¿Cómo escribir macros útiles en los mensajes de Outlook 2016 y 2019?

En Microsoft Office, usamos Visual Basic para aplicaciones (VBA) para crear programas personalizados que mejoran la funcionalidad básica de Office y ayudan a ahorrar tiempo mediante la automatización de tareas repetitivas. Nos referimos a estos pequeños programas VBA como macros .

En este tutorial, queríamos proporcionar el recurso de desarrollo de macros más completo de la web para Outlook. Nos centraremos en explorar los conceptos básicos de Outlook VBA para principiantes, aprenderemos a escribir macros y luego buscaremos algunas ideas de macro útiles más avanzadas. Según los comentarios que recibimos, después de seguir este tutorial, debería poder desarrollar y ejecutar macros VBA simples para Outlook.

• Lo básico primero: aprenderemos cómo insertar y guardar una macro de VBA personalizada simple en una sesión de Outlook activa.
• Luego configuraremos el entorno de desarrollo de macros en nuestra computadora.
• Veremos los ejemplos más básicos de Outlook VBA. Esto lo ayudará a comprender los conceptos básicos del desarrollo de macros y le permitirá escribir macros simples.
• A continuación, seguiremos adelante y definiremos un icono de acceso directo para nuestra macro en la barra de herramientas de acceso rápido. Esto nos permitirá ejecutar la macro con facilidad.
• Y terminaremos habilitando las macros de Outlook y manejando su configuración de seguridad para garantizar que el código se ejecute realmente cuando se le solicite en nuestras computadoras.

¿Puedo grabar una macro de Outlook?

A diferencia de otras aplicaciones de Office, Outlook no ofrece una grabadora de macros simple para capturar las acciones del usuario y generar automáticamente el código VBA requerido para nosotros en segundo plano. Por lo tanto, si queremos agregar nuestra propia funcionalidad personalizada a Outlook, necesitaremos aprender a escribir programas simples de VBA e incorporarlos a nuestra sesión de Outlook.

Nota: Si está interesado en saber cómo funciona realmente la grabadora de macros de Office, le recomendaría consultar los tutoriales de MS Word Macros y Excel VBA Macro .

Escribir macros de VBA en Outlook

1. En primer lugar, abra Microsoft Outlook.
2. Ahora, continúa y presiona el botón Alt + F11 .
3. Se abrirá el entorno de desarrollo integrado (IDE) del desarrollador de VBA.
4. Expanda el árbol del proyecto hasta el nodo ThisOutlookSession .
5. Haga clic derecho en ThisOutlookSession y luego presione Insertar .
6. Ahora insertará un módulo de Visual Basic. Para lograr eso, siga adelante y seleccione Módulo .
7. Pegue su código VBA en la ventana Módulo .
8. Presiona Archivo y luego selecciona Guardar .
9. Continúe y cierre el entorno de desarrollador . Esto lo llevará de regreso a su interfaz de usuario de Outlook.

Nota: Continúe leyendo para ver algunos ejemplos de código simples que lo ayudarán a comenzar con VBA. Nunca copie el código VBA de recursos desconocidos.

¿Cómo configurar la pestaña de desarrollador en Outlook?

Si va a desarrollar macros de Outlook con frecuencia, es posible que desee configurar su entorno de desarrollo de Office. Suena elegante, ¿no? En realidad es un procedimiento bastante simple. Siga leyendo para conocer los detalles:

1. Abra Outlook , haga clic con el botón derecho en el área superior de la cinta y seleccione Personalizar la cinta .

1. Verifique la entrada Desarrollador y presione Aceptar .

1. Ahora encontrará el menú Desarrollador en la cinta.

Ejemplos útiles de Outlook VBA

Crear un mensaje de correo electrónico

Este fragmento simple crea un nuevo elemento de mensaje de correo electrónico mediante programación.

El script comienza creando un elemento de correo de Outlook, luego establece los campos para, asunto, cuerpo del texto y CC. Finalmente muestra el mensaje en Outlook para que puedas revisarlo y enviarlo manualmente.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Nota avanzada: puede usar plantillas de Outlook predefinidas al definir nuevos correos electrónicos con VBA. Para hacerlo, deberá aprovechar el método CreateItemFromTemplate y especificar la ubicación de su archivo de plantilla de Outlook (*. oft ).

Enviar un correo electrónico programáticamente

Si desea que Outlook envíe el correo electrónico que acaba de crear automáticamente, puede agregar la siguiente línea al código publicado anteriormente. Pegue la siguiente línea antes de la instrucción End Sub del fragmento anterior.

MyEmail.Send

Adjuntar un archivo a un correo electrónico

En muchos casos, le gustaría automatizar el envío de un correo electrónico con un archivo adjunto. Esto podría ser un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel, una presentación de Powerpoint, documentos PDF, etc. Si desea enviar un correo electrónico con archivos adjuntos mediante programación, use este código:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Notas:

• Asegúrese de establecer la ruta correcta y el nombre del archivo adjunto en el fragmento.
• En este ejemplo, he configurado múltiples destinatarios para el correo electrónico , por favor ajústelo según sea necesario.

Crear una tarea con VBA

El siguiente fragmento crea una tarea de Outlook, la asigna a otra persona y establece el asunto de la tarea y el texto del cuerpo.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Guardar como HTML

Pocos lectores preguntaron cómo automatizar el guardado de correos electrónicos en HTML. El siguiente código logra exactamente eso.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Nota: asegúrese de ejecutar este código solo en los correos electrónicos que están abiertos en Outlook (no en la vista Bandeja de entrada/Explorador).

Preguntas relacionadas con las macros de Outlook

¿Dónde se almacenan las macros en Outlook?

Es posible que esté deambulando dónde se almacena exactamente su macro utilizada. Pues a diferencia de Excel por ejemplo, que te permite almacenar macros en el archivo personal.xlb o en hojas de cálculo específicas; todas las macros de Microsoft Outlook se almacenan en un archivo global en su sistema de archivos. Específicamente, el archivo que almacena todas sus macros se llama VBAProject.otm. El archivo se puede encontrar en: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Botón de acceso directo para macros de Outlook

Nuestro siguiente paso es insertar un pequeño botón de acceso directo que nos permitirá ejecutar fácilmente la macro. Para simplificar, insertaremos este botón en la barra de herramientas de acceso rápido.

1. Abra Microsoft Outlook, si aún no está abierto.
2. Haga clic derecho en la cinta superior de Outlook y seleccione Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido .

       Nota: puede utilizar un procedimiento similar para colocar su icono en la propia cinta de opciones en lugar de en la barra de herramientas de acceso rápido.

1. Haga clic en el cuadro combinado ' Elegir comandos de ' y seleccione Macros .

1. Seleccione la macro que acaba de crear y presione Agregar .

1. Pulse Modificar para definir una imagen de icono personalizada para el botón de la barra de herramientas de acceso rápido.

1. Cuando haya terminado, presione Aceptar.

¿Cómo habilitar una macro en Outlook?

Este paso es opcional y debe seguirse solo si recibe un mensaje de error al ejecutar su macro recién creada.

1. Lo siguiente es permitir que Outlook ejecute nuestra macro VBA. De manera predeterminada, Microsoft Office deshabilita las macros y no las permite; por lo tanto, tendremos que definir la seguridad de macro adecuada para permitir que se ejecute su macro de Outlook personalizada.
2. En Outlook 2016, haga clic en Desarrollador en la cinta y seleccione Seguridad de macros .

1. Seleccione la configuración de seguridad de su Macro.
   1. En Outlook 2016: Seleccione Notificaciones solo para macros firmadas digitalmente, todas las demás deshabilitadas o Notificaciones para todas las macros .
   2. En Outlook 2019: seleccione Deshabilitar todas las macros con notificación . Esto publicará un mensaje de advertencia que requiere la aprobación del usuario antes de que se ejecute la macro.
2. Después de establecer la configuración de seguridad de Macro, presione Aceptar .

Nota: Es posible que su configuración de seguridad actual impida que las macros se ejecuten en Outlook. Aquí hay un tutorial sobre cómo proceder si las macros están deshabilitadas en su proyecto de macros de Outlook .

¿Cómo usar tu macro de Outlook?

Por último, pero definitivamente no menos importante, ahora es el momento de ejecutar su macro recién creada.

1. Navegue a la barra de herramientas de acceso rápido (lado superior izquierdo de la pantalla, ligeramente arriba del menú INICIO).
2. Presiona el ícono que has asignado a tu macro.
3. Voi'la, ¡acaba de completar y ejecutar su (primera) macro de Outlook VBA!

Ideas adicionales de macros de Outlook

Varios de nuestros lectores preguntaron si podíamos especificar más ideas para la automatización de Outlook. Aquí hay algunos para empezar.

1. Guarde automáticamente los archivos adjuntos de los mensajes entrantes en una carpeta específica.
2. Lea una lista de entradas de citas de un archivo CSV y cree citas automáticamente en uno o más calendarios.
3. Creación automática de tareas/reuniones/contactos a partir de correos electrónicos entrantes.
4. Visualice el estado de respuesta de los asistentes a un conjunto de reuniones periódicas.
5. Envíe correos electrónicos de Outlook desde Excel, Word o Access.
6. Descargue todos los archivos adjuntos de una carpeta específica de Outlook en su computadora. Si el espacio de su cuenta de Outlook es limitado, puede usar esta macro para descargar específicamente solo archivos adjuntos grandes (más de 5 Mb, por ejemplo) a su disco, en lugar de administrarlos en Outlook.
7. Exporte los contactos de Outlook directamente a una base de datos de Access. Tenga en cuenta que Exportar contactos a CSV está disponible en el producto.
8. Actualice automáticamente la información de la reunión para citas individuales o recurrentes.

Próximos pasos

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