문서 라이브러리용 SharePoint 템플릿

템플릿은 특정 레이아웃을 표준화하는 데 사용할 수 있는 사전 구축된 디자인입니다. 이 자습서에서는 문서 라이브러리 에서 사용자 지정 SharePoint 템플릿을 추가하고 사용하는 방법에 대해 설명합니다 . 

문서 템플릿을 저장하고 재사용하여 프로세스를 표준화하고 조직 내에서 일관성을 유지할 수 있습니다. 일반적으로 문서 사용을 알리는 방식으로 사전 형식이 지정되어 있습니다.

목차

• SharePoint에서 문서 템플릿 사용의 중요성
• SharePoint에서 문서 템플릿 업로드
• 문서에 SharePoint 템플릿 사용
• 결론

SharePoint에서 문서 템플릿 사용의 중요성

SharePoint에서 문서 템플릿을 사용하는 주된 이유는 사용자의 시간을 절약하기 때문입니다. 문서 유형을 사용할 때마다 서식을 지정하는 데 시간을 소비하지 않고 문서 템플릿을 저장한 다음 다시 사용할 수 있습니다. 또한 템플릿을 사용하면 모든 형식이 올바르게 유지되므로 일관성을 유지할 수 있습니다. 

예를 들어 우리가 자동차 회사라면 보통 영업 사원을 위한 견적 Excel 파일이 있습니다. 이 예에는 Quotes 폴더가 있습니다 .

이 폴더 안에는 Honda 및 Ford 에 대한 몇 가지 샘플 Excel 견적 파일이 있습니다 . 

이 견적 파일을 열면 다른 자동차 회사를 위해 견적 파일을 확인하거나 새 견적 파일을 생성하려는 사람에게 혼란을 줄 수 있는 다양한 형식이 있음을 알 수 있습니다. 

또한 다른 사용자가 견적 파일을 만들어야 하는 경우 다른 방법으로 만들 수 있습니다. 

영업 사용자가 견적을 작성해야 할 때마다 사용할 수 있는 템플릿을 제공할 수 있습니다. 그런 다음 SharePoint에 업로드할 수 있습니다. 

SharePoint에서 문서 템플릿 업로드

이 자습서에서는 사용자가 견적을 작성할 때마다 사용할 샘플 견적 템플릿을 만들었습니다. 이 템플릿에 회사 이름, 슬로건, 인용문, 날짜 등을 추가했습니다. 

SharePoint에 템플릿을 업로드하려면 새로 만들기 버튼을 클릭한 다음 템플릿 추가 를 클릭하면 됩니다 .

그런 다음 생성한 템플릿을 선택합니다. 이 예에서는 Price Quote Template 이라는 템플릿을 만들었습니다 .

템플릿이 이미 업로드되었다는 알림이 표시됩니다.

사용자는 이제 이 템플릿을 사용할 수 있습니다. 새로 만들기 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다 .

그러면 업로드한 견적 템플릿이 목록에 추가된 것을 볼 수 있습니다. 다시 말하지만, 사용자가 인용문을 추가하는 경우 인용문 Excel 파일을 자체적으로 생성하지 말고 대신 제공된 이 템플릿을 사용하도록 지시할 수 있기 때문에 이것은 유용합니다. 

이 예에서는 형식이 다른 두 샘플 견적 파일을 삭제하겠습니다. 

문서에 SharePoint 템플릿 사용

추가한 템플릿을 사용하려면 새로 만들기 버튼을 클릭한 다음 해당 템플릿을 클릭하십시오. 

보시다시피 빈 Excel 파일을 가지고 처음부터 견적을 작성하는 대신 이제 작성하기만 하면 되는 견적 템플릿이 있습니다.

이 견적에 필요한 세부 정보를 입력한 후 이제 이름을 바꿀 수 있습니다. 이것은 Ford 의 샘플 견적 이므로 Ford 로 이름을 지정했습니다 .

사용자가 견적을 작성해야 할 때마다 견적 템플릿을 사용할 수 있습니다. 이를 통해 가격 견적, 콜 시트, 회의록 및 기타 여러 템플릿을 사용할 수도 있습니다. Word 또는 PowerPoint 파일에 대해서도 이 작업을 수행할 수 있습니다.

그러나 사용자가 자신의 Excel 통합 문서나 Word 문서를 더 이상 만들지 못하게 하려면 어떻게 해야 할까요? 우리도 그렇게 할 수 있습니다. 먼저 새로 만들기 버튼을 클릭한 다음 새로 만들기 메뉴 를 클릭합니다 . 

새 파일을 추가할 때 사용자가 사용할 수 있는 옵션을 선택 취소합니다. 예를 들어 Excel 통합 문서에 대한 템플릿이 있는 경우 여기에서 Excel 통합 문서를 선택 취소할 수 있습니다. 

우리는 또한 옵션을 조정할 수 있습니다. 예를 들어 견적 템플릿을 드래그하여 원하는 경우 맨 위에 놓을 수 있습니다.

변경 사항을 저장하려면 저장 을 클릭하면 됩니다 .

그런 다음 새로 만들기 버튼을 다시 클릭하면 Excel 통합 문서가 목록에 없고 이제 견적서 템플릿이 맨 위에 있는 것을 볼 수 있습니다. 

원하는 경우 Excel 통합 문서를 쉽게 다시 가져올 수 있습니다. 편집 메뉴 로 다시 이동하여 Excel 통합 문서 확인란을 선택하면 됩니다. 일부 변경 사항을 적용할 때마다 저장하십시오.

특정 템플릿을 제거하려면 생략 부호를 클릭한 다음 삭제 를 클릭하십시오 .

컴퓨터에 SharePoint 파일 추가
SharePoint 사이트: 간략한 개요
SharePoint 사이트 | 레이아웃 및 메뉴 연습

결론

결론적으로 SharePoint 템플릿은 작업, 특히 문서 작성 프로세스를 간소화할 수 있는 좋은 기회를 제공합니다. 이 자습서에서는 SharePoint에서 사용자 지정 문서 템플릿을 업로드하고 사용하는 방법을 배울 수 있었습니다.

SharePoint에서 이 기능을 사용하면 사용자가 응집력 있는 문서 형식을 구성하고 만들 수 있으므로 매우 강력합니다. 바라건대, 당신은 그것의 사용법과 중요성을 파악할 수 있었습니다.

모두 제일 좋다,

헨리