¿Cómo escribir macros útiles en los mensajes de Outlook 2016 y 2019?

En Microsoft Office, usamos Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para crear programas personalizados que mejoran la funcionalidad básica de Office y ayudan a ahorrar tiempo mediante la automatización de tareas repetitivas. Estos pequeños programas VBA se conocen como macros.

En este tutorial, proporcionaremos el recurso de desarrollo de macros más completo de la web para Outlook. Nos centraremos en:

1. Aprender cómo insertar y guardar una macro de VBA personalizada en una sesión de Outlook activa.
2. Configurar el entorno de desarrollo de macros en nuestra computadora.
3. Ver ejemplos básicos de Outlook VBA para comprender los conceptos esenciales del desarrollo de macros.
4. Definir un icono de acceso directo para nuestra macro en la barra de herramientas de acceso rápido.
5. Habilitar las macros de Outlook y gestionar su configuración de seguridad.

¿Puedo grabar una macro de Outlook?

A diferencia de otras aplicaciones de Office, Outlook no ofrece una grabadora de macros para capturar las acciones del usuario y generar automáticamente el código VBA requerido. Por lo tanto, debemos aprender a escribir programas VBA e incorporarlos en nuestra sesión de Outlook.

Nota: Para entender mejor el funcionamiento de la grabadora de macros de Office, consulte los tutoriales de Macros de MS Word y Macros de Excel VBA.

Escribiendo macros de VBA en Outlook

1. Abra Microsoft Outlook.
2. Presione el botón Alt + F11.
3. Se abrirá el entorno de desarrollo integrado (IDE) de VBA.
4. Expanda el árbol del proyecto hasta el nodo ThisOutlookSession.
5. Haga clic derecho en ThisOutlookSession y seleccione Insertar.
6. Seleccione Módulo.
7. Pegue su código VBA en la ventana del Módulo.
8. Presione Archivo y seleccione Guardar.
9. Cierre el entorno de desarrollador.

Nota: Lea a continuación algunos ejemplos de código simples que le ayudarán a comenzar con VBA. Evite copiar el código de fuentes no verificadas.

Configurando la pestaña de desarrollador en Outlook

Para desarrollar macros de Outlook con frecuencia, configure su entorno de desarrollo de Office:

1. Abra Outlook, haga clic con el botón derecho en la parte superior de la cinta y seleccione Personalizar la cinta.
2. Verifique la entrada Desarrollador y presione Aceptar.

Ejemplos útiles de Outlook VBA

1. Crear un mensaje de correo electrónico

Este fragmento crea un nuevo mensaje de correo electrónico utilizando VBA.

Public Sub CreateMail()
    Dim MyEmail As MailItem
    Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem)
    With MyEmail
        .To = "[email protected]"
        .Subject = "Inserte el asunto aquí"
        .Body = "Inserte el texto aquí"
        .CC = "[email protected]"
    End With
    MyEmail.Display
End Sub

2. Enviar un correo electrónico programáticamente

Agregue esta línea al código anterior para enviar automáticamente el correo electrónico:

MyEmail.Send

3. Adjuntar un archivo a un correo electrónico

Automatice el envío de correos electrónicos con un archivo adjunto:

Dim MyEmail As MailItem
Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem)
Dim AttachFolder, AttachFile As String
AttachFolder = "C:\"
AttachFile = "test.txt"
With MyEmail
    .To = "recipient@my_server.com"
    .Subject = "Este es su asunto"
    .Body = "Inserte el texto aquí"
    .CC = "[email protected]"
    .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile
End With
MyEmail.Display
End Sub

4. Crear una tarea con VBA

Este fragmento crea una tarea de Outlook y la asigna a otra persona:

Public Sub CreateTask()
    Dim MyTask As TaskItem
    Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem)
    With MyTask
        .Assign
        .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com"
        .Subject = "Este es su asunto"
        .Body = "Inserte una descripción de la tarea aquí."
    End With
    MyTask.Display
End Sub

5. Guardar como HTML

Automatice el guardado de correos electrónicos en formato HTML:

Public Sub SaveAsHTML()
    On Error Resume Next
    Dim MyWindow As Outlook.Inspector
    Dim MyItem As MailItem
    Dim FilePath As String
    FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\"
    Dim ItemName As String
    Set MyWindow = Application.ActiveInspector
    If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then
        MsgBox ("Por favor, abra un correo electrónico para guardar")
    Else
        Set MyItem = MyWindow.CurrentItem
        ItemName = MyItem.Subject
        With MyItem
            .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML
        End With
    End If
End Sub

Preguntas relacionadas con las macros de Outlook

¿Dónde se almacenan las macros en Outlook?

Las macros de Microsoft Outlook se almacenan en un archivo global llamado VBAProject.otm, que puede encontrarse en: C:\users\{su_usuario}\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\.

Botón de acceso directo para macros de Outlook

Se recomienda insertar un botón de acceso directo para ejecutar fácilmente su macro:

1. Abra Microsoft Outlook.
2. Haga clic derecho en la cinta superior y seleccione Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Seleccione Macros en el menú desplegable y haga clic en Agregar.
4. Presione Aceptar.

¿Cómo habilitar una macro en Outlook?

Para permitir que Outlook ejecute su macro:

1. Haga clic en Desarrollador en la cinta y seleccione Seguridad de macros.
2. Seleccione la configuración de seguridad adecuada para sus macros.

Recuerde presionar Aceptar después de hacer cambios en la configuración de seguridad de macros.

Nota: Puede que su configuración de seguridad actual impida la ejecución de macros. Aquí hay un tutorial sobre cómo solucionar problemas con las macros en Outlook.

Ideas adicionales de macros de Outlook

Aquí hay algunas ideas para la automatización de Outlook:

1. Guardar automáticamente archivos adjuntos de correos electrónicos entrantes.
2. Crear citas automáticamente a partir de archivos CSV.
3. Crear tareas/reuniones a partir de correos electrónicos entrantes.
4. Visualizar el estado de asistentes a reuniones periódicas.
5. Enviar correos electrónicos de Outlook desde Excel, Word o Access.
6. Exportar contactos de Outlook a una base de datos de Access.

Próximos pasos

¿Necesita ayuda específica de VBA? No dude en contactarnos para una propuesta personalizada.