Word 2016 完全ガイド (パート 28): テキストの差し込みと差し込み印刷の方法

Word 2016 でメールを結合する方法は難しくありません。この記事では、 Word 2016 でテキストを結合する方法について説明します。

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• Word 2016 完全ガイド (パート 2): OneDrive について知り、ドキュメントを作成、保存、共有する

今すぐ良い仕事をしたいなら、製図とオフィス情報のスキルが基本条件です。現在、このスキルを学ぶには、オフラインまたはオンラインのコースの受講からインターネットでの独学まで、さまざまな方法があります。

オフィス ソフトウェアの使い方に関するオンライン レッスンを見つけるのは難しくありません。現在最も人気のあるソフトウェア オプションの 1 つは Microsoft Word です。現在、Word に代わる無料のツールは数多くありますが、このソフトウェアは依然として最も人気のあるオプションのトップにしっかりと立っています。これは、Word が古くから有名であるというだけではなく、Microsoft はユーザーのニーズの高まりに応えるために製品の改良やアップグレードを非常に積極的に行っているからです。

Word を使用すると、フォント スタイルの選択、左右の配置、インデントから画像の挿入、リンクの追加に至るまで、プロフェッショナルな文書の編集に必要なほぼすべての機能が備わっており、すべてが使いやすいです。

ただし、Microsoft Word には、あなたが知らないもう 1 つの便利な機能があります。それがテキストミキシングです。以下は、 Word 2016 でテキストを結合する方法の詳細な手順です。

差し込み印刷-テキスト差し込み印刷または差し込み印刷は、複数の招待状、お礼状、お知らせ、フォルダー、名札、およびリスト、データベース、またはスプレッドシートに保存されるその他の多くの情報を作成できるMicrosoft Wordの便利な機能です。差し込み印刷を実行するときは、Word 文書 (既存のテキスト文書から始めることも、新しい文書を作成することもできます) と受信者のリスト (通常はファイル. Excel のワークブック- Excel スプレッドシート) が必要になります。

Word 2016 の差し込み印刷機能の使用方法の詳細については、以下のビデオをご覧ください。

差し込み印刷の使用方法 - 差し込み印刷:

1. 既存の Word 文書を開くか、新しい文書を作成します。

2. [差し込み文書]タブで[差し込み印刷の開始]コマンドをクリックし、ドロップダウン メニューから [ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード]を選択します。

• [差し込み印刷]ボックスが表示され、差し込み印刷を完了するための 6 つの主要な手順が示されます。次の例は、メッセージ テンプレートを作成し、メッセージを受信者リストと結合する方法を示しています。

ステップ1

• Word ウィンドウの右側にある [差し込み印刷] 作業ウィンドウから、作成する文書の種類を選択します。この例では、 「文字」を選択します。次に、「次へ: 開始ドキュメント」をクリックしてステップ 2に進みます。

ステップ2

• [現在のドキュメントを使用する]を選択し、[次へ:受信者の選択] をクリックしてステップ 3 に進みます。

ステップ3

ここで、 Word が文書内に各アドレスを自動的に配置できるように、アドレスのリストが必要になります。このリストは、 Excel スプレッドシートなどの既存のファイルに含めることも、差し込み印刷ウィザード内から新しいアドレス リストを入力することもできます。

1. [既存のリストを使用する]を選択し、[参照]をクリックしてファイルを選択します。

2. ファイルを見つけて、「開く」をクリックします。

3. アドレス リストが Excel スプレッドシートにある場合は、リストを含むスプレッドシートを選択し、[OK]をクリックします。

4. [差し込み印刷の受信者]ダイアログ ボックスで、各ボックスをオンまたはオフにして、差し込み印刷に含める受信者を制御できます。デフォルトでは、すべての受信者を選択する必要があります。完了したら、「OK」をクリックします。

5. 「次へ: 手紙を書く」をクリックしてステップ 4 に進みます。

• 既存のアドレス一覧がない場合は、[新しいリストを入力]ボタンをクリックし、[作成]をクリックして、アドレス一覧を手動で入力します。

ステップ4

これで手紙を書く準備ができました。印刷されると、手紙の各コピーは基本的に同じになります。受信者のデータ(名前や住所など)のみが異なります。差し込み印刷がデータを追加する場所を正確に認識できるように、受信者データのプレースホルダーを追加する必要があります。

受信者データを挿入するには:

1. 文書内の情報を表示する位置に挿入ポイントを置きます。

2. プレースホルダー オプションの 1 つを選択します。この例では、アドレス ブロック(アドレス ブロック)を選択します。

3. 選択内容に応じて、さまざまなカスタマイズ オプションを含むダイアログ ボックスが表示される場合があります。必要なオプションを選択し、[OK]を押します。

4. プレースホルダーが文書内に表示されます (例: «AddressBlock»)。

5. 必要な他のプレースホルダーを追加します。この例では、レター本文の上の挨拶行にプレースホルダーを追加します。

6. 完了したら、「次へ: レターのプレビュー」をクリックしてステップ 5 に進みます。

• 一部の文字については、住所ブロックと挨拶文を追加するだけです。ただし、レターの本文にプレースホルダー (受信者の名前や住所など) を追加して、さらにカスタマイズすることもできます。

ステップ5

1. レターをプレビューして、受信者リストの情報がレターに正しく表示されていることを確認します。左右のスクロール矢印を使用して、ドキュメントの各バージョンを表示できます。

2. すべてが正しい場合は、「次へ: マージを完了する」をクリックしてステップ 6 に進みます。

ステップ6

1. 「印刷」をクリックしてメッセージを印刷します。

2. ダイアログボックスが表示されます。すべてのメッセージを印刷するか、現在の文書 (ファイル) を印刷するか、選択したグループのみを印刷するかを決定し、 [ OK]をクリックします。この例では、それらをすべて印刷します。

3. ［印刷］ダイアログボックスが表示されます。必要に応じて印刷設定を調整し、[OK]を押します。書類が印刷されます。

一連の電子メールまたは電子メールの不一致を避けるには、次のように Excel ファイルを調整する必要があります。

• 最初の行には、セル A1 から始まる列ヘッダーのみを含める必要があります。Microsoft Word で差し込み印刷を使用する場合、Word では差し込みフィールドのような列ヘッダーが使用されます。
• テンプレート文書または電子メールで使用するプレースホルダー名と一致するように列ヘッダーを編集する必要があります。
• データを含むスプレッドシート ファイルが行サンプルごとに 1 レコードであることを確認する必要があります。
• 郵便番号、割引率、走行距離、通貨などの連絡先の数値データは、適切な数値形式である必要があります。
• 変更を加えるには、数値を含むセルまたはセル範囲を選択します。
• [ホーム] > [リボン] タブで、[全般] の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
• 差し込み印刷を使用して Word 文書を Excel データベース ファイルにリンクする前に、必要な追加をすべて行ってください。すべての変更を行ったら、「Excel ファイルを保存」をクリックします。
• Excel データベース ファイルは、コンピュータのローカル ストレージ ドライブ上にある必要があります。
• すべてのデータが Excel ワークブックの最初のシートにあることを確認してください。

さらにいくつかの記事を参照してください。

• Word 2016 完全ガイド (パート 25): Word 文書を確認して保護する方法
• Word 2016 完全ガイド (パート 26): SmartArt グラフィックの作成
• Word 2016 完全ガイド (パート 27): スタイルの使い方

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