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Qu’est-ce que Smartsheet ?

Smartsheet est une plateforme de travail dynamique qui vous permet de gérer des projets, de créer des flux de travail et de collaborer avec votre équipe. Smartsheet simplifie divers aspects des projets, tels que la gestion des ressources, le contenu, la documentation, les commentaires, les approbations, les révisions, etc. Les utilisateurs de différents secteurs dans plus de 190 pays trouvent cette application Web pratique pour gérer des projets impliquant plusieurs services opérationnels.

Principales fonctionnalités de Smartsheet

1. Gestion du contenu

Gestion de contenu

Smartsheet ajoute de la valeur à toutes les tâches de gestion de contenu que vous effectuez. Si vous êtes blogueur, Youtuber, designer ou photographe, vous pouvez rationaliser l'ensemble de votre gestion de contenu avec cette application. Vous n'avez même pas besoin d'embaucher du personnel supplémentaire pour gérer le contenu de cette application car il s'agit d'un outil facile à utiliser.

Certaines tâches importantes de gestion de contenu que vous pouvez effectuer sur Smartsheet sont :

• Un tableau de flux de production dédié pour surveiller la production de contenu des membres de l'équipe.
• Des notifications et des rappels faciles à configurer aident les concepteurs à respecter leur calendrier.
• Les membres de l'équipe et les clients concernés peuvent facilement consulter le contenu pour le vérifier.
• Les approbateurs peuvent examiner le contenu en temps réel pour minimiser le temps d'inactivité du créateur.
• Plusieurs canaux de rétroaction comme les conversations et les commentaires sont épinglés et approuvés individuellement.

2. Gestion des ressources du projet

La gestion des ressources vous aide à visualiser l'utilisation des capacités des membres de votre équipe, à trouver une personne compétente pour les tâches, à réduire les coûts du projet et, surtout, à continuer de croître. Vous pouvez essayer les actions suivantes pour démarrer avec la gestion des ressources :

• Importez des listes d'employés ou de collaborateurs à partir de n'importe quel fichier de feuille de calcul.
• Vous pouvez ajouter des clients et des projets de manière structurée.
• Créez un calendrier détaillé des tâches d'un projet en attribuant des ressources à partir de la liste. Un simple curseur vous permet de définir les heures, les délais, etc.
• Les membres de l'équipe peuvent suivre leur temps dans une variété de formats tels que les heures, les minutes détaillées et les demi-journées.
• La puissante page Analytics extrait les données des personnes, du budget et du temps afin que vous puissiez les filtrer et les regrouper dans des rapports détaillés.

3. Collaboration fluide en équipe

Collaboration fluide en équipe

Smartsheet facilite la collaboration et la communication à 360° avec les collaborateurs, les clients, les membres de l'équipe, etc. Sa flexibilité vous permet de partager un seul élément, plusieurs éléments ou l'intégralité de l'espace de travail. De plus, vous pouvez collecter des commentaires et des commentaires anonymes via des formulaires qui nécessitent moins de clics à créer.

La section Conversations maintient les canaux de communication du projet ouverts via un certain nombre de moyens tels que @Mention , les pièces jointes, les preuves et les rappels. Cet outil permet d'enregistrer des conversations à différents niveaux tels que des feuilles, des lignes et des espaces de travail. De plus, vous pouvez personnaliser les niveaux d'accès des utilisateurs pour autoriser ou révoquer l'autorisation de modifier les commentaires.

4. Gestion des processus

La gestion des processus

Devez-vous souvent travailler sur différents projets ou superviser plusieurs projets ? Alors Smartsheet est la plateforme idéale pour vous. Cet outil possède de nombreuses fonctions qui vous aident à gérer plusieurs projets à partir d'un seul centre de contrôle, notamment :

• Planifiez et configurez facilement des projets sur Smartsheet grâce aux plans de projet. Il s'agit des rapports, feuilles et tableaux de bord réutilisables qui composent un projet.
• Un tableau de bord stratégique fournit une vue complète de chaque projet du portefeuille.
• Visualisation basée sur un widget de l'état de plusieurs projets et accès en un clic à leurs feuilles.
• Un tableau de bord central vous permet d'approuver le contenu, les tâches, les épreuves, les responsables, etc.
• Le module de mise à jour globale permet d'apporter des modifications aux panneaux de projet réalisés à partir d'une conception spécifique.

5. Gestion des actifs numériques

La gestion des actifs numériques sur une plateforme en ligne sécurisée est une tâche essentielle pour un concepteur ou un développeur créatif. Parfois, les clients ne peuvent pas accéder à votre travail ou quelqu'un copie votre travail à votre insu parce que vous devez vous concentrer sur la création de contenu.

Smartsheet vous donne accès à Brandfolder pour résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus. Cet outil vous permet de distribuer ou d'afficher des actifs numériques en toute sécurité et efficacement. Il vous permet également de :

• Personnalisez la plateforme en fonction du style de votre marque.
• Recherchez facilement différentes métadonnées de contenu via le filtrage, le tri, etc.

6. Automatisez les tâches

Vous pouvez remplacer les tâches manuelles ou répétitives par des flux de travail automatisés, aidant ainsi les membres de l'équipe à éviter l'inefficacité ou l'ennui, grâce à l'automatisation des flux de travail Smartsheet. Le module de flux de travail automatisé est un outil intuitif. Par conséquent, les utilisateurs n’ont besoin d’aucune expertise en codage pour automatiser la tâche.

Les actions, les déclencheurs et les conditions sont les trois composants qui créent des flux de travail automatisés. Vous pouvez automatiser les tâches suivantes :

• Informez les responsables des changements importants ou rappelez-leur les délais.
• Demandez l’approbation ou examinez l’état du contenu.
• Déplacez les lignes vers différentes feuilles ou verrouillez-les et déverrouillez-les.
• Enregistrez les jalons.
• Affectez des ressources à des tâches ou des projets.

7. Centre de solutions rationalisé

Centre de solutions Smartsheet

Smartsheet Solution Center est une bibliothèque puissante qui vous donne accès à une vaste collection de plans et d'applications de projet.

Vous n’avez donc pas besoin d’investir du temps dans la planification et la mise en place d’un projet. Choisissez simplement un modèle, modifiez-le un peu et commencez rapidement à travailler sur des projets.

Vous trouverez tout le contenu du Centre de solutions organisé dans les trois sections suivantes :

• Modèles : ce sont des tableaux uniques pour gérer vos tâches, vos ressources et votre temps.
• Ensembles de modèles : obtenez des tableaux de bord, des rapports et des feuilles prédéfinis pour gérer des projets complexes.
• Modules complémentaires : il s'agit d'intégrations, de connecteurs et d'applications que vous pouvez lier à vos feuilles de calcul pour importer ou exporter des données de projet.

8. Intégrations et modules complémentaires puissants

Intégrations et modules complémentaires puissants

Smartsheet vous permet de synchroniser facilement votre travail avec des clients ou des collaborateurs externes qui peuvent utiliser différents outils de gestion de projet et applications de communication. Par conséquent, vous n’êtes pas obligé de commencer à utiliser ou à payer pour ces applications.

Vous pouvez facilement intégrer des applications tierces comme DocuSign, Zapier, Quip, Slack , Outlook , Google Docs , etc. dans vos feuilles. Chaque fois qu'il y a des mises à jour provenant de sources externes, accédez-y directement depuis Smartsheet.

Smartsheet vous donne également accès à des applications simples développées pour le projet. Pivot App, Dynamic View, Calendar App, DataMesh, etc. sont quelques-unes des applications qui facilitent la gestion de projet.

9. Fonctionnalité de demandes informatiques et de billetterie

Fonctionnalité de demandes informatiques et de billetterie

La fonctionnalité Demandes informatiques et tickets est un ensemble de modèles auxquels vous pouvez accéder depuis le Centre de solutions. Vous pouvez utiliser ce modèle pour rationaliser les tâches suivantes :

• Capturez et documentez les exigences informatiques via un formulaire simple auquel tout le monde peut accéder depuis un téléphone mobile ou un ordinateur.
• Gérez les demandes informatiques ouvertes, bloquées ou résolues à partir d’un tableau de bord simplifié.

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