Al compartir un documento de Word, probablemente no desee incluir ninguna información personal confidencial ni desee que otros editen el archivo de su documento. Afortunadamente, Word 2016 tiene funciones integradas para ayudar a verificar y proteger documentos. Siga el artículo a continuación para ver detalles sobre cómo hacerlo.
Herramienta de inspección de documentos Document Inspector
Siempre que crea o edita un archivo de Word, es posible que se agregue automáticamente información personal al documento (por ejemplo, información sobre el autor del documento). Puede utilizar la herramienta Inspector de documentos para eliminar esta información antes de compartirla con otras personas.
Usar el inspector de documentos
Paso 1: haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage (lugar central para la gestión de documentos).
Paso 2: en el panel Información, haga clic en Verificar problemas y luego haga clic en Inspeccionar documento en el menú desplegable.
Paso 3: En este punto, aparecerá la ventana del Inspector de documentos. Puede marcar o desmarcar las casillas, según lo que desee revisar, luego hacer clic en Inspeccionar. En este ejemplo, seleccionaremos todos.
Paso 4: Los resultados de la prueba mostrarán signos de exclamación junto a las secciones donde encuentra datos que se consideran confidenciales y tendrán un botón Eliminar todo para cada tipo. Puede hacer clic en Eliminar todo para eliminar esos datos.
Una vez completado, haga clic en Cerrar.
Proteger documentos
De forma predeterminada, cualquier persona con acceso a su documento puede abrir, copiar y editar su contenido, a menos que establezca protección para ese archivo de Word.
Paso 1: haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
Paso 2: desde el panel Información, haga clic en Proteger documento .
Paso 3: en el menú desplegable, haga clic en la opción que mejor se adapte a sus necesidades. En este ejemplo, elegiremos Marcar como Final.
Paso 4: Aparecerá un cuadro de diálogo solicitándole que guarde su selección, haga clic en Aceptar.
Paso 4: Aparecerá otro cuadro de diálogo, continúe haciendo clic en Aceptar .
El documento se marcará como definitivo. Cada vez que alguien abra este archivo, en Word aparecerá una barra de recordatorio en la parte superior del documento para sugerirle que no debe editarlo.
Nota: La opción Marcar como final en realidad no impide que otros editen el documento, porque pueden elegir Editar de todos modos . Si realmente desea evitar que otros editen su documento, puede utilizar la opción Restringir acceso .
Buena suerte.
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