Formularios de Outlook: ¿Cómo crear formularios rellenables en Microsoft Office 2016 / 2019?

Nota: el contenido de esta publicación es aplicable a Office 2019, 2016, 2013, 2010; versiones de escritorio y Office 365; Windows 10, 8 y 7;

Publicación actualizada el: octubre de 2023

Introducción

Aquí hay una pregunta de Deanne:

Trabajo en la industria del Retail. Uso Outlook para administrar mi información de contacto. Soy muy aficionado a Outlook como mi administrador de contactos, pero claramente necesito poder mejorar las capacidades básicas del formulario de contacto. Mi requisito es poder agregar varios campos que me permitan almacenar enlaces a los perfiles de redes sociales de cada uno de mis contactos. Para resumir, supongo que tengo un par de preguntas aquí: primero, cómo hacer los botones de los elementos del menú que me permitirán interactuar con los formularios de Outlook y segundo: cómo seguir adelante y crear o modificar mi formulario de contacto. Cualquier sugerencia es muy apreciada. ¡Gracias!

¿Qué son los formularios de Outlook?

Los formularios de Outlook son una forma poderosa de personalizar y recopilar información. Permiten a los usuarios diseñar formularios rellenables que se adaptan a sus necesidades específicas, facilitando la gestión y almacenamiento de datos como contactos y redes sociales.

Cómo crear formularios de Outlook personalizados

Este es el proceso para insertar y editar formularios de usuario de Outlook:

1. Configure su pestaña Desarrollador de Outlook.
2. Abra un formulario de Outlook existente.
3. Modifique el formulario para incluir sus campos personalizados según sea necesario.
4. Guarde su formulario de usuario personalizado.
5. Pruebe a fondo su trabajo.
6. Comparta con otros usuarios de Outlook en su lugar de trabajo o grupo para que puedan usar el útil formulario que acaba de crear :-).

Ejemplo detallado

Microsoft Outlook incluye una buena colección de formularios relacionados con los principales objetos de Outlook que puede seleccionar y poner en marcha su proceso de desarrollo de formularios. A continuación, ampliaremos el formulario de Contactos almacenado en su biblioteca de formularios estándar.

Información de redes sociales a agregar

A continuación, se incluyen los campos propuestos para almacenar información de redes sociales de sus contactos:

• Perfil de LinkedIn
• Perfil de Twitter
• Perfil de Facebook
• Grupo de Facebook

Pasos para crear su formulario de contacto

Paso 0: Configuración de la pestaña Desarrollador

Antes de comenzar con nuestros formularios de Outlook personalizados, debemos habilitar la llamada pestaña Desarrollador. Esto nos permitirá acceder a las capacidades de Outlook que necesitamos para desarrollar nuestros propios formularios.

1. Abra Microsoft Outlook.
2. Haga clic derecho en la cinta y seleccione Personalizar cinta.
3. Marque la casilla Desarrollador y seleccione Aceptar.

Paso 1: Abra su formulario existente

1. Presione el menú Desarrollador.
2. Presione Diseñar un formulario.
3. En el cuadro Buscar en, asegúrese de que la biblioteca de formularios estándar esté seleccionada.
4. Seleccione el formulario de contacto y presione Abrir.

Paso 2: Añadir campos personalizados

Para agregar columnas para la información de redes sociales, siga estos pasos:

1. En su grupo Herramientas de cinta, presione el botón Selector de campo.
2. Presione "Nuevo" en el cuadro de diálogo Selector de campo.
3. Nombre de la columna: LinkedIn; Tipo = Texto y Formato = Texto.
4. Repita este proceso para los campos Twitter, Facebook y Grupo de Facebook.

Paso 3: Agregue una página de formulario personalizada

Agregaremos una página personalizada al formulario de contacto para almacenar los campos de su red social:

1. Presione la pestaña (P.2) junto al General.
2. Desde la cinta, presione el botón Página y seleccione Cambiar nombre de página.
3. Ingrese Redes sociales en el campo Nombre y presione Aceptar.
4. Arrastre los cuatro campos desde Field Choose a su página de redes sociales.

Paso 4: Guarde su formulario de Outlook

Para usar el formulario de contacto modificado, debe publicarlo en su biblioteca de formularios:

1. Desde su cinta, presione el botón Publicar.
2. Seleccione Publicar formulario como...
3. Escriba ContactFormSocial en Nombre para mostrar y presione Publicar.

Paso 5: Pruebe su nuevo formulario

¡Ahora es el momento de probar el formulario!

1. Abra su pestaña Contactos en Outlook.
2. Presione Nuevos elementos, luego Formularios personalizados.
3. Seleccione su entrada ContactFormSocial.
4. Presione el botón de Redes sociales en la cinta.
5. ¡Listo!

Paso 6: Usa tu nuevo formulario de contacto por defecto

Si está satisfecho con su trabajo, puede establecer su nuevo formulario como el formulario de contacto predeterminado:

1. Navegue a la pestaña Contacto.
2. Resalte la carpeta Contactos y haga clic con el botón derecho en Propiedades.
3. En la pestaña General, seleccione su formulario en el campo Al publicar en la carpeta.
4. Presione Aceptar.

Plantillas de formulario de reunión de Outlook

Para un tutorial más detallado, consulte este ejemplo de un diseño de plantilla de correo electrónico y cita para Outlook.

¿Dónde encontrar mis plantillas de Outlook?

La ubicación predeterminada es en su cuenta de usuario, por ejemplo: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.