Utilisation de QuickBooks pour gérer les stocks dans une entreprise de fabrication

Le suivi des stocks dans une entreprise manufacturière est plus difficile que dans d'autres types d'entreprises. Lorsque vous réduisez tout à son essence dans QuickBooks, le problème provient de quelques exigences comptables délicates :

• Dans un environnement de fabrication, le fabricant combine des articles de matières premières en articles de produits finis. Cela signifie - et c'est la partie difficile - que le processus de fabrication réduit le nombre et la valeur des stocks de certains articles (les matières premières ou les composants) et augmente en même temps le nombre et la valeur des autres produits finis.
• Dans un environnement de fabrication, les règles disent que vous ne comptez pas seulement la valeur des articles dans les valeurs d'inventaire des produits finis. Vous comptez également le coût de la main-d'œuvre et les frais généraux d'usine utilisés pour la fabrication des articles.

QuickBooks résout le premier problème lié à l'inventaire de fabrication, mais il ne résout ni ne résout le deuxième problème. Heureusement, tant que vous êtes un petit fabricant, vous n'avez probablement pas à trop vous soucier du deuxième problème. Vous devriez demander à votre CPA à ce sujet. Mais ne vous inquiétez pas, le Congrès et l'Internal Revenue Service ont fourni un tas d'échappatoires qui facilitent la comptabilité pour les petits gars.

Gestion simple des stocks fabriqués

Si vous utilisez QuickBooks Pro ou certaines versions antérieures de QuickBooks Premier, vous n'avez pas la possibilité de comptabiliser la fabrication de l'inventaire dans QuickBooks. Le mieux que vous puissiez faire est de regrouper les articles à combiner en articles individuels dans la facture d'un client.

Cette approche semble bâclée, mais elle n'est pas aussi mauvaise qu'on pourrait le penser à première vue. Vous pouvez choisir de n'afficher que l'article de groupe dans une facture client. Cela signifie — pour reprendre l'exemple du fleuriste vendant des roses rouges et des vases — que le fleuriste peut « fabriquer » un vase en cristal d'une douzaine de roses rouges et ensuite présenter l'article fabriqué en tant qu'article groupé sur la facture du client.

La seule chose qui pose problème à propos de l'approche « utiliser simplement un article de groupe » est qu'elle ne vous donne pas un moyen de suivre les valeurs d'inventaire des produits finis.

Exécution de la comptabilité des stocks dans QuickBooks

Pour tenir compte de la fabrication de l'inventaire dans QuickBooks Premier ou QuickBooks Enterprise Solutions, vous ajoutez des articles d'assemblage d'inventaire à la liste d'articles pour les articles que vous fabriquez. Vous enregistrez également la fabrication d'articles au fur et à mesure que vous les fabriquez .

Supposons que Pine Lake Porcelain achète et revend principalement des tasses à café et autres objets en porcelaine. Mais supposons également qu'une fois par an, Pine Lake Porcelain rassemble une collection de tasses à café rouges dans un coffret cadeau de la Saint-Valentin. Dans ce cas, QuickBooks peut enregistrer l'assemblage d'un coffret cadeau qui combine, par exemple, quatre tasses à café rouges, une boîte en carton et un emballage en papier de soie.

Ajout d'articles d'assemblage d'inventaire

Pour décrire les articles fabriqués, procédez comme suit :

Choisissez Listes → Liste d'articles.\

QuickBooks affiche la fenêtre Liste d'articles.

Cliquez sur le bouton Article dans la fenêtre Liste d'articles et choisissez Nouveau dans la liste déroulante.

QuickBooks affiche la fenêtre Nouvel élément.

Choisissez l'élément d'assemblage d'inventaire dans la liste déroulante Type.

QuickBooks affiche la version d'assemblage d'inventaire de la fenêtre Nouvel article.

Spécifiez le compte à utiliser pour suivre le coût de cet article lorsque vous le vendez.

QuickBooks suggère le compte Coût des marchandises vendues. Si vous avez créé d'autres comptes pour votre COGS, choisissez l'autre compte approprié.

Décrivez l'article fabriqué.

Tapez une description de l'article que vous souhaitez voir apparaître dans les documents que vos clients voient, tels que les factures. (QuickBooks suggère la même description que celle que vous avez utilisée dans la zone de texte Description sur les transactions d'achat par défaut.)

Entrez le montant que vous facturez pour l'article dans la case Prix de vente.

Indiquez si l'article fabriqué est soumis à la taxe de vente en utilisant la liste déroulante Code fiscal.

Utilisez la liste déroulante Compte de revenu pour spécifier le compte que vous souhaitez que QuickBooks utilise pour suivre le revenu de la vente de l'article.

Identifiez les composants qui entrent dans l'article fini.

Utilisez la liste de nomenclature pour identifier les éléments de composants individuels et les quantités nécessaires pour faire l'assemblage d'inventaire. Chaque élément de composant va sur une ligne distincte dans la liste. Pour ne pas être trop redondant, mais notez que vous identifiez à la fois l'élément de composant et le nombre d'éléments de composant nécessaires.

Identifiez le compte d'actif.

Spécifiez l'autre compte d'actif actuel que vous souhaitez que QuickBooks utilise pour suivre la valeur de cet élément d'inventaire.

Sélectionnez un point de construction.

Utilisez les cases Build Point pour spécifier la plus petite quantité de stock de cet article qui peut rester avant d'en fabriquer plus. Lorsque le niveau de stock tombe à cette quantité, QuickBooks ajoute un rappel à la liste de rappels, vous informant que vous devez faire plus de l'article.

Ignorez les cases En stock et Valeur totale.

Vous voyez cette boîte En stock ? Laissez-le à zéro. Entrer un numéro maintenant, c'est enregistrer une transaction non catégorisée, et vous ne voulez pas le faire. Allez-y et laissez également le champ Valeur totale défini sur zéro.

Laissez la zone En date du vide ou entrez la date actuelle.

Ce n'est pas grave.

La version d'assemblage d'inventaire de la fenêtre Nouvel article.

Enregistrement de la fabrication ou de l'assemblage d'articles

Pour construire un assemblage, choisissez la commande Fournisseurs → Activités d'inventaire → Construire des assemblages. QuickBooks affiche la fenêtre Construire des assemblages. Tout ce que vous faites est de choisir la chose que vous voulez construire dans la liste déroulante Élément d'assemblage, puis entrez la quantité que vous (ou un malheureux collègue) avez construite dans la zone Quantité à construire dans le coin inférieur droit. Ensuite, vous cliquez sur le bouton Build & Close ou Build & New. (Cliquez sur le bouton Build & New si vous souhaitez enregistrer l'assemblage de certains autres éléments.)

La version Construire des assemblages de la fenêtre Nouvel élément.

Voici quelques points à retenir concernant la commande Build Assemblies :

• Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, QuickBooks affiche la quantité de l'assemblage que vous avez en main et le nombre de clients qui ont passé des commandes. C'est une information assez utile à avoir, alors n'oubliez pas qu'elle est là.
• Un tableau dans la fenêtre Construire des assemblages vous montre ce qui entre dans votre produit. Pas que vous vous en souciez, mais c'est une nomenclature.
• Au bas de la liste des nomenclatures, QuickBooks vous indique le nombre maximal d'assemblages que vous pouvez réaliser, compte tenu de vos stocks actuels.
• Lorsque vous créez un article, QuickBooks ajuste le nombre d'articles en stock. Si vous fabriquez des coffrets cadeaux, chacun avec quatre tasses rouges et deux mouchoirs en papier, QuickBooks réduit le nombre d'articles des tasses rouges et des mouchoirs en papier, et augmente le nombre d'articles des coffrets cadeaux lorsque vous enregistrez la construction de l'assemblage.

Certains des composants utilisés dans un assemblage peuvent ne pas être des articles en stock. Vous pouvez utiliser des pièces hors stock dans un assemblage.

Gestion de plusieurs emplacements d'inventaire

QuickBooks Enterprise Solutions vous permet de relever le défi de la tenue de dossiers consistant à stocker l'inventaire dans plusieurs emplacements. Pour activer cette fonctionnalité, appelée Suivi d'inventaire avancé, choisissez la commande Modifier → Préférences, cliquez sur Articles et inventaire, cliquez sur l'onglet Préférences de l'entreprise, puis cliquez sur le bouton Paramètres d'inventaire avancés.

Si vous utilisez la version Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks affiche des boîtes de dialogue qui vous permettent de créer une liste de sites d'inventaire et ajoute également des champs aux fenêtres et boîtes de dialogue appropriées afin que vous puissiez suivre les articles d'inventaire par site. Si vous n'utilisez pas la version Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks affiche des informations sur la façon dont vous pouvez effectuer une mise à niveau vers Enterprise Solutions.