Los lectores pueden consultar el artículo: Guía completa de Word 2016 (Parte 1): familiarícese con la interfaz Ribbon aquí .
Parte 1: Familiarícese con OneDrive
Muchas funciones nuevas de Office están destinadas a guardar y compartir archivos en línea. OneDrive es el espacio de almacenamiento en línea de Microsoft que puede utilizar para guardar, editar y compartir sus documentos y otros archivos.
Además, puede acceder a OneDrive en dispositivos como computadoras, teléfonos móviles u otros dispositivos que utilice.
Para comenzar a usar OneDrive, todo lo que necesita hacer es configurar una cuenta gratuita de Microsoft (en caso de que aún no tenga una).
Si no tiene una cuenta de Microsoft, puede consultar los pasos para crear una cuenta de Microsoft aquí .
Una vez que tenga una cuenta de Microsoft, el siguiente paso que debe realizar es iniciar sesión en Office. Simplemente haga clic en Iniciar sesión en la esquina superior de la ventana de Windows.
1. Beneficios de usar OneDrive
Una vez que haya iniciado sesión en su cuenta de Microsoft, podrá hacer algunas de estas cosas con OneDrive:
- Acceda a archivos en cualquier lugar: cuando guarda archivos en OneDrive, puede acceder a ellos en cualquier computadora, tableta o teléfono inteligente conectado a Internet. También puedes crear un nuevo documento de texto en OneDrive.
- Copia de seguridad de archivos: al almacenar archivos en OneDrive, también le brinda una capa adicional de protección para datos y archivos. Si algo sale mal en su computadora, OneDrive almacenará sus archivos de forma segura y podrá acceder a ellos.
- Compartir archivos : puede compartir archivos fácilmente en OneDrive con amigos, familiares y colegas. También puedes optar por editar o simplemente leer los archivos o no.
2. Guardar y abrir archivos
Después de iniciar sesión en su cuenta de Microsoft, OneDrive aparecerá como una opción cada vez que abra o archive un archivo.
Además, todavía tienes la opción de almacenar archivos en tu computadora. Pero almacenar archivos en OneDrive le permite acceder a ellos en cualquier dispositivo que no sea su computadora y le permite compartir esos archivos con amigos, familiares y colegas.
Por ejemplo, al hacer clic en Guardar como , puede elegir ubicaciones de almacenamiento como OneDrive o Esta PC.
Parte 2: crear y abrir documentos
1. Introducción
Los archivos de Word también se conocen como documentos. Siempre que abras un nuevo proyecto en Word, tendrás que crear un nuevo documento en blanco o a partir de una plantilla.
Los lectores pueden consultar los pasos para crear y abrir documentos en Word en el siguiente vídeo:
2. Crea un documento en blanco
Al iniciar un nuevo proyecto en Word, el primer paso es abrir un documento en blanco.
a. Seleccione la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage .
b. Seleccione Nuevo y luego haga clic en Documento en blanco .
C. Ahora aparecerá un documento en blanco en la pantalla.
3. Crea un nuevo documento desde Plantilla
Las plantillas se diseñan y existen antes que los documentos; los usuarios pueden usar plantillas para crear rápidamente un nuevo documento. Las plantillas suelen incluir formatos y diseños personalizados, lo que puede ahorrarle tiempo y esfuerzo al abrir un nuevo proyecto.
a. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage y luego seleccione Nuevo .
b. Ahora debajo de la opción Documento en blanco aparecerán una serie de Plantillas. Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar plantillas específicas. En el siguiente ejemplo, buscamos una plantilla llamada Folleto .
C. Puede seleccionar una plantilla para obtener una vista previa.
d. Y en pantalla aparecerá una vista previa de la Plantilla. Haga clic en Crear para usar la plantilla seleccionada.
mi. Aparecerá un nuevo documento con la Plantilla que seleccionaste.
4. Abra un documento existente
Además de crear un documento nuevo, a menudo tendrás que abrir un documento existente que hayas guardado previamente.
a. Navegue hasta la vista Backstage y luego haga clic en Abrir .
b. Seleccione Esta PC y luego haga clic en Examinar . O alternativamente, puede seleccionar OneDrive para abrir archivos almacenados en OneDrive.
C. Ahora aparece el cuadro de diálogo Abrir en la pantalla, navegue y seleccione su documento, luego haga clic en Abrir .
d. El documento que seleccionó aparece en la pantalla.
5. ¿Cómo fijar un documento?
Si trabaja y utiliza un documento con frecuencia, puede fijarlo en la vista Backstage para un acceso más rápido.
a. Navegue hasta la vista Backstage , luego haga clic en Abrir y luego haga clic en Reciente .
b. Aparecerá una lista de documentos editados recientemente. Coloca el cursor sobre el documento que deseas anclar y luego haz clic en el ícono de anclar.
C. Ese documento se fijará en la lista de documentos recientes hasta que lo desancle. Para desanclar un documento, haga clic nuevamente en el ícono de anclar.
Parte 3: Modo de compatibilidad
En algunos casos, es necesario trabajar con documentos creados en versiones anteriores de Microsoft Word, como Word 2010 o Word 2007. Al abrir estos documentos, se mostrarán en modo de compatibilidad.
El modo de compatibilidad deshabilita algunas funciones específicas, por lo que solo puede acceder al comando para encontrar el programa utilizado para crear el documento. Por ejemplo, si abre un documento creado en Word 2007, sólo podrá utilizar las pestañas y los comandos que se encuentran en Word 2007.
En la imagen a continuación puede ver cómo el Modo de compatibilidad puede afectar los comandos disponibles. Y debido a que el documento en el panel izquierdo se abre en Modo de compatibilidad, solo muestra comandos disponibles en Word 2007.
Para salir del modo de compatibilidad, deberá convertir el documento a la versión actual. Sin embargo, si colabora con personas que sólo tienen acceso a versiones anteriores de Word, es mejor dejar el documento en modo de compatibilidad; el formato no cambiará.
1. Convertir un documento
Si desea acceder a todas las funciones de Word 2016, puede convertir el documento al formato de archivo de 2016.
a. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage, luego navegue y seleccione el comando Convertir .
b. En este momento, aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla. Aquí hace clic en Aceptar para confirmar la actualización del archivo.
C. El documento se convertirá al formato de archivo más reciente.
Nota:
La conversión de un archivo puede provocar algunos cambios en el diseño original del documento.
Parte IV: Guardar y compartir documentos
1. Introducción
Al crear un nuevo documento en Word, necesitará saber cómo guardar el documento para acceder a él y editarlo. En versiones anteriores de Microsoft Word, podía guardar archivos fácilmente en su computadora. Además, si lo desea, también puede guardar archivos en el servicio en la nube usando OneDrive.
Incluso puedes exportar y compartir documentos directamente desde Word.
Vea más instrucciones en video sobre cómo guardar y compartir documentos de Word a continuación:
2. Guardar y Guardar como
Word ofrece a los usuarios 2 opciones para guardar cualquier archivo: Guardar y Guardar como . En general, estas dos opciones funcionan de manera similar, sólo que con algunas configuraciones importantes.
- Guardar : cuando cree o edite cualquier documento, utilizará el comando Guardar para guardar los cambios. En la mayoría de los casos utilizará este comando. Al guardar un archivo, el primer paso es asignarle un nombre y encontrar la ubicación para guardarlo. Después de completar el proceso de edición, haga clic en el comando Guardar para guardar el archivo en la misma ubicación y con el mismo nombre.
- Guardar como : utilice este comando para crear una copia del documento conservando el original. Y al utilizar el comando Guardar como , tendrás que darle un nombre diferente y buscar otra ubicación para guardar esa copia.
3. Guardar un documento
Siempre que abra un nuevo proyecto o realice algunos cambios en su documento de Word, lo más importante es guardar el documento. Guardar documentos con anticipación y, a menudo, le ayuda a no tener que preocuparse más por perderlos. Además, también debe prestar atención a la ubicación donde está guardado el documento para poder encontrarlo y abrirlo más fácilmente.
a. Navegue y seleccione el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido .
b. Si guarda los archivos por primera vez, se mostrará la ventana Guardar como en la vista Backstage.
C. El siguiente paso que debe hacer es elegir una ubicación para guardar el archivo y nombrarlo. Haga clic en Examinar para seleccionar una ubicación para guardar el archivo en su computadora. O alternativamente, puede hacer clic en OneDrive para guardar el archivo en OneDrive.
d. Ahora aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione la ubicación donde desea guardar el documento.
mi. Asigne un nombre al archivo y luego haga clic en Guardar .
F. El documento se guardará. Puede hacer clic en el comando Guardar nuevamente para guardar las ediciones en el documento.
También puede acceder al comando Guardar presionando la combinación de teclas Ctrl + S.
4. Utilice Guardar como para crear una copia.
Si desea guardar el documento como otra copia conservando el original, puede crear una copia. Por ejemplo, si su archivo se llama Informe de ventas , puede guardar una copia como Informe de ventas 2 y editar libremente el documento en la nueva versión mientras el original permanece intacto.
Para hacer esto, haga clic en el comando Guardar como en la vista Backstage. Y haga lo mismo que cuando guarda un archivo, elija una ubicación para guardar el archivo y nombre el nuevo archivo.
5. Cambie la ubicación predeterminada para guardar archivos.
Si no desea utilizar OneDrive, porque OneDrive está seleccionado como ubicación de almacenamiento predeterminada, puede cambiar la ubicación de almacenamiento predeterminada a Esta PC.
a. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.
b. Haga clic en Opciones .
C. El cuadro de diálogo Opciones de Word aparecerá en la pantalla. Seleccione Guardar en el panel izquierdo, luego marque la casilla junto a la opción Guardar en la computadora de forma predeterminada y luego haga clic en Aceptar . Y se cambiará la ubicación de almacenamiento predeterminada.
Parte V: Autorrecuperación
Word guarda automáticamente el documento en una carpeta temporal mientras usa el documento de Word. Si accidentalmente olvida guardar los cambios en el documento o si Word falla, puede restaurar el archivo usando Autorrecuperación.
Usando Autorrecuperación:
a. Abra Word. Si se detecta una versión guardada automáticamente de un archivo, el panel Recuperación de documentos aparecerá en el panel izquierdo.
b. Haga clic para abrir los archivos disponibles. Y sus documentos serán restaurados.
De forma predeterminada, Word guardará automáticamente cada 10 minutos. Si edita un documento durante menos de 10 minutos, es posible que Word no cree una versión guardada automáticamente.
Si no ve el archivo que necesita, puede explorar todos los archivos guardados automáticamente desde la vista Backstage . Seleccione la pestaña Archivo , luego haga clic en Administrar versiones y luego haga clic en Recuperar documentos no guardados .
Parte VI: Documentos de exportación
De forma predeterminada, los documentos de Word se guardarán en formato de archivo .docx. Sin embargo, en algunos casos es posible que necesite utilizar otros formatos de archivo, como documentos PDF o Word 97-2003. La forma más sencilla es exportar su documento desde Word a otros formatos de archivo disponibles.
1. Exportar documentos como archivos PDF
Exportar su documento como documento de Adobe Acrobat, también conocido como archivo PDF, es especialmente útil si comparte un archivo con cualquier usuario que no use Word.
a. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage , luego seleccione Exportar y luego seleccione Crear PDF/XPS .
b. En este momento, aparecerá en la pantalla el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione la ubicación donde desea guardar el documento exportado, asígnele el nombre que desee y luego haga clic en Publicar .
Si desea editar un archivo PDF, Word le permite convertir un archivo PDF en un documento editable.
2. Exporte el documento a otro formato de archivo.
Además, también puede exportar documentos a otros formatos de archivo, como documentos de Word 97-2003 en caso de que desee compartirlos con otros usuarios que usan versiones anteriores de Word, o a un archivo .txt si su documento es de texto sin formato. .
a. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage, seleccione Exportar y luego seleccione Cambiar tipo de archivo .
b. Elija un formato de archivo y luego haga clic en Guardar como .
C. El cuadro de diálogo Guardar como aparecerá en la pantalla . Elija cualquier ubicación donde desee guardar el documento exportado, asígnele un nombre y luego haga clic en Guardar .
También puede utilizar el menú desplegable Guardar como tipo en el cuadro de diálogo Guardar como para guardar documentos en diferentes formatos de archivo.
Parte VII: Intercambio de documentos
Word permite a los usuarios compartir y colaborar fácilmente en documentos usando OneDrive. Anteriormente, si deseaba compartir un archivo con otro usuario, debía adjuntar ese archivo de documento en el correo electrónico.
Para compartir un documento, el primer paso que debe realizar es guardarlo en OneDrive.
Compartir documentos:
a. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage y luego haga clic en Compartir .
b. Aparecerá una ventana Compartir en la pantalla.
Haga clic en cualquier opción Compartir para compartir su documento.
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