Cómo usar la función de clasificación personalizada en Microsoft Excel

Microsoft Excel le proporciona herramientas útiles para analizar y revisar sus datos. Puede usar filtros para encontrar datos rápidamente y formato condicional para hacer que aparezcan datos específicos. Otra herramienta útil es la función de clasificación integrada en Excel.

Puede ordenar los datos alfabéticamente con un simple clic. Pero si desea ordenar usando un valor, color o varias columnas, consulte la ordenación personalizada.

Abra el orden personalizado en Excel

La herramienta de clasificación personalizada está disponible en la versión de escritorio de Excel en Windows y Mac. Y se agregó a Excel para la web a mediados de 2021. Funciona de la misma manera, sin importar qué versión estés usando. Entonces, abra su hoja de cálculo en Excel y comencemos.

1. Seleccione los datos que desea ordenar.
2. Vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Ordenar y filtrar en la sección Edición de la cinta.
3. Elija Clasificación personalizada de la lista desplegable.

Esto muestra el cuadro Ordenar donde configura las opciones que desea usar.

Utilice la ordenación personalizada en Excel

Comenzaremos con una ordenación personalizada simple usando solo un nivel.

1. Si su rango de datos tiene encabezados, marque la casilla en la parte superior derecha. Esto luego muestra esos encabezados en las opciones de clasificación de columnas.
2. Elija la columna por la que desea ordenar . Tenga en cuenta que se ordenarán todos los datos de su selección, no solo esa columna.
3. Seleccione lo que desea ordenar . Puede elegir entre valores de celda, color de celda, color de fuente o formato condicional.
4. Elija el Orden para el tipo. Esta lista desplegable se ajustará según la opción Ordenar por que seleccione. Por ejemplo, si elige Valores de celda, puede elegir A a Z, Z a A o una lista personalizada. Pero si elige un color de celda o fuente, elegirá el color y los mostrará en la parte superior o inferior.
5. Cuando termine, haga clic en Aceptar para aplicar la ordenación a sus datos.

Como puede ver aquí, clasificamos nuestra columna Zapatos por Color de celda y decidimos mostrar esas celdas en la parte superior.

Usar opciones de clasificación personalizadas adicionales

Verá opciones adicionales para su clasificación personalizada en la parte superior de la ventana Ordenar. Si desea realizar una ordenación detallada, estas son las herramientas que querrá utilizar.

Múltiples niveles

Para ordenar usando más de una columna, complete las secciones Ordenar por, Ordenar por y Ordenar. Luego, haga clic en Agregar nivel en la parte superior izquierda. Ahora puede agregar las mismas opciones para la siguiente columna por la que desea ordenar.

Cuando utiliza una ordenación multinivel, Excel ordena los datos según los niveles que configuró en la ventana. Por ejemplo, en nuestra configuración, Excel ordenará por Zapatos y luego por Chaquetas usando un Color de celda para ambos.

Si continúa agregando más niveles a la ordenación, es posible que desee cambiar el orden de los niveles. Seleccione un nivel y utilice las flechas Subir y Bajar para organizar los niveles de clasificación.

Para eliminar un nivel de la ordenación personalizada, selecciónelo y haga clic en Eliminar nivel .

Otra opción es copiar un nivel existente y luego hacerle un pequeño ajuste. Seleccione el nivel y haga clic en Copiar nivel . Aquí, copiamos nuestro nivel de Chaquetas y luego decidimos ordenar por Valores de celda.

Mas opciones

Una forma más de usar el orden personalizado es ajustar la orientación y la distinción entre mayúsculas y minúsculas. Haga clic en el botón Opciones en la barra de herramientas. A continuación, puede marcar la casilla Distinguir entre mayúsculas y minúsculas y elegir entre Ordenar de arriba a abajo u Ordenar de izquierda a derecha . Haga clic en Aceptar para aplicar las opciones a la ordenación personalizada.

Ordenar para detectar sus datos en Excel

Al ordenar sus datos, podrá encontrar los datos exactos que está buscando más fácilmente. Y es posible que desee proporcionar esta vista ordenada a otras personas que revisen su hoja de cálculo.

Para obtener más información, eche un vistazo a estos útiles consejos de Microsoft Excel .