Si necesita enviar documentos por lotes a un grupo de personas, por ejemplo, una invitación a un evento o una reunión, la función Combinar correspondencia de Microsoft es una forma rápida y sencilla de hacerlo. Anteriormente le mostramos cómo preparar documentos usando la función Combinar correspondencia en Word 2016 para Windows , pero el proceso es un poco diferente para los usuarios de Word 2016 para Mac. En este artículo, te mostramos cómo funciona.
Uso de la función de combinación de correspondencia en Microsoft Word 2016 para Mac
La combinación de correspondencia no es solo para documentos; puede usarlo para folletos, boletines o materiales para envíos masivos. La configuración de un documento para la combinación de correspondencia es un proceso de dos partes, que incluye el documento principal y la fuente de datos que consta de los nombres y direcciones de las personas de cada documento. Word usa la información almacenada en la fuente de datos para combinar y luego generar documentos para cada uno.
Comencemos recopilando información para cada destinatario llamado Nombre de campo. Un nombre de campo contiene información como el nombre, la dirección y el saludo. Otra parte importante de la creación de un documento de combinación de correspondencia es el Formulario, que incluye la información que se envía al destinatario. La carta de muestra a continuación contiene una lista de campos que incluiré en cada documento.
Crear listas de destinatarios
Inicie Microsoft Word, luego seleccione la pestaña Correos > Seleccionar destinatarios > Crear una nueva lista .
La ventana de la fuente de datos aparecerá en la pantalla. Como puede ver, los campos de la lista ya están poblados con nombres que podría usar. Para estar seguro, los eliminaría todos y usaría los suyos propios para evitar confusiones. Seleccione cada campo, luego haga clic en el botón menos para eliminarlo. Después de borrar cada campo, proceda a ingresar el suyo propio. Puede organizar cada campo utilizando las flechas hacia arriba y hacia abajo. Cuando haya terminado, haga clic en Crear.
Asigne un nombre a la fuente de datos y luego haga clic en Guardar.
Rellene los campos con los nombres y direcciones de cada destinatario; cuando termine, haga clic en Aceptar. Tenga en cuenta que para agregar o eliminar un registro, haga clic en el signo más o menos en la esquina inferior izquierda de la ventana.
Insertar campos de combinación y finalizar el documento de combinación
Ahora viene la parte fácil, insertar sus campos de combinación. Seleccione la pestaña Correos, luego haga clic en Insertar campo de combinación, luego elija su campo de combinación. Repita los pasos para completar su documento con los campos de combinación apropiados.
Guarde la carta modelo, seleccione la pestaña Correos, luego haga clic en el botón Finalizar y fusionar, luego haga clic en Editar documentos individuales.
A continuación, puede revisar sus documentos o imprimirlos.
Los usuarios de Word 2016 para Windows notarán que existen ligeras diferencias entre ambas versiones. Word 2016 para Mac recuerda irónicamente a Word 97 para Windows. Independientemente, ambos producen los mismos resultados.
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