Comment préparer une note de crédit dans QuickBooks 2021

Les notes de crédit peuvent être des moyens pratiques de corriger les erreurs de saisie de données que vous n'avez pas trouvées ou corrigées plus tôt. Les notes de crédit sont également des moyens pratiques de gérer des choses comme les retours et les remboursements des clients. Si vous avez préparé une facture ou deux dans votre temps, vous constaterez qu'il est beaucoup plus facile de préparer une note de crédit QuickBooks que d'utiliser des méthodes à l'ancienne.

Les étapes suivantes décrivent comment créer le type de note de crédit le plus compliqué et le plus complexe : une note de crédit produit. Cependant, la création d'un service ou d'une note de crédit professionnelle fonctionne essentiellement de la même manière. Vous remplissez simplement moins de champs.

Pour créer une note de crédit produit, procédez comme suit :

1. Choisissez Clients→Créer des avoirs/remboursements ou cliquez sur l'icône Remboursements et crédits dans la section Client de la page d'accueil pour afficher la fenêtre Créer des avoirs/remboursements (comme illustré).

La fenêtre Créer des avoirs/remboursements

2. Identifiez le client et, si nécessaire, le travail dans le menu déroulant Client : Travail.

Vous pouvez choisir le client ou le travail dans la liste en cliquant dessus.

3. (Facultatif) Spécifiez une classe pour la note de crédit.

Si vous utilisez des classes pour catégoriser les transactions, activez le menu déroulant Classe et choisissez la classe appropriée pour la note de crédit.

4. Datez la note de crédit (bien que la stabilité soit facultative).

Appuyez sur Tab pour déplacer le curseur vers la zone de texte Date. Saisissez ensuite la date correcte au format MM/JJ/AAAA.

5. (Facultatif) Saisissez un numéro de note de crédit.

QuickBooks suggère un numéro de note de crédit en ajoutant 1 au dernier numéro de note de crédit que vous avez utilisé. Vous pouvez accepter le numéro ou l'onglet dans la zone de texte N° de crédit pour modifier le numéro comme vous le souhaitez.

6. Corrigez l'adresse du Client, si nécessaire.

QuickBooks récupère l'adresse de facturation dans la liste des clients. Vous pouvez modifier l'adresse de la note de crédit en remplaçant une partie de l'adresse de facturation habituelle. En règle générale, vous devez utiliser la même adresse pour la note de crédit que celle que vous utilisez pour la ou les factures d'origine.

7. (Facultatif . . . en quelque sorte) Fournissez le numéro de bon de commande.

Si la note de crédit ajuste le solde total restant sur un bon de commande client, vous devez probablement entrer le numéro du bon de commande dans la zone de texte Numéro de bon de commande.

Voici ma logique sur cette suggestion, pour les lecteurs qui s'en soucient : si vous avez facturé 1 000 $ à votre client sur le bon de commande n° 1984, qui autorise un achat de 1 000 $, vous avez utilisé la totalité du bon de commande - du moins selon le commis aux comptes fournisseurs du client, qui traite vos factures. Si vous vous assurez qu'une note de crédit de 1 000 $ est identifiée comme étant liée au bon de commande n° 1984, vous libérez essentiellement le solde d'achat de 1 000 $, ce qui peut signifier que vous pouvez utiliser ou facturer à nouveau le bon de commande.

8. Si le client retourne des articles, décrivez chaque article.

Déplacez le curseur sur la première ligne de la zone de texte Article/Description/Qté/Taux/Montant/Taxe. Dans la première ligne vide de la case, activez le menu déroulant Article puis choisissez l'article. QuickBooks remplit les zones de texte Description et Taux avec la description de vente et le prix de vente que vous avez entrés dans la liste des articles. (Vous pouvez modifier ces informations si vous le souhaitez, mais cela n'est pas nécessaire.) Entrez le nombre d'articles que le client retourne (ou ne paie pas) dans la zone de texte Qté. (Après avoir entré ce nombre, QuickBooks calcule le montant en multipliant la quantité par le tarif.) Entrez chaque article que le client retourne en remplissant les lignes vides de la zone de liste.

Dans le cas des articles en stock, QuickBooks suppose que les articles que vous montrez sur une note de crédit sont remis en stock. Vous souhaitez ajuster vos décomptes physiques d'inventaire si des articles invendus sont retournés.

Comme pour les factures, vous pouvez mettre autant d'articles dans un avoir que vous le souhaitez. Si vous n'avez pas assez de place sur une seule page, QuickBooks continue d'ajouter des pages à la note de crédit jusqu'à ce que vous ayez terminé. L'information totale, bien sûr, va à la dernière page.

9. Décrivez tous les éléments spéciaux que la note de crédit devrait inclure.

Si vous souhaitez émettre une note de crédit pour d'autres articles qui apparaissent dans la facture d'origine (frais de transport, remises, autres frais, etc.), ajoutez les descriptions de chaque article à la liste des articles.

Pour ajouter des descriptions de ces articles, activez le menu déroulant Article de la ligne vide suivante, puis choisissez l'article spécial. (Vous activez la liste en cliquant sur le champ pour le transformer en menu déroulant, puis en cliquant sur la flèche vers le bas du champ pour accéder au menu.) Une fois que QuickBooks a rempli les zones de texte Description et Note, modifiez ces informations (si nécessaire). Saisissez chaque article spécial (sous-total, remise, fret, etc.) que vous détaillez dans la note de crédit.

Si vous souhaitez inclure un article de remise, vous devez coller un article de sous-total dans la note de crédit après l'inventaire ou d'autres articles que vous avez réduits. Collez ensuite un article Discount directement après l'article Sous-total. Lorsque vous faites cela, QuickBooks calcule la remise en pourcentage du sous-total.

10. (Facultatif) Ajoutez un message client.

Activez le menu déroulant Message client et choisissez un message client intelligent.

11. Spécifiez la taxe de vente.

Déplacez le curseur sur la zone de liste Taxe, activez le menu déroulant, puis choisissez la taxe de vente appropriée.

12. (Facultatif, mais une très bonne idée) Ajoutez un mémo.

Vous pouvez utiliser la zone de texte Mémo pour ajouter une description de mémo à la note de crédit. Vous pouvez utiliser cette description pour expliquer les raisons de l'émission de la note de crédit et pour faire des références croisées avec la ou les factures originales, par exemple. Notez que le champ Mémo s'imprime dans le relevé client.

13. Si vous souhaitez retarder l'impression de cette note de crédit, cochez la case Imprimer plus tard.

Je souhaite reporter la discussion sur l'action de la case à cocher Imprimer plus tard jusqu'à ce que j'aie terminé la discussion sur la création d'un avoir. La couverture de l'impression des factures et des notes de crédit est abordée dans une section ultérieure.

14. Enregistrez la note de crédit.

Pour enregistrer une note de crédit terminée, cliquez sur le bouton Enregistrer et nouveau ou Enregistrer et fermer. QuickBooks affiche une boîte de dialogue qui vous demande ce que vous voulez faire avec la note de crédit : conserver le crédit, donner un remboursement ou appliquer le crédit à une facture. Faites votre choix en cliquant sur le bouton qui correspond à ce que vous souhaitez faire. Si vous choisissez Appliquer à la facture, QuickBooks vous demande des informations supplémentaires. QuickBooks enregistre la note de crédit qui est à l'écran et, si vous avez cliqué sur Enregistrer et nouveau, affiche une fenêtre vide Créer des notes de crédit/remboursements afin que vous puissiez créer une autre note de crédit. (Notez que vous pouvez parcourir les notes de crédit que vous avez créées précédemment en cliquant sur les boutons Suivant et Précédent.) Lorsque vous avez terminé de créer des notes de crédit, vous pouvez cliquer sur le bouton Fermer du formulaire de note de crédit.

Si vous indiquez que vous souhaitez imprimer un chèque de remboursement, QuickBooks affiche la fenêtre Écrire des chèques et remplit automatiquement le chèque, en le liant au mémo.