Cómo crear correos electrónicos masivos personalizados mediante la combinación de correspondencia para Gmail

¿Tienes que enviar el mismo email a muchas personas con contenido personalizado para cada una? Tal vez desee saludar a cada destinatario con su nombre, usar su dirección postal o incluir su número de membresía.

La combinación de correspondencia es una función que le permite crear varias copias de cartas y correos electrónicos para enviar a sus contactos. Cada carta o correo electrónico puede incluir contenido personalizado estándar y personalizado. La información que usa para personalizar cada carta o correo electrónico se toma de su fuente de datos como una lista de contactos.

Si usa Gmail como su principal cliente de correo electrónico, no hay una función de combinación de correo integrada. Sin embargo, hay un complemento de combinación de correo disponible para Hojas de cálculo de Google que se vincula con su cuenta de Gmail. Le mostraremos cómo usar el complemento Combinar correspondencia para Gmail con archivos adjuntos para personalizar un lote de los mismos correos electrónicos y enviarlos.

Instale el complemento Combinar correspondencia para Gmail con archivos adjuntos

Antes de instalar y usar el complemento Combinar correspondencia, inicie sesión en la cuenta de Gmail que desea usar.

Luego, instale el complemento Combinar correspondencia para Hojas de cálculo de Google.

Haga clic en Continuar en el cuadro de diálogo Comencemos para otorgar permiso para ejecutar el complemento Combinar correspondencia.

Se enumeran los diversos permisos requeridos por el complemento. Haga clic en Permitir para otorgar permiso al complemento Combinar correspondencia para acceder a su cuenta de Gmail.

Aparecerá la Guía de inicio rápido de Combinar correspondencia . Haga clic en la X para cerrar el cuadro de diálogo.

Crear la plantilla de combinación

El complemento Combinar correspondencia abre una nueva hoja de cálculo sin título en Hojas de cálculo de Google en una nueva pestaña.

Vaya a Complementos > Combinar correspondencia con archivos adjuntos > Crear plantilla de combinación .

Se crea una plantilla de combinación de correspondencia en blanco en la hoja de cálculo Sin título , que contiene las columnas obligatorias, como Nombre , Apellido y Dirección de correo electrónico .

Importa o ingresa tus contactos

Ahora, debe agregar los contactos que desea usar en esta hoja de cálculo. Para ello, vaya a Complementos > Combinar correspondencia con archivos adjuntos > Importar contactos de Google .

Importar sus contactos es la forma más rápida de agregarlos. Pero también puede ingresar manualmente la información de los destinatarios en la hoja de cálculo.

Si tiene ciertos grupos de destinatarios a los que envía correos electrónicos por lotes; es posible que desee crear grupos en sus contactos de Google.

Seleccione el grupo que contiene las direcciones de correo electrónico que desea usar de la lista desplegable y haga clic en Importar contactos . El cuadro de diálogo no se cierra automáticamente, así que haga clic en la X en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.

Agregar un archivo adjunto para un contacto

Uno de los elementos que puede personalizar en cada correo electrónico es el archivo adjunto. Puede adjuntar un archivo diferente a cada correo electrónico usando un enlace al archivo en su cuenta de Google Drive.

Para hacer esto, abra una nueva pestaña e inicie sesión en Google Drive. Luego, cargue el archivo que desea adjuntar al correo electrónico. Puede arrastrar el archivo a la ventana del navegador para cargarlo.

A continuación, haga clic con el botón derecho en el archivo cargado y haga clic en Obtener enlace para compartir .

En el cuadro de diálogo emergente, asegúrese de que el control deslizante Compartir enlace en esté activado (verde).

Si el enlace compartido ya está activado, la URL se copia automáticamente cuando selecciona Obtener enlace para compartir . Si no vio un mensaje que indica que el enlace se copió en el portapapeles, seleccione la URL en el cuadro de diálogo y cópielo.

Vuelva a la hoja de cálculo de Combinar correspondencia y pegue la URL en la columna Archivos adjuntos para la persona a la que desea enviar este archivo. Puede enviar un archivo diferente a cada contacto de su lista.

También puede incluir varias URL de archivos adjuntos, separadas por comas.

Programe la fecha y la hora para enviar el correo electrónico

La columna Datos programados le permite especificar una fecha y hora para enviar el correo electrónico, que puede ser diferente para cada persona.

Para programar un correo electrónico, ingrese la fecha y hora deseadas, usando el formato dd/mm/aaaa hh:mm, en la columna Fecha programada para el contacto deseado.

Deje en blanco las celdas de la columna Fecha programada para enviar los correos electrónicos inmediatamente una vez que estén configurados.

Agregar contenido personalizado

Además de los campos estándar incluidos en la plantilla de combinación de correspondencia, puede agregar otros campos personalizados. Tal vez desee agregar información como la dirección de correo electrónico y el número de membresía de cada destinatario. Puede agregar columnas a la hoja de cálculo para almacenar esa información.

Para nuestro ejemplo, vamos a agregar algo simple. Queremos usar el apellido del destinatario en cada correo electrónico, precedido por su título (Sr., Sra. o Sra.). Entonces, vamos a agregar una columna Título .

Para agregar una columna a la hoja de cálculo de combinación de correspondencia, mueva el mouse sobre el encabezado de columna de la última columna completada. Haga clic en el botón de flecha hacia abajo que aparece y luego haga clic en Insertar 1 a la derecha .

Haga clic en la celda de encabezado azul y cambie el nombre de la columna a un nombre apropiado. Utilizará este nombre en su borrador de correo electrónico en Gmail para insertar el valor en cada correo electrónico más adelante.

Luego, ingrese el valor apropiado para cada contacto en las celdas debajo del nombre de la columna.

Crear el borrador de correo electrónico en Gmail

Ahora es el momento de crear el borrador de correo electrónico que desea enviar a sus contactos de la hoja de cálculo de combinación de correspondencia y usar campos variables para personalizar cada correo electrónico.

Abra una nueva pestaña e inicie sesión en la misma dirección de Gmail que utilizó para la hoja de cálculo de combinación de correspondencia. Cree un nuevo correo electrónico y escriba el asunto y el cuerpo del mensaje de correo electrónico. También puede agregar formato de texto enriquecido e imágenes en línea a su borrador de correo electrónico.

Para incluir campos variables en el correo electrónico, como Título y Apellido , inserte los nombres de los campos usando la notación {{field name}} . Por ejemplo, agregamos {{Title}} {{Last Name}} a nuestro correo electrónico. También puede agregar campos variables a la línea de asunto. Si ha agregado direcciones URL de archivos adjuntos a la hoja de cálculo de combinación de correspondencia, no necesita agregar ese campo variable al correo electrónico. Se incluirán automáticamente en los correos electrónicos.

NO haga clic en Enviar .

Configurar la combinación de correspondencia

Regrese a la hoja de cálculo de combinación de correspondencia y vaya a Complementos > Combinar correspondencia con archivos adjuntos > Configurar combinación de correspondencia .

Ingrese la información para el mensaje de correo electrónico, como el nombre completo del remitente , la dirección CC y la dirección BCC . Si la dirección de correo electrónico del remitente es diferente de la dirección de Gmail con la que inició sesión, seleccione la dirección de correo electrónico de la lista desplegable. La dirección de correo electrónico de inicio de sesión también se utiliza como dirección de respuesta , pero puede cambiarla.

Haga clic en Continuar .

Enviar un correo electrónico de prueba

Seleccione Usar un borrador de mensaje de Gmail existente como plantilla en la primera lista desplegable. Luego, seleccione el borrador que desea usar de la lista desplegable Seleccionar borrador de Gmail .

Es una buena idea probar su combinación de correspondencia, así que haga clic en Enviar un correo electrónico de prueba .

Recibirá el correo electrónico de prueba en la cuenta con la que inició sesión en la hoja de cálculo de combinación de correspondencia. Se utilizan los valores de campo variable del primer contacto en su lista importada. Cualquier URL de archivo adjunto que haya agregado se agrega al final del mensaje. Puede descargar el archivo desde el enlace o guardar el archivo en su cuenta de Google Drive.

Ejecutar combinación de correspondencia

Vuelva a la hoja de cálculo de combinación de correspondencia y haga clic en Ejecutar combinación de correspondencia para comenzar a enviar los correos electrónicos. Si agregó fechas y horas a la columna Fecha programada para alguno o todos los contactos, los correos electrónicos se enviarán en ese momento. Los correos electrónicos a los contactos sin fecha y hora programadas se enviarán de inmediato.

Una vez que se complete la combinación de correspondencia, haga clic en Listo .

Cambiar el nombre de la hoja de cálculo de combinación de correspondencia

La hoja de cálculo de combinación de correspondencia se guarda automáticamente con el nombre predeterminado Hoja de cálculo sin título . Si desea volver a utilizar esta hoja de cálculo, es posible que desee darle un nombre mejor.

Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo de combinación de correspondencia, haga clic en el nombre en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.

Escriba un nuevo nombre. Este nuevo nombre se muestra en la hoja de cálculo.

El nuevo nombre que ingresó también se usa como el nombre del archivo en su cuenta de Google Drive. Ahora, puede usar esta combinación de correspondencia nuevamente y cambiarla según sea necesario.

La combinación de correspondencia también es una función integrada en Word para Windows , Word para Mac y Outlook 2013 o 2016 en Windows .

¿Utiliza la combinación de correspondencia? ¿Ha encontrado otras formas de combinar correspondencia en Gmail o formas de combinar correspondencia en otros servicios de correo electrónico? Háganos saber sus experiencias en los comentarios.