Hojas de cálculo de Google (Parte 9): ordenar y filtrar datos

Google Sheets te permite analizar y trabajar con una cantidad significativa de datos. A medida que agrega más contenido a su hoja de cálculo, organizar la información que contiene se vuelve extremadamente importante. Google Sheets le permite reorganizar sus datos clasificándolos y aplicándoles filtros. Puede ordenar sus datos alfabética o numéricamente, o puede aplicar filtros para limitar los datos y ocultar algunos de ellos a la vista.

En esta lección, aprenderá cómo organizar mejor sus datos y el contenido de sus hojas de cálculo. También aprenderá a filtrar datos para mostrar solo la información que necesita.

Tipos de clasificación

Al ordenar datos, es importante decidir primero si desea que la clasificación se aplique a toda la hoja de trabajo o a un área seleccionada.

Ordenar por hoja organiza todos los datos de una hoja de cálculo por columna. La información relacionada en cada fila se guarda junta cuando se aplica la clasificación. En la imagen siguiente, la columna Nombre se ha ordenado para mostrar los nombres de los clientes en orden alfabético. La información de dirección de cada cliente se ha guardado con el nombre correspondiente.

La ordenación por rango ordena los datos dentro de un rango de celdas, lo que puede resultar útil cuando se trabaja con una hoja de cálculo que contiene muchas tablas. Ordenar un rango no afectará el resto del contenido de la hoja de trabajo.

Cómo organizar una hoja de trabajo

El ejemplo ordenaría la lista de clientes alfabéticamente según el apellido. Para que la clasificación funcione correctamente, su hoja de trabajo debe incluir una fila de encabezado, que se utiliza para identificar el nombre de cada columna. La fila del encabezado se congelará para que las etiquetas del encabezado no se incluyan en la clasificación.

1. Haga clic en Ver y coloque el cursor sobre Congelar. Seleccione una fila del menú que aparece.

2. La fila del encabezado está congelada. Decida qué columna se ordenará y luego haga clic en una celda de la columna.

3. Haga clic en Datos y seleccione Ordenar hoja por columna, AZ (ascendente) u Ordenar hoja por columna, ZA (descendente) . Por ejemplo, elegiremos Ordenar hoja por columna, AZ .

4. La hoja se ordenará según su selección.

Cómo ordenar un rango

El ejemplo seleccionaría una subtabla en el formulario de pedido de camisetas para ordenar la cantidad de camisetas pedidas por clase.

1. Seleccione el rango de celdas que desea ordenar. Por ejemplo, seleccionaremos el rango de celdas G3:H6.

2. Haga clic en Datos y seleccione Ordenar rango en el menú desplegable.

3. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar . Seleccione la columna que desea ordenar.

4. Seleccione ascendente o descendente. Por ejemplo elegiremos descendente (ZA). Luego haga clic en Ordenar.

5. El rango se ordenará según su selección (en el ejemplo, los datos se ordenaron en orden descendente según la columna Órdenes ).

Cómo crear filtros

El ejemplo aplicaría un filtro a la hoja de registro del dispositivo para mostrar solo las computadoras portátiles y proyectores disponibles para préstamo. Para que la clasificación funcione correctamente, la hoja de trabajo debe incluir una fila de encabezado, que se utiliza para identificar el nombre de cada columna. La fila del encabezado se arreglará para que las etiquetas del encabezado no se incluyan en el filtro.

1. Haga clic en Ver y coloque el cursor sobre Congelar. Seleccione una fila del menú que aparece.

2. Haga clic en cualquier celda que contenga datos.

3. Haga clic en el botón Filtrar.

4. Aparecerá una flecha desplegable en el encabezado de cada columna.

5. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. El ejemplo filtraría la columna B para ver solo ciertos tipos de dispositivos.

6. Haga clic en Borrar para borrar todas las comprobaciones.

7. Seleccione los datos que desea filtrar y luego haga clic en Aceptar. Por ejemplo, seleccionaremos Laptop y Proyector para ver solo este tipo de dispositivos.

8. Los datos serán filtrados, ocultando temporalmente cualquier contenido que no coincida con los criterios. En el ejemplo, solo se muestran la computadora portátil y el proyector.

Aplicar múltiples filtros

Los filtros son acumulativos, lo que significa que puede aplicar varios filtros para ayudar a limitar los resultados. El ejemplo ha filtrado su hoja para mostrar computadoras portátiles y proyectores, ahora quiere limitarla aún más para mostrar solo computadoras portátiles y proyectores que se probaron en agosto.

1. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. El ejemplo agregará un filtro a la columna D para ver información por fecha.

2. Marque o desmarque las casillas según los datos que desee filtrar y luego haga clic en Aceptar. El ejemplo anularía la selección de todo excepto agosto.

3. Se aplicará el nuevo filtro. En el ejemplo, la hoja ahora está filtrada para mostrar solo las computadoras portátiles y proyectores que se probaron en agosto.

Si está colaborando con otras personas en una hoja de trabajo, puede crear una vista de filtro. La creación de filtros de visualización le permite filtrar datos sin afectar la visualización de los datos por parte de otras personas; sólo afecta tu propia perspectiva. También le permite nombrar vistas y guardar varias vistas. Puede crear una vista de filtro haciendo clic en la flecha desplegable junto al botón Filtrar.

Cómo eliminar todos los filtros

Haga clic en el botón Filtrar y la hoja de cálculo volverá a su forma original.