Guarde un archivo adjunto de correo electrónico en SharePoint con Power Automate

En el blog de hoy, aprenderá cómo guardar automáticamente un archivo adjunto de correo electrónico en SharePoint usando Power Automate. Al usar un flujo de Power Automate, ahorro mucho tiempo en mis actividades diarias y espero que también pueda hacer lo mismo por usted. Puedes ver el video completo de este tutorial en la parte inferior de este blog.

Tabla de contenido

• Descripción general
• Guardar archivo adjunto de correo electrónico en SharePoint y eliminar correo electrónico
• Ejemplo de flujo de Power Automate: LawtonAR
• Creación de un flujo mediante la plantilla de Power Automate
  • Paso 1: cuando llega un correo electrónico con un archivo adjunto
  • Paso 2: Guardar un archivo adjunto de correo electrónico en Sharepoint
  • Paso 3: Eliminar el correo electrónico
• Uso del flujo de escritorio después de guardar el archivo adjunto de correo electrónico en SharePoint
• Conclusión

Descripción general

Todos los días recibo varios correos electrónicos con archivos adjuntos y lo que hago regularmente es tomar estos archivos adjuntos y guardarlos en una carpeta de SharePoint . 

Pero en lugar de revisar cada correo electrónico individualmente, guardar los archivos adjuntos en SharePoint y actualizar los archivos a diario, creé un flujo único en Power Automate para automatizar esta tediosa tarea.  

Entonces, para cada correo electrónico que llega de un remitente específico, el flujo toma el archivo adjunto, lo mueve a SharePoint y sobrescribe el archivo existente en esa carpeta. Y luego uso los datos almacenados en ese archivo para actualizar mis archivos de LuckyTemplates . Veamos los pasos sobre cómo se configuró este flujo de Power Automate.

Guardar archivo adjunto de correo electrónico en SharePoint y eliminar correo electrónico

Comience abriendo Power Automate Online . Como puede ver en Mis flujos, hay varios flujos que uso todos los días. Por ejemplo, los tres primeros flujos de mi lista usan la misma plantilla de Power Automate de la que hemos estado hablando. 

Los creé usando una plantilla de Power Automate que toma archivos adjuntos de correo electrónico, los guarda en SharePoint e incluso elimina el correo electrónico después para que no tenga que preocuparme por eliminarlos. 

Para acceder a esta plantilla, haga clic en Plantillas , luego escriba guardar archivos adjuntos de correo electrónico en la barra de búsqueda. 

Varias plantillas de Power Automate relacionadas aparecerán en los resultados, pero nos centraremos en Guardar archivos adjuntos de correo electrónico en SharePoint y eliminar el correo electrónico . 

Y en lugar de crear esto desde cero, tomaremos uno existente y veremos cómo está configurado y cómo se ha comportado este flujo con el tiempo.

Ejemplo de flujo de Power Automate: LawtonAR

Consideremos uno de mis flujos como ejemplo. LawtonAR es uno de los flujos que he creado y ha estado funcionando desde hace algún tiempo. 

Al abrir esto nos mostrará la descripción, que es la plantilla que hemos elegido anteriormente. También podemos ver la fecha en que se creó el 20 de agosto y sabemos que ha estado funcionando desde entonces. 

Si nos desplazamos hacia abajo, veremos el historial de ejecución diario del flujo, la duración del proceso y el estado de si tuvo éxito o falló.

Concéntrese en la columna Duración y observe la cantidad de tiempo necesario para completar el proceso. Una vez que el correo electrónico llega a la bandeja de entrada, el flujo tarda de 2 a 3 segundos en tomar el archivo adjunto, guardarlo en SharePoint y luego eliminar el correo electrónico.

Necesito este flujo porque tengo clientes que usan QuickBooks Online y tengo algunos informes personalizados que me envían correos electrónicos todos los días. Sin embargo, QuickBooks Online no admite la programación de correo electrónico en este momento.

Por lo general, los correos electrónicos llegan entre las 4:30 y las 5:00 a. m. de mi hora, lo que brinda tiempo suficiente para que los archivos se guarden en SharePoint antes de la actualización diaria de LuckyTemplates.

Esa es la descripción general de nuestra muestra, LawtonAR. Procedamos ahora con el proceso de configuración de un flujo de Power Automate similar.

Creación de un flujo mediante la plantilla de Power Automate

Comience haciendo clic en Editar para abrir el flujo y los pasos que debe configurar para este flujo en particular. Hay tres pasos principales que tenemos que tomar para este flujo.

Paso 1: cuando llega un correo electrónico con un archivo adjunto

La primera es Cuando llega un nuevo correo electrónico . Haga clic en este paso para abrir las opciones avanzadas. 

Para este ejemplo, elijamos Bandeja de entrada para la Carpeta . En el campo Para , elija la dirección de correo electrónico correcta, especialmente si tiene más de una dirección de correo electrónico guardada. 

Elija Sí en Incluir archivos adjuntos porque eso es lo que queremos mover a SharePoint. El filtro de asunto contiene la misma línea de asunto del correo electrónico que recibe. Establezca la Importancia en Normal y elija Sí en Solo con archivos adjuntos . 

Y eso es todo lo que necesitamos llenar para este primer paso. 

Paso 2: Guardar un archivo adjunto de correo electrónico en Sharepoint

Una vez que llega el correo electrónico, el segundo paso nos dice dónde mover o llevar los archivos adjuntos. Si tiene un correo electrónico que viene con cinco archivos adjuntos diferentes, podría mover cada uno de estos archivos de un punto a la ubicación asignada.

Abra el segundo paso, Aplicar a cada archivo adjunto en el correo electrónico . Una vez que se abre, puede ver que los archivos adjuntos ya están colocados en Seleccione una salida de los pasos anteriores.

Haga clic con el botón izquierdo junto a Adjuntos para abrir la lista de contenido dinámico y expresión . Abra el subpaso Crear archivo . En la Dirección del sitio, agregue la dirección de SharePoint para usar. También complete su ruta de carpeta preferida con el lugar al que desea que se muevan los archivos adjuntos.

Para el Nombre de archivo , vaya a la lista de Contenido dinámico y seleccione Nombre del archivo adjunto . Para el Contenido del archivo, elija Contenido adjunto .

Para resumir el segundo paso, tomamos el archivo adjunto del correo electrónico original, luego lo designamos en dónde y en qué carpeta queremos que se agregue en SharePoint. Luego, lo guardamos con el Nombre del archivo adjunto y el Contenido. 

Paso 3: Eliminar el correo electrónico

Finalmente, eliminaremos el correo electrónico en el tercer paso. Abre este paso como hicimos en los dos anteriores.

Luego, para el ID del mensaje , selecciónelo de la lista de contenido dinámico . Este ID de mensaje tiene el identificador único del mensaje que ayudará en la eliminación del correo electrónico más adelante. Luego agregue la dirección de correo electrónico adecuada en el campo Dirección de buzón original .

Lo bueno de este flujo es que una vez que lo haya configurado y ejecutado, no tendrá que preocuparse por la programación. Esto se debe a que el flujo solo tendrá lugar una vez que se envíe un correo electrónico a la dirección de correo electrónico deseada, con el filtro de asunto especificado y un archivo adjunto. Solo entonces guardará el archivo adjunto de correo electrónico en SharePoint.

Uso del flujo de escritorio después de guardar el archivo adjunto de correo electrónico en SharePoint

Una vez que se guardan los archivos, tengo otros flujos de escritorio que luego toman los archivos de nuestra carpeta temporal (FilesToMove) a las carpetas apropiadas donde se deben guardar los archivos para su procesamiento. 

Si abro mis archivos en mi computadora, iré a mi carpeta de SharePoint > Informes de energía – Documentos > .FilesToMove . Actualmente tengo un archivo guardado y llamado ReconAR.

Una vez guardado en esta carpeta por nuestro primer flujo, mi flujo de escritorio toma este archivo de aquí y luego lo mueve a la carpeta correspondiente. Entonces, si vuelvo a Power Reports – Documents , puedo abrir otra carpeta llamada RECON .

Dentro de esta carpeta, podemos ver que el flujo de escritorio funcionó y el ReconAR ya se movió. 

Microsoft Power Automate: Automatización del flujo de trabajo
MS Power Automate vs. SharePoint Automate
Acciones de Power Automate | Un tutorial de inmersión profunda

Conclusión

En conclusión, Power Automate puede ser una herramienta poderosa para guardar automáticamente archivos adjuntos de correo electrónico en SharePoint. Al crear un flujo simple con el activador Cuando llega un nuevo correo electrónico y la acción Crear archivo , puede configurar fácilmente un sistema para guardar automáticamente los archivos adjuntos en la carpeta de SharePoint que desee. 

Esta plantilla de Power Automate puede ahorrarle tiempo y esfuerzo al eliminar la necesidad de descargar y cargar archivos adjuntos manualmente, y también puede ayudar a garantizar que los documentos importantes se almacenen y organicen correctamente. Con Power Automate, es fácil automatizar este proceso y optimizar su flujo de trabajo.

Mis mejores deseos,

jarret moore