¿Qué es Share Point? Características y funciones principales

¿Está cansado de perder el rastro de documentos importantes en un mar de correos electrónicos, documentos eliminados, carpetas y notas Post-it?

¿A veces sientes que necesitas un GPS solo para encontrar ese archivo que tu jefe te pidió hace tres semanas? No temas, querido lector, porque hay un héroe entre nosotros: Microsoft SharePoint.

SharePoint es una plataforma basada en web desarrollada por Microsoft que brinda a las organizaciones un espacio centralizado para administrar, compartir y colaborar en varios tipos de contenido, como documentos, calendarios, tareas y más.

La plataforma permite a los usuarios crear sitios para diferentes departamentos, proyectos o equipos, con permisos de usuario y flujos de trabajo personalizables para controlar el acceso, mostrar información y optimizar los procesos.

Las características sólidas de SharePoint se pueden adaptar para satisfacer las necesidades específicas de su organización, lo que la convierte en una herramienta esencial para impulsar la productividad y la colaboración.

¡Pero eso es solo la punta del iceberg! En las siguientes secciones, profundizaremos en la historia de Microsoft SharePoint, las funciones principales, las versiones disponibles, las integraciones de Microsoft y los posibles casos de uso.

Entonces, tome su bebida preferida, siéntese y exploremos juntos las maravillas de SharePoint.

Tabla de contenido

• ¿Qué es SharePoint?
• Historia de SharePoint
  • SharePoint actual
• Las 6 características y capacidades principales principales de SharePoint
  • 1. Colaboración
  • 2. Gestión de contenidos
  • 3. Automatización de flujos de trabajo
  • 4. Funciones sociales
  • 4. Inteligencia de negocios
  • 5. Buscar
• Versiones y precios de SharePoint
  • SharePoint en línea
  • servidor de SharePoint
  • SharePoint Foundation y SharePoint Designer
• Integración con el ecosistema de Microsoft
  • Microsoft Office 365
  • Equipos de Microsoft
  • Plataforma de poder
• Casos de uso de Microsoft SharePoint
• La línea de fondo

¿Qué es SharePoint?

Imagínese esto: comienza su día de trabajo y recibe una bandeja de entrada repleta, una lista interminable de tareas pendientes y un montón de entregas que simplemente no terminan. Suena abrumador, ¿verdad? ¡Ahí es donde entra Microsoft SharePoint para salvar el día!

Entonces, ¿qué es SharePoint? En pocas palabras, es una plataforma desarrollada por Microsoft que proporciona una ubicación centralizada para que las organizaciones administren, almacenen y compartan varios tipos de contenido y tareas mediante aplicaciones web como:

• Documentos : Word, Excel, PowerPoint, PDF y más

• Calendarios compartidos : cronogramas de equipo, fechas límite de proyectos y reuniones

• Tareas : listas de tareas pendientes, flujos de trabajo y aprobaciones

• Listas modernas : contactos, buzones compartidos, inventario, metadatos e información del cliente

Microsoft SharePoint incluye poderosas herramientas de colaboración que permiten a los usuarios trabajar juntos en contenido en tiempo real, compartir actualizaciones y recibir comentarios, todo en un solo lugar. Además, con las capacidades de búsqueda, encontrar el documento o la información correctos es pan comido.

¡Pero espera hay mas! En la siguiente sección, exploraremos la historia de más de dos décadas de SharePoint antes de echar un vistazo a las funciones principales de su producto.

Si desea llevar la productividad de su organización al siguiente nivel, siga leyendo para descubrir todo el potencial de SharePoint.

Historia de SharePoint

Demos un paseo por el camino de la memoria, de regreso a una época en que los teléfonos plegables estaban de moda, MySpace era la red social de referencia y SharePoint era solo un destello en el ojo de Microsoft.

Así es, estamos hablando de principios de la década de 2000, una época en la que Internet aún estaba en pañales y el mundo apenas comenzaba a comprender la importancia de la colaboración y la gestión de contenido.

Microsoft SharePoint se introdujo por primera vez en 2001, cuando el mundo todavía se estaba acostumbrando a la idea de usar Internet para algo más que enviar correos electrónicos y ver videos de gatos.

La versión inicial de este proyecto de MS era una aplicación web básica que permitía a los equipos compartir documentos y colaborar en proyectos. No fue exactamente un cambio de juego, pero sentó las bases para lo que estaba por venir.

A lo largo de los años, la plataforma de SharePoint siguió evolucionando, agregando nuevas características y capacidades que la convirtieron en una herramienta indispensable para empresas y organizaciones de todos los tamaños.

En 2003, Microsoft lanzó SharePoint Portal Server, que permitía una gestión de contenido y una funcionalidad de búsqueda más avanzadas.

Y en 2006, se lanzó Microsoft Office SharePoint Server 2007, que introdujo características sociales y capacidades de inteligencia empresarial.

SharePoint actual

No fue hasta el lanzamiento de SharePoint Server 2010 que la plataforma realmente comenzó a ganar terreno.

Con su interfaz de usuario mejorada y sus nuevas y potentes funciones, como la coautoría de documentos y la automatización del flujo de trabajo, SharePoint 2010 se convirtió rápidamente en la plataforma de referencia para la colaboración y la administración de contenido.

Hoy en día, SharePoint es una plataforma poderosa que ofrece una amplia gama de características y capacidades, desde la administración de documentos y la toma de decisiones comerciales hasta la colaboración social y la funcionalidad de búsqueda.

Pero todo comenzó con una idea simple: la necesidad de que los equipos compartan información y colaboren en proyectos.

En la siguiente sección, veremos más de cerca las características que hacen de SharePoint una herramienta tan poderosa para empresas y organizaciones.

Las 6 características y capacidades principales principales de SharePoint

Microsoft SharePoint no es solo un viejo y aburrido sistema de administración de documentos. Es una plataforma repleta de funciones que puede ayudar a las empresas y organizaciones a colaborar, automatizar procesos e incluso tomar decisiones basadas en datos.

En esta sección, veremos más de cerca algunas de las características y capacidades clave que hacen de SharePoint una herramienta tan poderosa para el lugar de trabajo digital.

1. Colaboración

Comencemos con la colaboración. Microsoft SharePoint ofrece una amplia gama de herramientas para ayudar a los equipos a compartir información y trabajar juntos de manera más eficaz en un entorno de SharePoint.

Puede crear sitios de grupo para diferentes departamentos o proyectos y usarlos para almacenar y organizar documentos, realizar un seguimiento de las tareas y compartir actualizaciones en tiempo real.

Y con funciones como el control de versiones y la coautoría , puede asegurarse de que todos estén trabajando en la misma versión de un documento y evitar el dolor de cabeza de las interminables cadenas de correo electrónico.

Las funciones de colaboración de SharePoint permiten la coautoría y permiten a los usuarios crear sitios de SharePoint, acceder a documentos compartidos, compartir actualizaciones rápidamente y proporcionar comentarios.

La plataforma también ofrece configuraciones de permisos personalizables, para que pueda controlar quién tiene acceso a documentos específicos en su sitio de SharePoint.

2. Gestión de contenidos

Con un sitio de SharePoint, los usuarios pueden crear, cargar y almacenar documentos fácilmente en una biblioteca de documentos centralizada. Los usuarios también pueden usar integraciones con MS Teams para mejorar aún más la comunicación.

Un hogar de SharePoint también ofrece control de versiones, por lo que puede realizar un seguimiento de los cambios y asegurarse de que todos estén trabajando con la información más actualizada.

3. Automatización de flujos de trabajo

Un sitio de SharePoint es más que un simple sistema de administración de documentos. También ofrece poderosas capacidades de automatización de procesos comerciales, lo que le permite optimizar los flujos de trabajo y automatizar tareas repetitivas.

Los flujos de trabajo de SharePoint son personalizables y pueden automatizar tareas y optimizar procesos. Por ejemplo, puede configurar un flujo de trabajo para aprobar documentos, enviar notificaciones, incorporar empleados o recopilar comentarios.

Y con su integración con Power Automate (anteriormente Microsoft Flow), incluso puede automatizar procesos más allá de su sitio de SharePoint y en diferentes aplicaciones y servicios.

4. Funciones sociales

SharePoint también ofrece características sociales para crear sitios de comunicación donde puede conectarse con colegas y compartir conocimientos en toda su organización.

Puede usar las herramientas sociales para crear entornos de SharePoint que funcionan como comunidades de práctica, donde los empleados pueden compartir ideas y mejores prácticas y colaborar en proyectos.

4. Inteligencia de negocios

¡Y no nos olvidemos de la inteligencia empresarial! Con SharePoint, puede crear paneles e informes potentes para ayudarlo a tomar decisiones basadas en datos en varios servidores.

Puede usar las herramientas integradas de informes y análisis de SharePoint y también integrar su servidor de proyectos con LuckyTemplates para crear visualizaciones e información interactivas.

5. Buscar

Las potentes capacidades de búsqueda de SharePoint permiten a los usuarios encontrar rápidamente el contenido que necesitan, ya sea un documento específico, una página del sitio de un proyecto o el perfil de un colega.

Estas son solo algunas de las características principales que hacen de SharePoint una herramienta esencial para los lugares de trabajo modernos. Pero, ¿sabía que existen diferentes versiones de SharePoint disponibles, cada una con capacidades diferentes?

En la siguiente sección, exploraremos las diferentes versiones de SharePoint, desde SharePoint Online hasta SharePoint Server, para que pueda descubrir cuál es la adecuada para su organización.

Versiones y precios de SharePoint

Esta sección cubre las diferentes versiones de SharePoint y cómo se adaptan a las diversas necesidades de la organización.

Hay una variedad de versiones disponibles, pero las dos que están en desarrollo activo son las versiones en línea y local: SharePoint Online y SharePoint Server.

SharePoint en línea

SharePoint Online es la versión basada en la nube de la plataforma que se incluye en los planes de suscripción de Microsoft Office 365 y se puede acceder a través de la aplicación móvil de SharePoint.

Es perfecto para organizaciones que desean disfrutar de los beneficios de SharePoint sin la molestia de administrar sus propios servidores de SharePoint.

Con SharePoint Online, los usuarios pueden acceder a todas las características de SharePoint desde cualquier dispositivo (incluidos los dispositivos móviles) con conexión a Internet y un navegador web, lo que lo convierte en una opción flexible y conveniente para los lugares de trabajo modernos.

Algunas ventajas de SharePoint Online incluyen:

• Accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet

• No es necesario administrar sus propios servidores o elementos web

• Actualizaciones automáticas y nuevas funciones.

• Integración con otras aplicaciones de Microsoft Office 365

SharePoint Online está disponible como parte de una suscripción a Microsoft Office 365 . El precio varía según el plan de suscripción que elija, pero SharePoint Online está incluido en todos los planes, excepto en el plan básico Microsoft Office 365 Business Basic.

servidor de SharePoint

SharePoint Server es la versión local de SharePoint que se puede instalar en los servidores de su organización.

Ofrece todas las funciones de SharePoint Online, además de opciones de personalización adicionales y control sobre el almacenamiento de datos y otros controles de seguridad.

El uso de SharePoint en las instalaciones es ideal para organizaciones que necesitan un control total sobre su entorno de SharePoint o crear sitios web con requisitos específicos de seguridad y cumplimiento.

Algunas ventajas de SharePoint Server son:

• Control total sobre el almacenamiento de datos, las bibliotecas de documentos y la seguridad

• Opciones de personalización adicionales para sitios de SharePoint

• Integración con otros sistemas locales de SharePoint

• Más flexibilidad en las opciones de implementación

SharePoint Server 2019 tiene licencia por servidor y por usuario o dispositivo que accede al servidor. Hay dos modelos de licencia disponibles : Standard CAL (Licencia de acceso de cliente) y Enterprise CAL.

La CAL estándar proporciona funciones básicas de SharePoint, mientras que la CAL empresarial incluye funciones más avanzadas como inteligencia comercial y búsqueda empresarial.

SharePoint Foundation y SharePoint Designer

Estos dos merecen menciones de honor. Ambas son herramientas gratuitas que ya no están en desarrollo activo y pueden incluso deshabilitar las funciones del producto que se encuentran en versiones futuras; sin embargo, algunas versiones aún funcionan en sistemas operativos modernos.

SharePoint Designer suele ser utilizado por usuarios avanzados o desarrolladores que desean crear soluciones y flujos de trabajo personalizados además de SharePoint.

SharePoint Foundation, por otro lado, es una versión gratuita de nivel de entrada de SharePoint que se puede usar para compartir documentos, administrar y colaborar de manera básica.

Es un excelente punto de partida para principiantes y organizaciones pequeñas que no necesitan todas las funciones de SharePoint Online o SharePoint Server, pero que aún desean disfrutar de beneficios como el uso compartido de archivos.

Algunas ventajas de SharePoint Foundation incluyen:

• de uso gratuito

• Capacidades básicas de colaboración y gestión de documentos

• Fácil de configurar y utilizar

Ahora que hemos cubierto las diferentes versiones y opciones de precios, exploremos otro aspecto importante de SharePoint: su integración con otros productos de Microsoft.

SharePoint se puede integrar con productos como Teams, OneDrive y Power Platform y puede mejorar en gran medida su funcionalidad.

En la siguiente sección, analizamos más de cerca cómo se integra SharePoint con estos productos y cómo puede mejorar la productividad y la colaboración de su organización. Entonces, ¡vamos a sumergirnos!

Integración con el ecosistema de Microsoft

La integración con otros productos de Microsoft es un gran beneficio, ya que proporciona una colaboración fluida, flujos de trabajo optimizados y una experiencia moderna.

En esta sección, echamos un vistazo más de cerca a algunos de los productos clave de Microsoft que se integran con SharePoint.

Microsoft Office 365

Como parte del ecosistema de Office 365, SharePoint se integra a la perfección con otras herramientas de productividad, como Excel , Word y PowerPoint . Esto le permite acceder y compartir documentos en tiempo real, asegurando que su equipo permanezca en la misma página.

Al incorporar SharePoint dentro del conjunto de servicios de Office 365, los usuarios comerciales de su organización pueden beneficiarse de:

• Almacenamiento de archivos centralizado con control de acceso seguro

• Comunicación de equipo colaborativa y optimizada

• Diseño de sitio de grupo flexible y personalizable

Equipos de Microsoft

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración que permite a los equipos chatear, compartir archivos y colaborar en proyectos en tiempo real. Teams se integra con SharePoint, lo que permite a los usuarios acceder a archivos y documentos de SharePoint directamente desde la interfaz de Teams.

Al integrarse con Microsoft Teams, puede:

• Acceda fácilmente a documentos actualizados compartidos con su equipo

• Colabore en documentos simultáneamente con otros miembros del equipo

• Seguimiento de revisiones y mantenimiento del historial de versiones

Plataforma de poder

SharePoint interactúa con las herramientas de Microsoft Power Platform , como Power Automate , Power Apps y LuckyTemplates . Al aprovechar las capacidades de Power Platform, puede agregar automatización personalizada, soluciones de aplicaciones y visualización de datos a sus sitios de comunicación de SharePoint.

Con la integración de Power Platform, puede:

• Cree flujos de trabajo automatizados entre SharePoint y otras aplicaciones y servicios

• Cree aplicaciones personalizadas para administrar y mostrar datos de SharePoint

• Genere potentes visualizaciones de datos con LuckyTemplates

La integración con el ecosistema de Microsoft le permite desbloquear todo el potencial de SharePoint, creando infinitas posibilidades de colaboración e innovación dentro de su organización.

En la siguiente sección, veremos más de cerca algunos posibles casos de uso de SharePoint en el mundo real. ¡Vamos!

Casos de uso de Microsoft SharePoint

Como ya sabe, SharePoint es una plataforma versátil con una amplia gama de casos de uso en diferentes industrias y es una de las favoritas en muchas organizaciones. A continuación, se muestran algunos de los casos de uso más comunes de SharePoint:

1. Gestión de documentos : las capacidades del sistema de gestión de documentos de SharePoint se encuentran entre sus características más populares. Las organizaciones pueden usar SharePoint para almacenar, organizar y administrar documentos de diferentes fuentes de datos, asegurando que los miembros del equipo puedan acceder y colaborar fácilmente en la última versión de un documento. Las funciones de control de versiones y registro/desprotección de SharePoint ayudan a evitar conflictos y garantizan que los miembros del equipo estén siempre trabajando, ya sea en las instalaciones o en línea, con la versión más reciente de un documento.

2. Intranet y portales : SharePoint también se puede usar para crear sitios y portales de intranet independientes para la comunicación interna, el intercambio de información, los elementos web modernos y la colaboración. Los sitios de intranet se pueden personalizar para incluir noticias, eventos, wikis y anuncios importantes, así como políticas y procedimientos de la empresa. Sus capacidades de búsqueda integradas facilitan que un usuario final encuentre rápidamente información confidencial almacenada en las instalaciones.

3. Gestión de proyectos: las capacidades de gestión de proyectos de SharePoint pueden ayudar a los equipos a gestionar proyectos de principio a fin. Los equipos pueden usar SharePoint para crear páginas del sitio del proyecto, asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso, modificar la estructura del sitio y colaborar en documentos del proyecto en un solo servidor. Su integración con otros productos de Office 365 y aplicaciones de Office, como MS Teams y Planner, también puede mejorar las capacidades de gestión de proyectos.

4. Automatización de procesos comerciales: la integración de SharePoint con Power Automate (anteriormente conocido como Microsoft Flow) permite a los usuarios automatizar tareas y procesos repetitivos. Puede usar una granja de servidores de SharePoint junto con Power Automate para automatizar los flujos de trabajo, como los procesos de aprobación de documentos, con soporte para archivos de gran tamaño.

SharePoint tiene una amplia gama de casos de uso, y estos son solo algunos ejemplos. Independientemente de las necesidades de su organización, la plataforma, junto con los complementos de SharePoint, puede ayudar a mejorar la productividad y la orientación de la audiencia y agilizar los flujos de trabajo.

La línea de fondo

SharePoint es una plataforma potente y versátil que ayuda a las organizaciones y los servicios de conectividad empresarial a mejorar la productividad y mejorar la colaboración.

Con sus funciones de intranet y portal, integraciones de aplicaciones de Office 365, herramientas de administración de proyectos, elementos web y servicios de acceso y capacidades de automatización de procesos comerciales, SharePoint es una ventanilla única de soluciones para organizaciones de todos los tamaños e industrias.

Además, la integración de SharePoint con otros productos y servicios de Office 365, como MS Teams, OneDrive, Outlook y Power Automate, la convierte en una aplicación web aún más valiosa para mejorar su flujo de trabajo.

Y, con varias opciones de precios y modelos de implementación disponibles, se puede adaptar para satisfacer las necesidades y el presupuesto de cualquier organización.

Ya sea que sea una pequeña empresa que busca agilizar los procesos comerciales o una gran empresa que busca mejorar el trabajo en equipo, las comunicaciones internas y la colaboración entre departamentos y ubicaciones, SharePoint es una plataforma que vale la pena considerar.

Para obtener más información sobre los beneficios de usar SharePoint como una aplicación web, consulte el tutorial a continuación: