MS Power Automatización vs. Automatización de SharePoint

En este tutorial, analizaremos la diferencia entre las características de MS Power Automate y SharePoint Automate . Primero, averigüemos qué es SharePoint Automate.

SharePoint Automate es una característica excelente; sin embargo, es muy limitado ya que cada solución es casi la misma.

Tabla de contenido

• Comprender la automatización de SharePoint
• Diferencia principal entre Power Automate y SharePoint Automate
• Comprender las tareas en MS Power Automate
• Ventajas de Power Automate
• Conclusión

Comprender la automatización de SharePoint

Para comprender mejor cómo funciona, intentemos hacer clic en Automatizar .

Luego, haga clic en Crear una regla .

Cuando eliges Una columna cambia ...

… verá enviar correo electrónico a al final.

Además, cuando eliges un valor de columna cambia ...

también terminará enviando un correo electrónico a .

Otra limitación que tiene SharePoint Automation es que no puede interactuar con otras listas o aplicaciones.

Por ejemplo, podríamos tener un flujo de trabajo donde cada vez que se crea un nuevo cliente, se le envía un correo electrónico y se crea un registro en su base de datos de clientes. Al mismo tiempo, se crea otro registro para ellos en su base de datos de Salesforce.

Otro escenario de muestra es cuando tuiteas que has recibido un nuevo cliente de esta área y lo calificas. No ofrece una solución que cada vez que alguien agrega un nuevo cliente, crea una página de SharePoint.

En ambos casos, el uso de Power Automate es más eficiente.

Diferencia principal entre Power Automate y SharePoint Automate

Automatizar es una función dentro de SharePoint . Piense en ello como un nivel similar a Exportar , Compartir o Editar en la vista de cuadrícula . Por otro lado, Integrate le permite combinar listas de SharePoint con otras aplicaciones que ofrece Microsoft, incluida Power Automate .

MS Power Automate es una aplicación que se usa para crear flujos de trabajo donde puede vincular listas de SharePoint y documentos de SharePoint .

Permite a los usuarios automatizar cualquier tarea, desde simples hasta complejas. Es una herramienta útil para agilizar cualquier flujo de trabajo, sin necesidad de codificación.

Comprender las tareas en MS Power Automate

Para entender completamente cómo funciona esto, tenemos que profundizar en cómo definimos las tareas. 

1. Las tareas pueden ser simples o complejas.

Un ejemplo de una tarea muy simple es enviar un correo electrónico. Por otro lado, una tarea más compleja podría ser el informe de gastos donde la tarea se activa cuando un usuario envía un informe de gastos y luego la tarea pasa por un sistema de aprobación.

Verificará la cantidad, luego pasará a través de su gerente para ver si lo aprueban. Después de eso, irá al sistema de pago y luego se le pagará al empleado.

Es un flujo de trabajo muy largo, pero estructuralmente es igual que el primer ejemplo que tiene un disparador y una acción. 

1. Las tareas pueden utilizar cualquier aplicación.

Estas aplicaciones que usamos en Power Automate se llaman conectores . También podemos tener tareas que pasan por varios conectores diferentes.

Una de las integraciones más poderosas es una tarea que pasa por un sistema de aplicación de pago. Power Automate controla el sistema de aplicación de pago y paga al empleado.

Si no hay un conector disponible, generalmente encontrará una secuencia de comandos que puede agregar. También puede hacer alojamiento de terceros, donde también puede agregar el conector.

1. Las tareas pueden ser personales o empresariales.

Puedes automatizar tus tareas personales o laborales. Realmente depende de usted cómo desea utilizar esta herramienta.

1. Las tareas pueden tener interacciones de personas.

Una secuencia continua de tareas automatizadas en las que, después del primer paso, pasará a los pasos dos, tres y cuatro no son obligatorios. Hay ocasiones en las que, después del primer paso, un usuario requiere una entrada antes de ir al paso tres, A o B, según la entrada.

1. Las tareas pueden estar en su escritorio o sitio web.

Los flujos de interfaz de usuario o flujos de escritorio también le permiten automatizar sus acciones de escritorio.

Ventajas de Power Automate

Estas son algunas de las características ventajosas de Power Automate .

1. Es fácil de usar ya que no hay códigos y tiene un diseño de flujo de trabajo simple. El flujo de trabajo es muy visual y se puede rastrear fácilmente.
2. Es muy completo . Tiene muchos conectores y es compatible con varias aplicaciones de terceros.
3. Power Automate es muy potente . Puede tener flujos de trabajo complejos con condiciones, bucles, sistemas de aprobación y muchas otras herramientas útiles.
4. Lo más importante es que tiene un factor de escala . Una vez que crea un flujo, puede extenderlo y compartirlo con cualquier persona de su organización, dándoles acceso también a ese flujo.

Creación de flujos de Power Automate desde cero
Microsoft Power Automate:
entradas de flujo de interfaz de usuario de automatización de flujo de trabajo en Microsoft Power Automate

Conclusión

En este blog, ha aprendido la diferencia entre SharePoint Automate y Power Automate . La función Automatizar dentro de SharePoint solo proporciona automatización de tareas simples, que en su mayoría son correos electrónicos.

Por otro lado, MS Power Automate tiene varias características que pueden manejar flujos de trabajo desde la automatización de tareas simples hasta las complejas. Al comprender la diferencia entre estas dos funciones, podrá saber cómo y cuándo puede utilizarlas.

Mis mejores deseos,

Enrique Habib