Excel 2019 (Parte 25): controlla e proteggi le cartelle di lavoro

Prima di condividere la cartella di lavoro, assicurati che non contenga errori di battitura o informazioni che desideri mantenere private. Fortunatamente, Excel fornisce una serie di strumenti per aiutarti a perfezionare e proteggere la tua cartella di lavoro, comprese le funzionalità Controllo documenti e Proteggi cartella di lavoro .

Ispettore documenti

Ogni volta che crei o modifichi una cartella di lavoro, alcune informazioni personali potrebbero essere aggiunte automaticamente al file. È possibile utilizzare Controllo documento per rimuovere queste informazioni prima di condividere la cartella di lavoro con altri.

Poiché alcune modifiche potrebbero essere permanenti, è necessario salvare una copia aggiuntiva della cartella di lavoro prima di utilizzare Controllo documento per eliminare le informazioni.

Per utilizzare Controllo documenti:

1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage.

2. Dal pannello Informazioni, fare clic su Verifica problemi , quindi selezionare Controlla documento dal menu a discesa.

3. Potrebbe essere richiesto di salvare il file prima di eseguire Controllo documenti.

4. Verrà visualizzato Controllo documento. Seleziona o deseleziona le caselle, a seconda di ciò che desideri rivedere, quindi fai clic su Ispeziona. L'esempio lascerebbe tutto selezionato.

5. Verranno visualizzati i risultati del test. Nell'esempio si può vedere che la cartella di lavoro contiene commenti e alcune informazioni personali, quindi è necessario fare clic su Rimuovi tutto su entrambi gli elementi per rimuovere queste informazioni dalla cartella di lavoro.

6. Al termine, fare clic su Chiudi.

Proteggi le cartelle di lavoro

Per impostazione predefinita, chiunque abbia accesso alla tua cartella di lavoro potrà aprire, copiare e modificare il contenuto, a meno che tu non lo protegga. Esistono diversi modi per proteggere le cartelle di lavoro, a seconda delle esigenze.

Per proteggere le cartelle di lavoro:

1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage.

2. Dal riquadro Informazioni, fare clic sul comando Proteggi cartella di lavoro.

3. Nel menu a tendina, seleziona l'opzione più adatta alle tue esigenze. Ad esempio, scegli Contrassegna come finale.  Contrassegnare la cartella di lavoro come finale è un buon modo per scoraggiare altri dal modificarla, mentre altre opzioni ti danno maggiore controllo se necessario.

4. Apparirà una finestra di dialogo che richiede di salvare. Fare clic su OK.

5. Apparirà un'altra finestra di dialogo. Fare clic su OK.

6. La cartella di lavoro verrà contrassegnata come versione finale.

Contrassegnare una cartella di lavoro come finale non impedirà ad altri di modificarla. Se vuoi impedire alle persone di modificarlo, puoi invece utilizzare l' opzione Limita accesso .