40 suggerimenti e trucchi di Microsoft Teams: dal principiante allesperto [Aggiornato a dicembre 2021].

Con oltre 250 milioni di utenti attivi mensili, Microsoft Teams ha guadagnato molta popolarità durante la pandemia come strumento di collaborazione online standard per aziende e consumatori. È probabile che il tuo posto di lavoro, università o ente di beneficenza preferito abbiano già adottato Teams, quindi non vuoi rimanere indietro. Questo elenco piuttosto completo di suggerimenti e trucchi ha lo scopo di aiutarti a ottenere il massimo da Teams, oggi.

Quindi, se stai ancora cercando di afferrare le basi o sei già un utente esperto, iniziamo con questo elenco principale di oltre 40 suggerimenti e trucchi di cui ogni utente di Microsoft Teams dovrebbe essere a conoscenza.

Introduzione a Microsoft Teams

Questa sezione contiene suggerimenti piuttosto semplici, se sei un utente più esperto, potresti voler saltare oltre le basi o le sezioni degli esperti .

1. Cambia il tema di Teams

Sapevi che puoi cambiare l'aspetto grafico di Microsoft Teams?

Apri semplicemente le impostazioni di Teams, vai alla scheda Generale e scegli se utilizzare il tradizionale sfondo bianco o in alternativa applicare le modalità scuro o ad alto contrasto.

Modalità oscura in Teams

2. Disattiva l'audio

A volte sei in ritardo alla riunione e vuoi partecipare in silenzio, o semplicemente devi rispondere a una chiamata importante dalla tua dolce metà durante una riunione di Teams?

Disattiva l'audio direttamente dal pannello Controlli riunione personale

Teams ti consente di disattivare il microfono sia dai controlli della riunione (mostrati sopra) che dal pannello di configurazione della riunione (mostrato come elemento 1 di seguito).

Funzioni chiave nel pannello delle opzioni di configurazione della riunione di Teams

3. Spegni la fotocamera

Allo stesso modo puoi accendere e spegnere la tua videocamera. Puoi utilizzare il pannello di configurazione della riunione (elemento 2 sopra) per disabilitare la videocamera; o semplicemente usa il pannello di controllo della riunione per abilitare nuovamente il video.

4. Sfoca lo sfondo del video della riunione

Se usi Teams per le riunioni video, questo potrebbe sembrare familiare. Il tuo ufficio a casa è un disastro e devi partecipare a questa videochiamata. Due soluzioni per questo: prima di tutto, puoi utilizzare la funzione Impostazioni sfondo (elemento 3 sopra) per sfocare lo sfondo del video direttamente dall'impostazione della riunione o dai controlli della riunione. La seconda soluzione è molto più elegante: usa uno sfondo virtuale (il processo lo vedremo più avanti).

Se per qualche motivo, il pulsante Impostazione sfondo sembra inattivo nel pannello Configurazione riunione; assicurati di accendere prima la videocamera.

5. Interrompi l'eco nelle riunioni di Teams

Quando tu e altri partecipanti alla riunione partecipate a una riunione di Teams audio o video dalla stessa stanza, sentirete echi fastidiosi. Puoi facilmente sbarazzarti dell'eco premendo il pulsante Audio disattivato nel pannello Configurazione riunione (mostrato sopra come elemento 4).

6. Registra la tua riunione

Una funzionalità importante di Teams che potresti voler usare fin dall'inizio è la possibilità di registrare una riunione. È possibile avviare una registrazione dal pannello di controllo della riunione come mostrato di seguito. La registrazione stessa viene quindi conservata in Microsoft Stream e puoi facilmente condividere la registrazione come collegamento in una conversazione del canale (o tramite e-mail, se necessario).

Registrazione di una riunione di Teams

Al termine della riunione, riceverai un'e-mail con un collegamento alla tua registrazione in Microsoft Stream.

Se hai avviato la riunione dal canale, verrà reso disponibile anche un collegamento alla registrazione come post nel rispettivo canale.

Le registrazioni ad hoc delle riunioni saranno disponibili nella scheda Chat per la riunione stessa, insieme a un file scambiato, note della riunione e lavagna se utilizzata.

Potresti anche considerare di aggiungere l'app Stream al tuo canale in modo che gli altri membri possano accedere facilmente a tutte le riunioni relative al gruppo.

7 . Cambia l'icona della tua squadra

Microsoft ti consente di caricare un'immagine personalizzata e impostarla come logo/avatar della tua squadra. Maggiori dettagli possono essere trovati in questo tutorial che ti aiuta a impostare un'icona personalizzata .

8. Crea un canale privato

Ci sono casi in cui dovrai collaborare con altri su attività che richiedono riservatezza, come la preparazione di un budget o rapporti di analisi delle vendite. I canali privati ​​ti consentono di stabilire una piattaforma di collaborazione con membri del team selezionati. Il canale privato sarà visibile solo agli invitati e sarà contrassegnato con un piccolo lucchetto nell'elenco dei team.

La creazione di un canale privato è semplice: premi il pulsante Altre opzioni (...) accanto al tuo team, quindi premi Aggiungi canale . Quindi definire le informazioni sul canale come mostrato di seguito. Infine, aggiungi i membri del team al canale privato.

Canale privato in Microsoft Teams

9. Disattiva le notifiche dai canali rumorosi

In questi giorni, sembriamo tutti sopraffatti dall'enorme quantità di notifiche in arrivo da piattaforme di collaborazione ed e-mail. Spesso è difficile produrre effettivamente qualcosa di significativo al di là del chiacchierio senza fine. Fortunatamente, Teams rende relativamente semplice calibrare l'afflusso di avvisi di notifica e suoni che riceviamo. Ecco una guida su come disattivare l'audio della chat di Teams e degli avvisi delle riunioni .

10. Lascia una squadra

Se non vedi alcun vantaggio nel far parte di una squadra, puoi uscire facilmente. Premi il pulsante Altre opzioni accanto alla squadra che desideri lasciare e seleziona Abbandona la squadra .

11. Usa Teams su dispositivi mobili

Se devi accedere a Teams quando sei in movimento, puoi utilizzare Teams anche su dispositivi mobili. Microsoft ha distribuito app Teams piuttosto buone per Android e iOS. Parla con i tuoi colleghi di Information Technology per scoprire se avrai bisogno di software aggiuntivo o di una procedura di autenticazione per accedere ai contenuti di Teams della tua azienda su dispositivi mobili.

12. Installa e disinstalla un'app in Teams

Oltre alla collaborazione di base, Teams ti consente di migliorare il lavoro del tuo team utilizzando app Microsoft o di terze parti. Nelle sezioni successive di questo tutorial, vedrai diversi utilizzi delle app in Teams: Immagini, Meteo, Rapporti, Sondaggi, Prendere appunti ecc.'.

Se sei un proprietario di un team, puoi facilmente installare e disinstallare le app che sono state rese disponibili dai tuoi amministratori di tecnologia dell'informazione.

Il processo è abbastanza semplice: individua la tua squadra, quindi premi il pulsante Altre opzioni accanto ad essa, quindi seleziona l' ingranaggio Gestisci squadra . Quindi nella scheda App, premi il pulsante Altre app per cercare e installare la tua nuova app. Le applicazioni specifiche per un canale possono essere aggiunte come schede nel canale

13. Annullare le conferme di lettura

Per impostazione predefinita, ogni volta che leggi un messaggio nell'applicazione Chat, Teams inserisce una piccola icona accanto al messaggio. Questo aiuta il mittente a riconoscere che hai letto il suo messaggio. Puoi annullare le conferme di lettura nella scheda Privacy delle impostazioni di Teams.

Disabilitazione delle conferme di lettura in Teams

14. Utilizzo dei filtri per trovare rapidamente i contenuti

Vuoi velocizzare la ricerca di attività specifiche nel feed, nonché chat, team e canali specifici? Usa il filtro Teams (mostrato sotto) o usa la scorciatoia Ctrl+Maiusc+F .

La funzione di filtro permette di trovare rapidamente la voce rilevante per nome; per le chat consente inoltre di trovare rapidamente voci disattivate, nascoste e non lette con facilità.

15. Impostare un messaggio Fuori

Come in Outlook, Teams ti consente di comporre un messaggio Fuori sede che verrà inviato se qualcuno ti invia un messaggio in Teams o ti menziona in una chat.

Premi semplicemente il tuo avatar di Teams, premi il pulsante Imposta messaggio di stato , quindi scrivi il tuo messaggio e specifica il periodo di validità. Premi Fatto e sarai pronto.

Andando oltre le basi

16. Usa i comandi Teams

Man mano che acquisisci esperienza con Teams, potresti voler aumentare la produttività degli utenti utilizzando i comandi della casella di ricerca.

Per iniziare, digita semplicemente il carattere barra (/) nella casella Cerca squadre e sfoglia l'elenco dei comandi disponibili:

Elenco comandi squadre

L'elenco dei comandi è abbastanza autoesplicativo e quelli che ritengo essere i più utili sono:

• /goto : per accedere facilmente a un team oa un canale
• /keys : per accedere all'elenco dei collegamenti Teams
• /chat : per avviare rapidamente una chat con uno dei tuoi colleghi

17. Usa uno sfondo virtuale personalizzato

Immagino che tu abbia notato che le persone che si uniscono alle videochiamate di Teams utilizzano città o paesaggi naturali come sfondi per le loro videochiamate. Puoi utilizzare praticamente ogni immagine come sfondo personalizzato nelle chiamate di Teams. Sentiti libero di dare un'occhiata alla nostra semplice guida su come configurare gli sfondi di Teams virtuali per la tua chiamata.

18. Prendere appunti in una riunione

Teams offre diversi modi per prendere appunti sulla riunione.

Puoi aggiungere facilmente i taccuini di OneNote archiviati in OneDrive o in un'unità di rete e fare in modo che i membri del tuo canale condividano note e note. Ho anche visto persone che usano la scheda Post e aggiungono le loro note come messaggi di chat. Ho visto altri allegare file di Word alla riunione o alla scheda File del canale. Ci sono anche app di terze parti che puoi utilizzare.

Detto questo, il metodo corretto consiste nell'utilizzare la scheda Note che viene automaticamente abilitata per la riunione.

• Passa all'app Chat .
• Clicca sulla tua riunione.
• Vai alla scheda Note e premi il pulsante Prendi appunti .
• Registra lì i verbali della riunione.
• Indirizza i partecipanti alla riunione alle tue note secondo necessità.

19. Accedi alla tua attività non letta

Analogamente a Microsoft Outlook, Teams contrassegna chiaramente in grassetto tutti i messaggi non letti. Inoltre, puoi contrassegnare i messaggi di Teams come non letti per un follow-up successivo. Ma come accedi facilmente a quei messaggi e attività non letti? Digita semplicemente il comando /unread nella barra di ricerca di Teams e fai in modo che Teams recuperi solo i messaggi non letti da elaborare.

20. Elimina o nascondi le conversazioni di chat

I team ti consentono di eliminare i messaggi da un thread di conversazione. Ti consente anche di nascondere le voci complete della chat nell'app Chat (basta premere il pulsante ... e quindi scegliere Nascondi ). Tuttavia, attualmente Teams non consente agli utenti di eliminare completamente interi thread dalla cronologia chat.

21. Risolvi i problemi di connessione dei team di Outlook

Se sei sia un utente di Microsoft Outlook che di Teams, molto probabilmente stai pianificando le riunioni di Teams direttamente dalla riunione del calendario di Outlook utilizzando il componente aggiuntivo Teams.

Ma cosa succede se per qualche motivo il pulsante Teams non è disponibile in Outlook, anche se Teams è installato correttamente sul tuo computer Windows?

Molto probabilmente il motivo è che il componente aggiuntivo Teams è disabilitato. Dai un'occhiata al nostro tutorial su come attivare facilmente Teams in Microsoft Outlook .

22. Incorpora file Word ed Excel nel tuo canale

Puoi condividere facilmente i file con i tuoi colleghi caricandoli nella scheda File di un canale. Puoi tuttavia facilitare l'accesso al file semplicemente incorporandolo come scheda nel tuo canale. Funziona non solo per Excel o Word, ma anche per taccuini OneNote, presentazioni PowerPoint, documenti PDF e così via.

23. Visualizza la riga di segnalazione del tuo collega

Se lavori in grandi organizzazioni, potrebbe essere necessario identificare la linea di reporting organizzativa di un collega. Poiché Teams è ben integrato con Azure Active Directory ed Exchange, puoi esaminare facilmente l'organigramma dei tuoi colleghi.

Vai semplicemente alla casella di ricerca di Teams, digita la scorciatoia /org e il nome del tuo collega e sarai pronto.

Ricerca di un organigramma di un collega in Teams

Nota: non potrai cercare l'organigramma in Teams per persone esterne alla tua azienda.

24. Imposta il tuo stato (/dnd) , (/brb), (/disponibile)

Vuoi impostare manualmente il tuo stato, in modo che gli altri sappiano quando contattarti. Questo può essere fatto dalle impostazioni di Teams, ma man mano che acquisisci maggiore esperienza con Teams, inizierai a impostare il tuo stato dalla casella di ricerca.

Usa semplicemente /dnd per Non disturbare o /brb per Torna subito e premi Invio . Il tuo stato cambierà. Ricorda solo di ripristinare il tuo stato secondo necessità.

25. Impostazione manuale del tuo stato online per essere sempre disponibile/attivo

Per impostazione predefinita, la presenza in linea di Teams è sincronizzata con gli eventi del calendario di Microsoft Outlook e riflette lo stato effettivo del sistema operativo (utilizzato o inattivo). È inoltre impostato automaticamente per non disturbare quando si condivide lo schermo o si effettua una chiamata. Detto questo, Teams ti consente di impostare manualmente il tuo stato online molto facilmente e impostarlo su disponibile, occupato, assente o offline secondo necessità. Ecco il tutorial per impostare manualmente lo stato di disponibilità di Teams .

26. Accedi ai tuoi dati su SharePoint

I dati del tuo canale Teams sono disponibili come una raccolta dedicata in Microsoft SharePoint, un portale di documenti ampiamente utilizzato che viene utilizzato come infrastruttura per l'archiviazione dei documenti di Teams.

Per accedere alla tua libreria di SharePoint, accedi semplicemente al tuo canale, quindi premi la scheda File e poi Apri in SharePoint .

27. Aggiungi il meteo a Teams

Simile a Outlook, che ti consente di visualizzare le condizioni meteorologiche nella tua zona, puoi usare Teams per tenerti aggiornato sulla posizione del tempo.

Se l'app Meteo non è ancora installata sul client Teams locale, allora:

• Apri Teams, premi il pulsante App nella barra delle app sul lato sinistro,
• Cerca e aggiungi l' app Meteo in Teams.
• Quindi, nella barra di ricerca principale di Teams, digita /meteo e la posizione pertinente.

Utilizzo dell'app Meteo di Teams

28. Rendi Teams la tua app di chat predefinita

Dopo aver iniziato a usare Teams, potresti trovarlo abbastanza superiore a Skype for Business. Puoi impostare Teams come app di chat predefinita per Outlook e altre app di Office. Vai semplicemente alle impostazioni di Teams e quindi nella scheda Generale , seleziona la casella Registra Teams come app di chat predefinita per Office .

L'impostazione avrà effetto dopo il riavvio di tutte le app di Office aperte.

29. Usa le squadre in modalità Insieme

Una funzionalità relativamente nuova di Teams è quella di consentire le riunioni in modalità Insieme . Invece di visualizzare i feed delle telecamere di tutti i partecipanti alla riunione nella vista griglia (galleria), puoi mostrarli fianco a fianco in un ambiente virtuale (aula pensata, biblioteca, cinema, ecc.).

Per abilitare la modalità Insieme dovrai prima aggiornare Teams (premi il tuo avatar, quindi Verifica aggiornamenti). Quindi colpisci il tuo avatar e premi Impostazioni. Nella scheda Generale, seleziona la casella Nuova esperienza:

Abilitazione della modalità Insieme

Quindi, nel pannello della riunione, premi il pulsante ... e seleziona Modalità Insieme .

Tieni presente che se lavori in una grande collaborazione, potresti non essere in grado di aggiornare manualmente Microsoft Teams da solo. Potrebbe essere necessario discutere dell'abilitazione della modalità Insieme con l'amministratore IT.

Trucchi esperti

30. Ottieni un indirizzo email per il tuo canale

Una volta creato un canale, puoi pubblicare nuovi messaggi nella scheda Post del canale, direttamente da Outlook. Per questo dovrai individuare l'indirizzo email del tuo canale come segue:

• Individua il tuo canale e premi il pulsante Altre opzioni accanto ad esso.
• Premi Ottieni indirizzo email .
• Copia l'indirizzo e-mail e aggiungilo come contatto in Outlook
• Note a margine:
  • I proprietari dei team possono determinare chi può inviare e-mail al canale (facendo clic sul pulsante Impostazioni avanzate).
  • Puoi

31. Disabilita l'avvio di Teams all'avvio di Windows

Teams è assolutamente eccezionale, ma può consumare una quantità significativa di risorse del computer, principalmente RAM. Se utilizzi un computer aziendale, non noterai un impatto sulle prestazioni del tuo sistema. Detto questo, se esegui da un semplice tablet, potresti voler eseguire Teams solo quando necessario. Una volta installato, Teams è configurato per l'avvio automatico ogni volta che avvii il computer. Puoi disabilitare l'avvio di Teams all'avvio del computer e avviarlo solo nel caso in cui sia necessario.

32. Pubblica sondaggi e sondaggi in Teams

Uno degli usi più utili di Teams è eseguire sondaggi e sondaggi. Nel giro di 10 minuti puoi creare un sondaggio personalizzato utilizzando Microsoft Forms o altri software di terze parti come Polly e pubblicarli nel tuo canale Teams. Questo tutorial ha tutto il necessario per creare i tuoi sondaggi Teams personalizzati .

33. Incorpora un report in Teams

Se la tua organizzazione utilizza la piattaforma Microsoft BI, puoi utilizzare Teams per distribuire i tuoi report. Puoi facilmente selezionare e aggiungere i report di Power BI a una scheda del canale per assicurarti che siano disponibili per le discussioni basate sui dati.

34. Cerca la tua citazione preferita direttamente in Teams

Un altro modo interessante per utilizzare Teams per cercare il tuo portafoglio di azioni. Ecco come farlo:

• Dalla scheda App, cerca e aggiungi l'app Azioni in Teams.
• Quindi, dalla casella di ricerca, digita Azioni e quindi i relativi ticker di azioni come mostrato di seguito.

• Una volta abilitata l'applicazione Stocks, digita semplicemente il comando @Stocks e il ticker nella barra di ricerca.

35. Cerca immagini in Teams

Un'altra caratteristica poco nota di Teams è che puoi usarla per cercare immagini in Bing. Prima di tutto, vai avanti e abilita l'applicazione Microsoft Immagini in Teams.

Quindi, nella barra di ricerca, digita @Images + la query di ricerca per accedere alla ricerca di immagini di Bing.

36. Usa Teams per gestire i turni dei dipendenti

se gestisci un gruppo di dipendenti che lavorano a turni in una vendita al dettaglio, in un call center o anche in una piccola fabbrica, puoi utilizzare Teams per pianificare e condividere gli orari di lavoro. L' applicazione Turni , che puoi aggiungere facilmente a Teams, rende molto semplice gestire il programma dei turni, ricevere richieste di programma per la presa di forza, congedi medici o ferie dai tuoi colleghi e persino consentire loro di timbrare i propri turni. È quindi possibile creare rapporti sulle presenze dei dipendenti necessari. Fresco!

37. Aggiunta di un calendario

La visualizzazione e la gestione di un calendario condiviso è probabilmente un altro grande potenziale utilizzo per Teams. Finora, Teams non fornisce un'integrazione semplice con Outlook. Detto questo, puoi aggiungere una scheda Sito Web al tuo canale Teams e puntare al calendario del tuo gruppo di Outlook o all'URL di Google Calendar. Molto probabilmente gli utenti dovranno inserire le proprie credenziali utente per accedere ai calendari.

38. Integra Trello in Teams

Molti team utilizzano le bacheche kanban di Trello per una miriade di casi d'uso di collaborazione. Questi potrebbero comprendere la gestione delle attività in corso e una pianificazione più strategica di progetti, prodotti o programmi. Puoi aprire facilmente Trello come app in Teams aggiungendolo utilizzando la scheda App per accedere alle schede e alle schede pertinenti. Puoi anche aggiungerlo come scheda di terze parti nel tuo canale. Entrambi richiederanno di fornire le tue credenziali utente Trello.

39. Avvia Cisco Webex Meetings da Teams

Microsoft e Cisco competono nell'area nell'area della comunicazione e collaborazione in Team. Tuttavia, la tua azienda potrebbe utilizzare entrambi. Sapevi che puoi integrare Webex nel tuo canale Teams? C'è un'app Webex che puoi facilmente aggiungere come in una scheda Canale. I membri del team possono quindi accedere facilmente alle proprie riunioni Webex e partecipare alle proprie riunioni Webex da Microsoft Teams. Sono anche in grado di pianificare riunioni Webex e ricevere notifiche al team tramite la scheda Post.

40. Accedi all'analisi dei tuoi team

In qualità di proprietario di un team, potresti voler monitorare i modelli di utilizzo del tuo team o canale. Se è così:

• Nella barra delle app sul lato sinistro , apri la scheda Team .
• Quindi cerca la tua squadra nel riquadro a sinistra.
• Premi il pulsante Altre impostazioni accanto alla tua squadra e premi l' ingranaggio Gestisci squadra .
• Quindi apri la scheda Analisi.
• Da qui puoi visualizzare in anteprima i modelli di utilizzo del team e del canale, le metriche di coinvolgimento, l'utilizzo dello spazio su disco ecc.'.

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