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- Guía completa de Word 2013 (Parte 1): Tareas básicas en Word
- Guía completa de Word 2013 (Parte 2): Cómo crear documentos nuevos y abrir documentos existentes
Cuando crea un nuevo documento en Word, necesitará saber cómo guardarlo para poder acceder a él y editarlo más tarde. Al igual que con las versiones anteriores de Word, puede guardar archivos fácilmente en su computadora. Además, si lo deseas, también puedes guardar archivos en el servicio en la nube usando OneDrive .
Incluso puedes exportar y compartir documentos directamente desde Word .
Mire más videos: Instrucciones sobre cómo guardar y compartir documentos de Word
OneDrive se conocía anteriormente como SkyDrive . Básicamente, no hay nada diferente en la forma en que funciona OneDrive: es simplemente un nuevo nombre dado a un servicio existente. Durante los próximos meses, es posible que todavía vea SkyDrive en algunos productos de Microsoft.
A. Guardar y Guardar como
Word ofrece a los usuarios dos opciones para guardar cualquier archivo: Guardar y Guardar como . En general, estas dos opciones funcionan de manera similar, con sólo algunas diferencias importantes en la configuración.
- Guardar : al crear o editar cualquier documento, utilizará el comando Guardar para guardar los cambios. En la mayoría de los casos utilizará este comando. Al guardar un archivo, el primer paso es asignarle un nombre y encontrar la ubicación para guardarlo. Después de completar el proceso de edición, haga clic en el comando Guardar para guardar el archivo en la misma ubicación y con el mismo nombre.
- Guardar como : utilice este comando para crear una copia del documento dejando el original intacto. Y cuando utilice el comando Guardar como, deberá dar un nombre de título diferente y buscar otra ubicación para guardar esa copia.
I. Guardar un documento
Siempre que abra un nuevo proyecto o realice algunos cambios en su documento de Word, lo más importante es guardar el documento. Almacenar documentos con antelación y con regularidad le ayuda a no tener que preocuparse más por perderlos. Además, también debe prestar atención a la ubicación donde está guardado el documento para poder encontrarlo y abrirlo más fácilmente.
1. Navegue y seleccione el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido .
2. Si está guardando los archivos por primera vez, aparecerá la ventana Guardar como en la vista Backstage .
3. El siguiente paso que debe hacer es elegir una ubicación para guardar el archivo y nombrarlo . Haga clic en Examinar para elegir una ubicación para guardar el archivo en su computadora o puede hacer clic en OneDrive para guardar el archivo en OneDrive.
4. Ahora aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione la ubicación donde desea guardar el documento.
5. Asigne un nombre al archivo y luego haga clic en Guardar .
6. El documento se guardará. Puede hacer clic en el comando Guardar nuevamente para guardar las ediciones en el documento. Además, también puede acceder al comando Guardar presionando la combinación de teclas Ctrl + S.
II. Utilice Guardar como para hacer una copia
Si desea guardar el documento como otra copia conservando el original, puede crear una copia . Por ejemplo, si su archivo se llama Informe de ventas , puede guardar una copia como Informe de ventas 2 y editar libremente el documento en la nueva versión dejando el original intacto.
Para hacer esto, haga clic en el comando Guardar como en la vista Backstage. Y siga los mismos pasos que cuando guarda un archivo, eligiendo una ubicación para guardar el archivo y nombrando el nuevo archivo.
III. Cambiar la ubicación predeterminada para guardar archivos
Si no desea utilizar OneDrive , porque OneDrive está seleccionado como ubicación de almacenamiento predeterminada, puede cambiar la ubicación de almacenamiento predeterminada a Computadora .
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
2. Haga clic en Opciones .
3. El cuadro de diálogo Opciones de Word aparecerá en la pantalla. Seleccione Guardar en el panel izquierdo, luego marque la casilla junto a la opción Guardar en la computadora de forma predeterminada. Haga clic en Aceptar y se cambiará la ubicación de almacenamiento predeterminada.
B. Autorrecuperación
Word 2013 guardará automáticamente el documento en una carpeta temporal mientras usa el documento de Word. Si accidentalmente olvida guardar los cambios en el documento o si Word falla, puede restaurar el archivo usando Autorrecuperación .
Usando Autorrecuperación:
1. Abra Word 2013. Si se encuentra una versión guardada automáticamente del archivo, el panel Recuperación de documentos aparecerá en el panel izquierdo.
2. Haga clic en Abrir para abrir los archivos disponibles. Y sus documentos serán restaurados.
De forma predeterminada, Word guardará automáticamente cada 10 minutos . Si edita un documento durante menos de 10 minutos, es posible que Word no cree una versión guardada automáticamente.
- Si no encuentra el archivo que necesita, puede explorar todos los archivos guardados automáticamente desde la vista Backstage . Seleccione la pestaña Archivo , luego haga clic en Administrar versiones y luego haga clic en Recuperar documentos no guardados .
C. Documentos de exportación
De forma predeterminada, los documentos de Word se guardarán en formato de archivo .docx . Sin embargo, en algunos casos es posible que necesites utilizar otros formatos de archivo, como documentos PDF o Word 97-2003 . La forma más sencilla es exportar su documento desde Word a otros formatos de archivo disponibles.
I. Exportar documentos como archivos PDF
Exportar tu documento como documento de Adobe Acrobat , también conocido como archivo PDF, es especialmente útil en el caso de compartir un archivo con cualquier usuario que no utilice Word. Un archivo PDF permitirá al destinatario ver, pero no editar, el contenido del documento.
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
2. Seleccione Exportar y luego seleccione Crear PDF/XPS .
3. Ahora aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como en la pantalla . Seleccione la ubicación donde desea guardar el documento exportado, asígnele el nombre que desee y luego haga clic en Publicar .
De forma predeterminada, Word exporta todas las páginas del documento. Si solo desea exportar la página actual, haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como . Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. Seleccione Página actual ( página actual ) y luego haga clic en Aceptar para finalizar.
Si desea editar un archivo PDF, Word le permite convertir un archivo PDF en un documento editable . Consulte nuestro artículo Cómo convertir archivos PDF a Word de forma sencilla, sin errores de fuente, para obtener más información.
II. Exportar documentos a otros formatos de archivo
Además, también puede exportar documentos a otros formatos de archivo, como documentos de Word 97-2003 en caso de que desee compartirlos con otros usuarios que usan versiones anteriores de Word, o en un archivo .txt si su documento es de texto sin formato .
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
2. Seleccione Exportar y luego seleccione Cambiar tipo de archivo .
3. Elija un formato de archivo y luego haga clic en Guardar como .
4. El cuadro de diálogo Guardar como aparecerá en la pantalla . Elija cualquier ubicación donde desee guardar el documento exportado, asígnele un nombre y luego haga clic en Guardar .
Además, también puede utilizar el menú desplegable Guardar como tipo : en el cuadro de diálogo Guardar como para guardar documentos en diferentes formatos de archivo.
D. Intercambio de documentos
Word 2013 permite a los usuarios compartir y colaborar fácilmente en documentos utilizando OneDrive. Anteriormente, si deseaba compartir un archivo con otro usuario, debía adjuntar ese archivo de documento en un correo electrónico. Si bien es conveniente, este sistema también crea múltiples versiones del mismo archivo, lo cual es difícil de organizar.
Cuando compartes un documento de Word 2013, en realidad estás permitiendo que otros accedan exactamente al mismo archivo. Esto le permite a usted y a las personas con las que comparte editar el mismo documento sin tener que realizar un seguimiento de varias versiones.
Para compartir un documento, el primer paso que debes dar es guardarlo en OneDrive .
Compartir documentos:
1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage y luego haga clic en Compartir .
2. Aparecerá una ventana Compartir en la pantalla . Haga clic en cualquier opción Compartir para compartir su documento.
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