulario de Contactos ya existente almacenado en su biblioteca de formularios estándar.

Específicamente, nos enfocaremos específicamente en cómo personalizar el formulario de Contactos. Para mayor comodidad, asumiremos que desea administrar la siguiente información de redes sociales para sus personas de contacto:

• Perfil de Linkedin
• perfil de Twitter
• perfil de Facebook
• grupo de facebook

Así es como se verá nuestra forma de usuario personalizada de Outlook:

Paso 0: Configuración de la pestaña Desarrollador

Como señaló el lector anterior, antes de comenzar con nuestros formularios de Outlook personalizados , debemos habilitar la llamada pestaña Desarrollador. Esto nos permitirá acceder a las capacidades de Outlook que necesitamos para desarrollar nuestros propios formularios.

Aquí está cómo hacerlo:

1. En primer lugar, continúe y abra Microsoft Outlook .
2. Ahora haga clic con el botón derecho en la cinta y seleccione Personalizar cinta .

1. Haga clic en la casilla de verificación del desarrollador y seleccione Aceptar .

1. Ahora notará la pestaña Desarrollador recién agregada en su cinta.

Paso 1: Abra su formulario existente

1. En su Outlook Ribbon, continúe y presione el menú Desarrollador .
2. Ahora continúe y presione Diseñar un formulario .
3. En el campo del cuadro Buscar en, asegúrese de que la biblioteca de formularios estándar esté seleccionada.
4. Seleccione el formulario de contacto .
5. Presiona Abrir.
6. Ahora seguiremos adelante y modificaremos el formulario de contacto existente.
7. Notará que nuestro formulario se abrió en la Vista de diseño.
8. En el siguiente paso, agregaremos varios campos personalizados nuevos para contener nuestra información de contacto de redes sociales.

Paso 2: agregue campos de formulario personalizados

En este paso, seguiremos adelante y crearemos campos de formulario personalizados (columnas 0 para la información de las redes sociales.

• En su grupo Herramientas de cinta, presione el botón Selector de campo.
• Este cuadro de diálogo se abrirá. En la parte inferior del cuadro de diálogo Selector de campo, presione Nuevo.

• Cree su primera columna nueva, llámela LinkedIn, elija Tipo = Texto y Formato = Texto, como se muestra a continuación.

• Ahora repita el proceso anterior para los siguientes 3 campos: Twitter, Facebook, Grupo de Facebook.
• Notará sus nuevos campos en la sección Campos definidos por el usuario en la carpeta como se muestra a continuación:

Paso 3: agregue una página de formulario personalizada

En este paso agregaremos una página personalizada al formulario de contacto. En esa página almacenaremos los campos del perfil de redes sociales.

1. Ahora continúe y presione la pestaña (P.2) junto al General como se muestra a continuación.

1. Ahora, desde la cinta, presione el botón Página y seleccione Cambiar nombre de página.

1. Ingrese Redes sociales en el campo Nombre de la página y presione Aceptar.
2. Ahora arrastre los cuatro campos desde Field Choose a su página de redes sociales y colóquelos como se muestra a continuación:

1. Nota: para alinear sus campos personalizados, simplemente selecciónelos (asegúrese de presionar el botón CTRL mientras los selecciona todos), luego haga clic derecho y presione Alinear, luego seleccione la dirección de alineación.
2. Como parte del desarrollo de su formulario, debe revisar su trabajo periódicamente. La mejor manera de hacerlo es presionando el botón Ejecutar este formulario. Esto le mostrará cómo se verá su trabajo para el usuario.

Paso 4: Guarde su formulario de Outlook

Como ha visto antes, su formulario de contacto modificado todavía está en modo de diseño. Si desea comenzar a usarlo, debe publicarlo en su biblioteca de formularios. De acuerdo con sus permisos, es posible que pueda ponerlo a disposición para su propio uso o permitir que otro colega de su organización también lo use.

1. Desde su cinta, presione el botón Publicar.
2. Seleccione Publicar formulario como...
3. En Nombre para mostrar, escriba ContactFormSocial
4. Presiona Publicar.

Nota para usuarios avanzados: su formulario se guardará como un archivo .oft en el directorio AppData de su directorio principal: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Paso 5: Pruebe su nuevo formulario

Estamos casi alli. Ahora es el momento de seguir adelante y probar nuestro trabajo.

1. Abra su pestaña Contactos en Outlook.
2. Presiona Nuevos elementos.
3. Pulse Formularios personalizados.
4. Seleccione su entrada ContactFormSocial.
5. Presiona el botón Redes sociales en la cinta (acabas de agregarlo en el paso anterior ;-))
6. ¡Voilá, listo!

Paso 6: Usa tu nuevo formulario de contacto por defecto

Si está satisfecho con el resultado de su trabajo, puede configurar su nuevo formulario como el formulario de contacto predeterminado en Microsoft Outlook. Haga esto solo después de haber seguido todo el tutorial, ya que este paso es irrelevante de lo contrario.

Proceda de la siguiente manera:

1. Navegue a la pestaña Contacto.
2. Resalte la carpeta de su biblioteca de Contactos (por defecto se llama Contactos).
3. Haga clic con el botón derecho y seleccione Propiedades.
4. En la pestaña General, seleccione el nombre de su formulario (en nuestro caso ContactFormSocial) en el campo Al publicar en la carpeta.
5. Presiona Aceptar.

Plantillas de formulario de reunión de Outlook

Si está buscando un tutorial más detallado, asegúrese de visitar este ejemplo detallado de un diseño de plantilla de correo electrónico y cita para Outlook (aplicable tanto para Windows como para macOSX)

¿Dónde encontrar mis plantillas de Outlook?

Un par de lectores tuvieron problemas para encontrar la ubicación de almacenamiento de sus formularios de usuario personalizados para Outlook.

De forma predeterminada, la ubicación se encuentra en su cuenta de usuario. En Windows 10/8 o 7, probablemente será: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.