Google Sheets (Parte 11): aprenda sobre los formatos de números

Siempre que trabaje con una hoja de cálculo de Google Sheets , debe utilizar formatos numéricos apropiados para sus datos. Los formatos numéricos le indican a su hoja de cálculo exactamente qué tipo de datos está utilizando, como porcentajes (%), moneda ($), hora, fecha, etc.

¿Por qué utilizar formatos numéricos?

El formato numérico no sólo hace que la hoja de cálculo sea más fácil de leer, sino que también la hace más fácil de usar. Cuando aplica un formato numérico, le está indicando a su hoja de cálculo exactamente qué tipo de valor se almacena en una celda. Por ejemplo, el formato de fecha le indica a la hoja de cálculo que está ingresando fechas específicas del calendario. Esto permite que la hoja de cálculo comprenda mejor sus datos, lo que puede ayudar a garantizar que sus datos permanezcan consistentes y sus fórmulas se calculen correctamente.

Si no necesita utilizar un formato de número específico, la hoja de cálculo generalmente aplicará el formato automáticamente de forma predeterminada. Sin embargo, el formato automático puede aplicar algunos cambios menores de formato a sus datos.

Aplicar formatos de números

Al igual que otros estilos de formato, como cambiar el color de fuente, se aplican formatos numéricos seleccionando celdas y seleccionando las opciones de formato deseadas. Hay dos formas principales de elegir un formato de número:

Haga clic en uno de los comandos de formato rápido de números en la barra de herramientas.

Puede elegir entre más opciones en el menú desplegable adyacente Más formatos .

Este ejemplo aplica formato de moneda, agrega símbolos de moneda ($) y muestra dos decimales para cualquier valor numérico.

Si selecciona cualquier celda con formato numérico, puede ver el valor real de esa celda en la barra de fórmulas. La hoja de cálculo utilizará este valor para fórmulas y otros cálculos.

Utilice los formatos numéricos correctamente

El formato numérico implica mucho más que seleccionar celdas y aplicar formato. Las hojas de cálculo pueden aplicar una variedad de formatos numéricos automáticamente según cómo se ingresan los datos. Esto significa que deberá ingresar los datos de una manera que el programa pueda entender y luego asegurarse de que las celdas estén usando el formato numérico apropiado. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra cómo utilizar correctamente los formatos numéricos para fechas, porcentajes y horas:

Ahora sabes más sobre cómo funcionan los formatos de números. Veamos algunos de los formatos numéricos que se utilizan.

Formato porcentual

Uno de los formatos numéricos más útiles es el formato de porcentaje (%). Muestra valores como porcentajes, como 20% o 55%. Esto es especialmente útil al calcular cosas como costos de impuestos sobre las ventas o propinas. Cuando ingresa un signo de porcentaje (%) después de un número, el formato de número de porcentaje se aplica automáticamente a esa celda.

Como recordarás de clases de matemáticas anteriores, un porcentaje también se puede escribir como decimal. Entonces, 15% es igual a 0,15, 7,5% es igual a 0,075, 20% es igual a 0,20, 55% también es 0,55, etc.

Hay muchas ocasiones en las que el formato porcentual resulta útil. Por ejemplo, en las imágenes siguientes, observe cómo el impuesto sobre las ventas tiene un formato diferente para cada hoja de cálculo (5, 5 % y 0,05):

Como puede ver, el cálculo en la hoja de cálculo de la izquierda no funciona correctamente. Sin formato de porcentaje, la hoja de cálculo asumirá que desea multiplicar $22,50 por 5, no por 5%. Y aunque la hoja de cálculo de la derecha todavía funciona sin formato de porcentaje, la hoja de cálculo del medio es más fácil de leer.

Formato de fecha

Siempre que trabaje con fechas, querrá usar formatos de fecha para que su hoja de cálculo sepa que se está refiriendo a fechas específicas del calendario, como el 15 de julio de 2016. Los formatos de fecha mes también le permiten trabajar con un conjunto de funciones de fecha. que utilizan información de fecha y hora para calcular una respuesta.

Las hojas de cálculo no comprenden la información de la misma manera que los humanos. Por ejemplo, si ingresa el mes de octubre en una celda, la hoja de cálculo no sabrá que está ingresando una fecha, por lo que la tratará como cualquier otro texto. En su lugar, al ingresar fechas, deberá utilizar un formato específico que comprenda su hoja de cálculo, como mes/día/año (o día/mes/año, según el país en el que se encuentre). El siguiente ejemplo ingresará 10/12/2016 para el 12 de octubre de 2016. La hoja de cálculo aplicará automáticamente el formato de número de fecha a la celda.

Ahora el ejemplo ha formateado correctamente la fecha y puede hacer diferentes cosas con estos datos. Por ejemplo, puede utilizar el controlador de relleno para continuar las fechas por columna, de modo que aparezca una fecha diferente en cada celda:

Si el formato de fecha no se aplica automáticamente, significa que la hoja de cálculo no comprende los datos que ingresó. El siguiente ejemplo entró en vigor el 15 de marzo. La hoja de cálculo no entiende que nos estamos refiriendo a una fecha, por lo que el formato automático trata esta celda como texto.

En cambio, si ingresas el 15 de marzo (sin el "th"), la hoja de cálculo lo reconocerá como un día. Como no se incluye el año, la hoja de cálculo agrega automáticamente el año actual para que la fecha tenga toda la información necesaria. La fecha también se puede ingresar de otra manera, como 15/03/2016, 15/03/2016 o 15/03/2016, y la hoja de cálculo aún la reconocerá como una fecha.

Para comprobar si Google Sheets reconoce su entrada como una fecha, busque en la barra de fórmulas. El valor de la celda en la barra de fórmulas se convertirá a un formato numérico como el 15 de marzo de 2016, pero se mostrará en la hoja de trabajo en el formato que ingresó originalmente.

Más opciones de formato de fecha

Para acceder a otras opciones de formato de fecha, seleccione el menú desplegable Más formatos en la barra de herramientas y seleccione Más formatos en la parte inferior, luego seleccione Más formatos de fecha y hora .

Aparecerá el cuadro de diálogo Formatos personalizados de fecha y hora . Desde aquí, puede seleccionar la opción de formato de fecha que desee. Estas son opciones para mostrar fechas de manera diferente, como incluir el día de la semana u omitir el año.

Como puede ver en la barra de fórmulas, el formato de fecha personalizado no cambia la fecha real en la celda, solo cambia la forma en que se muestra.

Consejos para formatear números

A continuación se ofrecen algunos consejos para obtener los mejores resultados con el formato de números.

• Aplicar formato de número a toda la columna : si planea usar una columna para un determinado tipo de datos, como fechas o porcentajes, puede que le resulte más fácil seleccionar toda la columna haciendo clic en la letra de la columna y aplicando el formato de número deseado. De esta manera, cualquier dato que agregue a esta columna en el futuro tendrá el formato numérico correcto. Tenga en cuenta que las filas de encabezado generalmente no se ven afectadas por el formato de los números.

• Vuelva a verificar sus valores después de aplicar el formato numérico : si aplica el formato numérico a los datos existentes, es posible que obtenga resultados inesperados. Por ejemplo, aplicar el formato de porcentaje (%) a una celda con un valor de 5 le dará un 500%, no un 5%. En este caso, deberás volver a ingresar los valores correctamente en cada celda.

• Si hace referencia a una celda con un formato numérico en una fórmula, la hoja de cálculo puede aplicar automáticamente el mismo formato numérico a la nueva celda. Por ejemplo, si usa un valor con formato de moneda en una fórmula, el valor calculado también usará el formato de moneda.

• Si desea que sus datos aparezcan exactamente como se escribieron, debe utilizar el formato de texto sin formato . Este formato es especialmente bueno para números sobre los que no desea realizar cálculos, como números de teléfono, códigos postales o números que comienzan con 0, como 02415. Para obtener mejores resultados, es posible que desee aplicar el formato de texto sin formato antes de ingresar datos. en estas células.

Aumentar y disminuir números decimales.

Los comandos Aumentar decimales y Disminuir decimales le permiten controlar el número de decimales que se muestran en una celda. Estos comandos no cambian el valor de la celda; en su lugar, muestran el valor con un número determinado de decimales.

Al disminuir un decimal se mostrará el valor redondeado a ese decimal, pero el valor real en la celda aún se mostrará en la barra de fórmulas.

Los comandos de aumento/disminución de decimales no funcionan con algunos formatos de números, como fecha y fracción.