Excel 2019 (Parte 3): salva e condividi cartelle di lavoro

Ogni volta che crei una nuova cartella di lavoro in Excel, dovrai sapere come salvarla per accedervi e modificarla in seguito. Come con le versioni precedenti di Excel, puoi salvare i file localmente sul tuo computer o sul cloud utilizzando OneDrive , nonché esportare e condividere cartelle di lavoro con altri direttamente da Microsoft Excel .

Funzionalità Salva e Salva con nome

Excel offre due modi per salvare i file: Salva e Salva con nome . Queste opzioni funzionano in modo simile, con alcune importanti differenze:

Funzionalità Salva e Salva con nome

Salva : quando crei o modifichi una cartella di lavoro, utilizzerai il comando Salva per salvare le modifiche. Utilizzerai questo comando in quasi tutte le situazioni. Quando salvi il file, dovrai solo selezionare il nome e il percorso del file la prima volta. Quindi puoi semplicemente fare clic sul comando Salva per salvarlo con lo stesso nome e posizione.

Salva con nome : utilizzerai questo comando per creare una copia della cartella di lavoro preservando l'originale. Quando utilizzi Salva con nome , dovrai scegliere un nome e/o una posizione diversa per la versione copiata.

Come salvare la cartella di lavoro

È importante salvare una cartella di lavoro ogni volta che avvii un nuovo progetto o apporti modifiche a un progetto esistente. Salvare i documenti in anticipo e spesso può aiutarti a evitare che il tuo lavoro vada perso se qualcosa va storto. Dovrai anche prestare attenzione a dove salvi la cartella di lavoro in modo da poterla ritrovare facilmente in seguito.

1. Individuare e selezionare il comando Salva sulla barra di accesso rapido .

Seleziona il comando Salva

2. Se stai salvando il file per la prima volta, la barra di controllo Salva con nome verrà visualizzata nella visualizzazione Backstage.

3. Quindi, dovrai scegliere dove salvare e nominare il file. Per salvare la cartella di lavoro sul computer, seleziona Computer , quindi fai clic su Sfoglia. Puoi anche fare clic su OneDrive per salvare i file su OneDrive.

Scegli dove salvare e dai un nome al file

4. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome . Seleziona la posizione in cui desideri salvare la cartella di lavoro.

5. Immettere un nome file per la cartella di lavoro, quindi fare clic su Salva.

Fare clic su Salva

6. La cartella di lavoro verrà salvata. È possibile fare nuovamente clic sul comando Salva per salvare le modifiche durante la modifica della cartella di lavoro.

Puoi anche accedere al comando Salva premendo Ctrl + S sulla tastiera.

Utilizzare Salva con nome per fare una copia

Se desideri salvare un'altra versione della cartella di lavoro mantenendo l'originale, puoi crearne una copia. Ad esempio, se disponi di un file denominato Sales Data , puoi salvarlo come Sales Data 2 in modo da poter modificare il nuovo file e fare comunque riferimento alla versione originale.

A tale scopo, fare clic sul comando Salva con nome nella visualizzazione Backstage. Proprio come quando salvi un file per la prima volta, dovrai scegliere dove salvare e nominare il nuovo file.

Come modificare la posizione di salvataggio predefinita

Se non desideri utilizzare OneDrive, potresti essere frustrato dal fatto che OneDrive sia selezionato come percorso predefinito durante il salvataggio. Se ritieni scomodo dover selezionare Computer ogni volta, puoi modificare la posizione di salvataggio predefinita in modo che Computer sia selezionato per impostazione predefinita.

1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage.

Fare clic sulla scheda File

2. Fare clic su Opzioni.

Fare clic su Opzioni

3. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di Excel . Seleziona Salva , seleziona la casella accanto a Salva sul computer per impostazione predefinita , quindi fai clic su OK. La posizione di salvataggio predefinita verrà modificata.

Finestra di dialogo Opzioni di Excel

Funzionalità di ripristino automatico

Excel salva automaticamente le cartelle di lavoro in una cartella temporanea mentre ci lavori. Se dimentichi di salvare le modifiche o se Excel si arresta in modo anomalo, puoi ripristinare i file utilizzando il ripristino automatico.

Come utilizzare il ripristino automatico

1. Apri Excel. Se vengono trovate versioni dei file salvate automaticamente, verrà visualizzato il pannello Ripristino documenti .

2. Fare clic per aprire un file esistente. La cartella di lavoro verrà ripristinata.

La cartella di lavoro viene ripristinata

Per impostazione predefinita, Excel salva automaticamente ogni 10 minuti. Se prevedi di modificare la cartella di lavoro in meno di 10 minuti, Excel potrebbe non creare una versione salvata automaticamente.

Se non vedi il file che ti serve, puoi sfogliare tutti i file salvati automaticamente dalla visualizzazione Backstage. Basta selezionare la scheda File , fare clic su Gestisci cartella di lavoro , quindi selezionare Ripristina cartelle di lavoro non salvate .

Seleziona Ripristina cartelle di lavoro non salvate

Esporta cartella di lavoro

Per impostazione predefinita, le cartelle di lavoro di Excel vengono salvate nel formato .xlsx. Tuttavia, a volte è necessario utilizzare un altro tipo di file, come PDF o Excel 97-2003. È facile esportare la cartella di lavoro da Excel in molti tipi di file diversi.

Come esportare la cartella di lavoro come file PDF

Esportare una cartella di lavoro come documento Adobe Acrobat , comunemente noto come file PDF, può essere particolarmente utile se condividi la cartella di lavoro con qualcuno che non dispone di Excel. Il PDF aiuterà i destinatari a visualizzare ma non a modificare il contenuto della cartella di lavoro.

1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage.

2. Fare clic su Esporta , quindi selezionare Crea PDF/XPS .

Seleziona Crea PDF/XPS

3. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome . Seleziona la posizione in cui desideri esportare la cartella di lavoro, inserisci un nome file, quindi fai clic su Pubblica.

Fare clic su Pubblica

Per impostazione predefinita, Excel esporterà solo il foglio di lavoro attivo. Se disponi di più fogli di lavoro e desideri salvarli tutti nello stesso file PDF, fai clic su Opzioni nella finestra di dialogo Salva con nome . Verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni . Selezionare Intera cartella di lavoro , quindi fare clic su OK.

Seleziona Intera cartella di lavoro

Ogni volta che esporti una cartella di lavoro come PDF, devi anche considerare come appariranno i dati della cartella di lavoro su ogni pagina PDF, proprio come quando stampi una cartella di lavoro.

Come esportare cartelle di lavoro in altri tipi di file

Potrebbe anche essere utile esportare la cartella di lavoro in altri tipi di file, ad esempio una cartella di lavoro di Excel 97-2003 se è necessario condividerla con persone che utilizzano una versione precedente di Excel o un file .CSV se è necessaria la versione semplice. della cartella di lavoro.

1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage .

2. Fare clic su Esporta , quindi selezionare Cambia tipo di file .

Seleziona Cambia tipo di file

3. Selezionare un tipo di file comune, quindi fare clic su Salva con nome.

Fare clic su Salva con nome

4. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome . Seleziona la posizione in cui desideri esportare la cartella di lavoro, inserisci un nome file, quindi fai clic su Salva.

Finestra di dialogo Salva con nome

È inoltre possibile utilizzare il tipo Salva con nome: menu a discesa nella finestra di dialogo Salva con nome per salvare la cartella di lavoro in molti tipi di file diversi.

Menu a discesa Salva come tipo:

Condividere cartelle di lavoro

Excel semplifica la condivisione e la collaborazione sulle cartelle di lavoro utilizzando OneDrive. In precedenza, se volevi condividere un file con qualcuno, potevi inviarlo come allegato email. Sebbene sia conveniente, questo sistema crea anche più versioni dello stesso file, il che può essere difficile da organizzare.

Quando condividi una cartella di lavoro da Excel, stai effettivamente dando ad altri l'accesso allo stesso file. Ciò consente a te e alle persone con cui condividi di modificare la stessa cartella di lavoro senza dover tenere traccia di più versioni.

Per condividere una cartella di lavoro, è necessario prima salvarla su OneDrive.

Come condividere le cartelle di lavoro

1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage , quindi fare clic su Condividi.

Fare clic su Condividi

2. Excel tornerà alla visualizzazione normale e aprirà il pannello Condividi sul lato destro della finestra. Da qui puoi invitare le persone a condividere il tuo documento, visualizzare un elenco di persone che hanno accesso al documento e impostare le autorizzazioni per poter modificare o semplicemente visualizzare il documento.

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