Word 2016 完全ガイド (パート 2): OneDrive について知り、ドキュメントを作成、保存、共有する

Word 2016 完全ガイド (パート 2): OneDrive について知り、ドキュメントを作成、保存、共有する

読者は、「 Word 2016 の完全ガイド (パート 1): リボン インターフェイスについて詳しく知る」の記事を参照してください。

パート 1: OneDrive について理解する

Office の新機能の多くは、ファイルをオンラインで保存および共有することを目的としています。OneDrive は、ドキュメントやその他のファイルの保存、編集、共有に使用できる Microsoft のオンライン ストレージ スペースです。

さらに、コンピューター、携帯電話、または使用しているその他のデバイスなどのデバイスから OneDrive にアクセスできます。

OneDrive の使用を開始するには、無料の Microsoft アカウントをセットアップするだけです (まだアカウントをお持ちでない場合)。

Microsoft アカウントをお持ちでない場合は、ここで Microsoft アカウントを作成する手順を参照してください。

Microsoft アカウントを取得したら、次に行う必要があるのは Office にログインすることです。Windows ウィンドウの上隅にある[サインイン]をクリックするだけです。

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1. OneDrive を使用するメリット

Microsoft アカウントにサインインすると、OneDrive で次のことを実行できるようになります。

- どこからでもファイルにアクセス: OneDrive にファイルを保存すると、インターネットに接続されている任意のコンピューター、タブレット、またはスマートフォンからファイルにアクセスできます。OneDrive 上に新しいテキスト ドキュメントを作成することもできます。

- ファイルのバックアップ: OneDrive にファイルを保存すると、データとファイルに対する追加の保護層も提供されます。コンピューターに問題が発生した場合でも、OneDrive にファイルが安全に保存され、アクセスできるようになります。

- ファイルの共有: OneDrive 上のファイルを友人、親戚、同僚と簡単に共有できます。ファイルを編集するか、単に読み取るかどうかを選択することもできます。

2. ファイルを保存して開く

Microsoft アカウントにサインインした後、ファイルを開いたりアーカイブしたりするたびに、OneDrive がオプションとして表示されます。

さらに、コンピュータにファイルを保存するオプションもあります。ただし、OneDrive にファイルを保存すると、コンピューター以外のデバイスからファイルにアクセスできるようになり、それらのファイルを友人、親戚、同僚と共有できるようになります。

たとえば、[名前を付けて保存]をクリックすると、 OneDriveやこの PC などの保存場所を選択できます

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パート 2: ドキュメントを作成して開く

1. はじめに

Word ファイルはドキュメントとも呼ばれます。Word で新しいプロジェクトを開くたびに、新しい空の文書を作成するか、テンプレートから作成する必要があります。

読者は、以下のビデオで Word で文書を作成して開く手順を参照できます。

2. 空の文書を作成する

Word で新しいプロジェクトを開始する場合、最初のステップは空の文書を開くことです。

a.[ファイル] タブを選択して、Backstage ビューにアクセスします。

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b. [新規]を選択し、[空白のドキュメント]をクリックします。

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c. 空白の文書が画面に表示されます。

3. テンプレートから新しいドキュメントを作成する

テンプレートはドキュメントの前に設計され、存在するため、ユーザーはテンプレートを使用して新しいドキュメントをすばやく作成できます。テンプレートにはカスタムの形式やデザインが含まれることが多く、新しいプロジェクトを開くときに時間と労力を節約できます。

a.「ファイル」タブをクリックしてBackstage ビューにアクセスし、「新規」を選択します。

b. [空白のドキュメント]オプションの下に、一連のテンプレートが表示されます。検索バーを使用して、特定のテンプレートを検索できます。以下の例では、 Flyerという名前のテンプレートを探しています。

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c. プレビューするテンプレートを選択できます。

d. 画面上にテンプレートのプレビューが表示されます。「作成」をクリックして、選択したテンプレートを使用します。

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e. 選択したテンプレートを使用して新しいドキュメントが表示されます。

4. 既存のドキュメントを開く

新しいドキュメントを作成するだけでなく、以前に保存した既存のドキュメントを開くことが必要になる場合もあります。

a.Backstage ビューに移動し、「開く」をクリックします。

b. [この PC]を選択し、[参照]をクリックします。または、OneDriveを選択して、OneDrive に保存されているファイルを開くこともできます。

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c. [開く] ダイアログ ボックスが画面に表示され、ドキュメントに移動して選択し、[開く]をクリックします。

d. 選択したドキュメントが画面に表示されます。

5. ドキュメントを固定するにはどうすればよいですか?

頻繁に作業してドキュメントを使用する場合は、そのドキュメントをBackstage ビューに固定すると、より速くアクセスできるようになります。

a.バックステージ ビューに移動し、[開く][最近] の順にクリックします。

b. 最近編集したドキュメントのリストが表示されます。固定したいドキュメントの上にマウスを置き、固定アイコンをクリックします。

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c. そのドキュメントは、固定を解除するまで、最近使用したドキュメントのリストに固定されます。ドキュメントの固定を解除するには、固定アイコンを再度クリックします。

パート 3: 互換モード

場合によっては、Word 2010 や Word 2007 など、以前のバージョンの Microsoft Word で作成された文書を操作する必要がある場合があります。これらの文書を開くと、互換モードで表示されます。

互換モードでは一部の特定の機能が無効になるため、ドキュメントの作成に使用されたプログラムを見つけるためのコマンドのみにアクセスできます。たとえば、Word 2007 で作成された文書を開いた場合、Word 2007 にあるタブとコマンドのみを使用できます。

下の画像では、互換モードが使用可能なコマンドにどのような影響を与えるかを示しています。また、左側のウィンドウの文書は互換モードで開かれるため、Word 2007 で使用できるコマンドのみが表示されます。

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互換モードを終了するには、ドキュメントを現在のバージョンに変換する必要があります。ただし、以前のバージョンの Word にのみアクセスできるユーザーと共同作業する場合は、文書を互換モードのままにすることをお勧めします。書式は変更されません。

1. ドキュメントを変換する

Word 2016 のすべての機能にアクセスしたい場合は、文書を 2016 ファイル形式に変換できます。

a.[ファイル] タブをクリックしてバックステージ ビューにアクセスし、移動して[変換]コマンドを選択します。

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b. このとき、画面上にダイアログボックスが表示されます。ここで「OK」をクリックしてファイルのアップグレードを確認します。

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c. ドキュメントは最新のファイル形式に変換されます。

注記:

ファイルを変換すると、ドキュメントの元のレイアウトが一部変更される場合があります。

パート IV: ドキュメントの保存と共有

1. はじめに

Word で新しい文書を作成するときは、アクセスして編集できるように文書を保存する方法を知っておく必要があります。以前のバージョンの Microsoft Word では、ファイルをコンピュータに簡単に保存できました。さらに、必要に応じて、OneDrive を使用してファイルをクラウド サービスに保存することもできます。

Word からドキュメントを直接エクスポートして共有することもできます。

Word 文書を保存して共有する方法については、以下のビデオ手順をご覧ください。

2. 保存して名前を付けて保存

Word では、ファイルを保存するための 2 つのオプション ( [保存]および [名前を付けて保存] ) がユーザーに提供されます。一般に、これら 2 つのオプションは、いくつかの重要な設定を除いて同様に機能します。

-保存: ドキュメントを作成または編集するときは、[保存] コマンドを使用して変更を保存します。ほとんどの場合、このコマンドを使用します。ファイルを保存するときの最初のステップは、ファイルに名前を付け、ファイルを保存する場所を見つけることです。編集プロセスが完了したら、「保存」コマンドをクリックして、ファイルを同じ場所に同じ名前で保存します。

-名前を付けて保存: このコマンドを使用して、オリジナルを保持しながらドキュメントのコピーを作成します。また、[名前を付けて保存]コマンドを使用する場合は、別の名前を付けて、そのコピーを保存する別の場所を見つける必要があります。

3. 文書を保存する

新しいプロジェクトを開いたり、Word 文書に変更を加えたりするときは、文書を保存することが最も重要です。文書を早めに保存すると、多くの場合、文書の紛失を心配する必要がなくなります。さらに、ドキュメントをより簡単に見つけて開くことができるように、ドキュメントの保存場所にも注意する必要があります。

a.クイック アクセス ツールバーに移動して、[保存]コマンドを選択します。

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b. 初めてファイルを保存する場合は、Backstage ビューに [名前を付けて保存]ウィンドウが表示されます。

c. 次に行う必要があるのは、ファイルを保存する場所を選択し、ファイルに名前を付けることです。[参照]をクリックして、コンピュータ上のファイルを保存する場所を選択します。または、[OneDrive]をクリックしてファイルを OneDrive に保存することもできます。

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d. [名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されます。ドキュメントを保存する場所を選択します。

e. ファイルに名前を付けて、「保存」をクリックします。

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f. 文書が保存されます。[保存]コマンドをもう一度クリックすると、ドキュメントの編集内容を保存できます。

Ctrl + Sキーの組み合わせを押して、「保存」コマンドにアクセスすることもできます。

4. [名前を付けて保存] を使用してコピーを作成します

オリジナルを保持したまま、文書を別のコピーとして保存したい場合は、コピーを作成できます。たとえば、ファイルの名前がSales Reportの場合、コピーをSales Report 2として保存すると、元のドキュメントはそのままで、新しいバージョンでドキュメントを自由に編集できます。

これを行うには、Backstage ビューで[名前を付けて保存]コマンドをクリックします。ファイルを保存するときと同じように、ファイルを保存する場所を選択し、新しいファイルに名前を付けます。

5. デフォルトのファイル保存場所を変更する

OneDrive がデフォルトの保存場所として選択されているため、OneDrive を使用したくない場合は、デフォルトの保存場所をこの PC に変更できます。

a.「ファイル」タブをクリックしてバックステージビューにアクセスします。

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b. [オプション]をクリックします。

c. [Word のオプション]ダイアログ ボックスが画面に表示されます。左側のペインで[保存]を選択し、 [デフォルトでコンピュータに保存]オプションの横にあるチェックボックスをオンにして、 [ OK]をクリックします。また、デフォルトの保存場所も変更されます。

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パート V: 自動回復

Word 文書の使用中、Word は文書を一時フォルダーに自動的に保存します。誤って文書への変更を保存するのを忘れた場合、または Word がクラッシュした場合は、自動回復を使用してファイルを復元できます。

自動回復の使用:

a.Word を開きます。ファイルの自動保存バージョンが検出された場合、左側のペインに[ドキュメントの回復]パネルが表示されます。

b. クリックして利用可能なファイルを開きます。そしてあなたの書類は復元されます。

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デフォルトでは、Word は 10 分ごとに自動的に保存します。文書の編集時間が 10 分未満の場合、Word では自動保存バージョンが作成されない場合があります。

必要なファイルが見つからない場合は、Backstage ビューから自動保存されたすべてのファイルを参照できます。[ファイル] タブを選択し、[バージョンの管理][未保存のドキュメントの回復] の順にクリックします。

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パート VI: ドキュメントのエクスポート

デフォルトでは、Word 文書は .docx ファイル形式で保存されます。ただし、場合によっては、PDF や Word 97-2003 ドキュメントなど、他のファイル形式を使用する必要がある場合があります。最も簡単な方法は、文書を Word から他の利用可能なファイル形式にエクスポートすることです。

1. ドキュメントを PDF ファイルとしてエクスポートする

ドキュメントを Adob​​e Acrobat ドキュメント (PDF ファイルとも呼ばれます) としてエクスポートすると、Word を使用しないユーザーとファイルを共有する場合に特に便利です。

a.[ファイル] タブをクリックしてBackstage ビューにアクセスし、[エクスポート]を選択して、[PDF/XPS の作成]を選択します。

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b. このとき、 「名前を付けて保存」ダイアログボックスが画面に表示されます。エクスポートしたドキュメントを保存する場所を選択し、任意の名前を付けて、[公開]をクリックします。

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PDF ファイルを編集する場合は、Word を使用して PDF ファイルを編集可能な文書に変換できます。

2. ドキュメントを別のファイル形式にエクスポートします

さらに、古いバージョンの Word を使用している他のユーザーと共有する場合は Word 97-2003 ドキュメントなど、ドキュメントを他のファイル形式にエクスポートしたり、ドキュメントプレーンテキストの場合は.txt ファイルにエクスポートしたりすることもできます。 。

a.[ファイル] タブをクリックしてBackstage ビューにアクセスし、[エクスポート]を選択して、[ファイル タイプの変更]を選択します。

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b. ファイル形式を選択し、 [名前を付けて保存]をクリックします。

c. [名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが画面に表示されます。エクスポートしたドキュメントを保存する場所を選択し、名前を付けて、[保存]をクリックします。

[名前を付けて保存]ダイアログ ボックスの[ファイルの種類]ドロップダウン メニューを使用して、ドキュメントを別のファイル形式で保存することもできます。

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パート VII: ドキュメントの共有

Word を使用すると、ユーザーは OneDrive を使用してドキュメントを簡単に共有し、共同作業できます。以前は、別のユーザーとファイルを共有したい場合は、そのドキュメント ファイルを電子メールに添付する必要がありました。

ドキュメントを共有するには、まずドキュメントを OneDrive に保存する必要があります。

ドキュメントを共有する:

a.[ファイル] タブをクリックしてBackstage ビューにアクセスし、[共有]をクリックします。

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b. 画面に共有ウィンドウが表示されます。

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ドキュメントを共有するには、いずれかの共有オプションをクリックします。

以下のその他の記事を参照してください。

幸運を!


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