En el blog de hoy, aprenderá cómo guardar automáticamente un archivo adjunto de correo electrónico en SharePoint usando Power Automate. Usar un flujo de Power Automate ahorra mucho tiempo en mis actividades diarias y espero que también le sirva a usted. Puedes ver el video completo de este tutorial en la parte inferior de este blog.
Tabla de contenido
Todos los días recibo varios correos electrónicos con archivos adjuntos, y lo que hago regularmente es tomar estos archivos adjuntos y guardarlos en una carpeta de SharePoint.
Sin embargo, en lugar de revisar cada correo electrónico individualmente, guardar los archivos adjuntos en SharePoint y actualizar los archivos a diario, creé un flujo único en Power Automate para automatizar esta tediosa tarea.
Para cada correo electrónico que llega de un remitente específico, este flujo toma el archivo adjunto, lo mueve a SharePoint y sobrescribe el archivo existente en esa carpeta. Luego, uso los datos almacenados en ese archivo para actualizar mis archivos de LuckyTemplates. Veamos los pasos para configurar este flujo de Power Automate.
Comience abriendo Power Automate Online. En la sección Mis flujos, verá varios flujos que uso todos los días, muchos de los cuales utilizan la misma plantilla de Power Automate de la que hemos estado hablando.
Estos flujos fueron creados usando una plantilla de Power Automate que toma archivos adjuntos de correo electrónico, los guarda en SharePoint e incluso elimina el correo electrónico para que no tenga que preocuparse por eliminarlo manualmente.
Para acceder a esta plantilla, haga clic en Plantillas, luego escriba guardar archivos adjuntos de correo electrónico en la barra de búsqueda.
Varias plantillas de Power Automate relacionadas aparecerán, pero nos centraremos en Guardar archivos adjuntos de correo electrónico en SharePoint y eliminar el correo electrónico.
En lugar de crear este flujo desde cero, tomaremos uno existente y revisaremos cómo está configurado y cómo ha funcionado con el tiempo.
Consideremos uno de mis flujos como ejemplo. LawtonAR es un flujo que he creado y ha estado en funcionamiento durante un tiempo considerable.
Al abrirlo, se mostrará la descripción, que corresponde a la plantilla que hemos elegido. También veremos la fecha de creación (20 de agosto) y que ha estado funcionando desde entonces.
Si nos desplazamos hacia abajo, veremos el historial de ejecución diario del flujo, la duración del proceso y el estado de si tuvo éxito o falló.
La columna Duración es clave para observar cuánto tarda el proceso. Una vez que el correo electrónico llega a la bandeja de entrada, el flujo tarda de 2 a 3 segundos en tomar el archivo adjunto, guardarlo en SharePoint y luego eliminar el correo electrónico.
Este flujo es crucial para mí, ya que tengo clientes que utilizan QuickBooks Online y recibo informes personalizados diariamente. Desafortunadamente, QuickBooks Online actualmente no admite la programación de correos electrónicos.
Generalmente, los correos electrónicos llegan entre las 4:30 a 5:00 a.m., lo que me brinda suficiente tiempo para que los archivos se guarden en SharePoint antes de la actualización diaria de LuckyTemplates.
Esa es la descripción general de nuestro flujo de ejemplo, LawtonAR. Ahora pasemos al proceso de configuración de un flujo similar en Power Automate.
Comience haciendo clic en Editar para abrir el flujo y configurar los pasos necesarios. Hay tres pasos principales para esta tarea.
El primer paso es Cuando llega un nuevo correo electrónico. Haga clic en este paso para abrir las opciones avanzadas.
Para este ejemplo, seleccione Bandeja de entrada como su Carpeta. En Para, elija la dirección de correo electrónico correcta. Asegúrese de incluir Sí en Incluir archivos adjuntos para moverlos a SharePoint. El filtro de asunto debe coincidir con la línea de asunto del correo electrónico que recibe. Establezca la Importancia en Normal y elija Sí en Solo con archivos adjuntos.
Con esto, hemos completado el primer paso.
Una vez recibido el correo electrónico, el segundo paso establece dónde mover los archivos adjuntos. Si un correo electrónico tiene cinco archivos adjuntos, cada uno puede ser trasladado a la ubicación designada.
Abrimos el segundo paso, Aplicar a cada archivo adjunto en el correo electrónico. Desde allí, puede ver que los archivos adjuntos ya están en Seleccione una salida de los pasos anteriores. Haga clic para abrir el subpaso Crear archivo. Agregue la dirección de SharePoint y complete su ruta de carpeta preferida.
Para el Nombre de archivo, seleccione Nombre del archivo adjunto desde la lista de Contenido dinámico. En el campo de Contenido del archivo, elija Contenido adjunto.
Para resumir el segundo paso: tomamos el archivo adjunto del correo electrónico original y lo dirigimos a la carpeta deseada en SharePoint, guardándolo con el Nombre del archivo adjunto y el Contenido.
Finalmente, en el tercer paso, vamos a eliminar el correo electrónico. Abre este paso como hicimos en los anteriores.
Para el ID del mensaje, selecciónelo desde la lista de contenido dinámico. Este ID de mensaje representa la identificación única del mensaje, crucial para la eliminación posterior. Agregue la dirección de correo electrónico adecuada en Dirección de buzón original.
La ventaja de este flujo es que una vez que lo configure y ejecute, no necesitará preocuparse por la programación. El flujo se activará solo cuando se envíe un correo electrónico a la dirección correcta, cumpliendo los filtros establecidos.
Una vez los archivos se guardan, cuento con otros flujos que transfieren los archivos de nuestra carpeta temporal (FilesToMove) a las carteras adecuadas para su procesamiento.
Si abro mis archivos en la computadora, iré a mi carpeta de SharePoint > Informes de energía – Documentos > .FilesToMove. Actualmente tiene un archivo guardado llamado ReconAR.
Este archivo, tras ser guardado por nuestro primer flujo, es transferido por el flujo de escritorio a la carpeta correspondiente. Así que si regreso a Power Reports – Documents, conseguiré otra carpeta llamada RECON.
Dentro de esta carpeta, puedo verificar que el flujo de escritorio funcionó y que ReconAR ya fue movido.
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En conclusión, Power Automate se presenta como una herramienta potente para guardar automáticamente archivos adjuntos de correos electrónicos en SharePoint. Al crear un flujo simple con el activador Cuando llega un nuevo correo electrónico y la acción Crear archivo, puede establecer un sistema eficaz para almacenar automáticamente los archivos adjuntos en la carpeta de SharePoint que elija.
Esta plantilla de Power Automate no solo le ahorrará tiempo y esfuerzo, eliminando la necesidad de descargar y cargar archivos adjuntos manualmente, sino que también garantiza que los documentos importantes estén bien organizados y almacenados. Con Power Automate, optimizar su flujo de trabajo se convierte en una tarea sencilla.
Mis mejores deseos,
jarret moore
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