SharePoint의 계산된 열 | 개요

SharePoint 또는 Sharepoint Online의 계산 열은 사용자가 목록 또는 라이브러리 내의 다른 열 값을 기반으로 데이터를 생성하고 표시할 수 있는 강력한 도구입니다. 이러한 값에 대한 계산을 수행하는 방정식으로 구성된 수식은 계산 열의 프레임워크 역할을 하며 일반적으로 등호(=)로 시작합니다.

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SharePoint 목록 또는 라이브러리에 계산된 열을 추가하면 사용자가 판매세 계산, 만료 날짜 결정 또는 항목 소스의 총 비용 계산과 같은 다양한 기능을 수행할 수 있습니다.

이러한 계산은 다양한 응용 프로그램에서 유용하며 보다 효율적인 데이터 관리 및 알림을 가능하게 합니다.

계산 열을 생성할 때 사용자는 미리 정의된 수많은 함수 중에서 선택하거나 더하기, 빼기, 곱하기 및 나누기와 같은 표준 수학 연산을 사용하여 사용자 지정 수식을 만들 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 계산된 열은 목록 및 라이브러리에서 동적 데이터 기반 콘텐츠를 생성해야 하는 SharePoint 사용자 에게 유용한 기능입니다 .

아래 비디오에서 Sharepoint에 대해 자세히 다룹니다. 모든 파워 앱 애호가를 위한 시계는 확실히 가치가 있습니다!

목차

• 계산 열 이해
  • 개념 및 목적
  • SharePoint의 애플리케이션
• Sharepoint 계산 열을 쉽게 만드는 방법
  • 열 설정 정의
  • 열 수식 사용
• 일반 함수 및 수식
  • 산술 및 논리 함수
  • 텍스트 및 날짜 함수
• SharePoint 모범 사례
  • 명명 규칙
  • 오류 처리
• 제한 사항 및 대안
  • SharePoint 계산 열 제한 사항
• Sharepoint/Sharepoint Online의 계산된 열에 대한 단계별 가이드
• SharePoint 목록에 열 추가
• 열 유형을 SharePoint에서 날짜 및 시간으로 변경
• SharePoint에서 계산된 열 추가
• SharePoint에서 계산된 열 편집
• 뛰어난 함수 리소스를 위한 팁
• 최후의 말

계산 열 이해

SharePoint의 계산 열은 SharePoint 목록 또는 라이브러리 내의 데이터를 기반으로 자동화된 계산을 수행하기 위한 강력한 도구입니다.

이 섹션에서는 SharePoint 플랫폼 내의 응용 프로그램과 함께 계산된 열, 계산된 필드 및 계산된 값의 개념과 목적을 살펴봅니다.

예제로 이동하기 전에 기본 사항을 살펴보겠습니다.

개념 및 목적

계산 열은 본질적으로 동일한 목록 또는 라이브러리 항목 내의 다른 열의 데이터를 사용하여 계산을 수행하는 수식입니다.

계산된 열을 활용하면 계산된 값이 항상 최신 상태이고 종속된 소스 데이터와 동기화되어 데이터 일관성을 향상할 수 있습니다. 또한 계산된 열은 계산을 자동화하여 수동 데이터 입력과 잠재적인 인적 오류를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

SharePoint의 애플리케이션

계산된 열은 SharePoint 내의 다양한 시나리오에서 구현되어 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

• 수량과 가격을 곱하여 합계를 계산하는 예와 같이 동일한 항목 내에서 둘 이상의 열 값을 기반으로 간단한 계산을 표시합니다.
• IF, AND 및 OR 함수를 사용하여 특정 조건 또는 열 값을 기반으로 결과를 계산하고 표시하는 것과 같은 조건부 서식 또는 논리 적용
• 하나 이상의 열에 있는 데이터를 비교하고 미리 정의된 기준을 충족하는지 확인하여 데이터 항목의 유효성을 검사합니다.
• 날짜 관련 함수를 사용하여 마감일, 기한 또는 두 날짜 열 간의 차이를 계산합니다.
• 텍스트 문자열의 일부 검색 또는 여러 텍스트 열의 값 결합과 같은 텍스트 조작

전반적으로 SharePoint의 계산된 열은 목록 및 라이브러리 내에서 데이터 관리의 효율성과 일관성을 향상시키는 광범위한 기능을 제공합니다.

이제 열을 만들고 추가해 보겠습니다.

Sharepoint 계산 열을 쉽게 만드는 방법

이것은 매우 간단합니다. 더 나은 이해를 돕기 위해 시각적 예제로 기사를 마무리하겠습니다.

열 설정 정의

SharePoint 목록 또는 라이브러리에서 계산된 열을 만들려면 먼저 열을 추가할 목록 또는 라이브러리를 엽니다. 브라우저 창의 오른쪽 상단 모서리에 있는 "설정"을 클릭한 다음 열 섹션에서 "열 만들기"를 선택합니다.

새 계산된 열에 대한 설정을 정의할 때 이름을 지정하고 "계산됨(다른 열을 기반으로 한 계산)" 라디오 버튼을 선택하여 시작합니다. 이렇게 하면 계산의 일부로 목록 또는 라이브러리에 있는 다른 열의 데이터를 사용할 수 있습니다.

이제 열 수식을 입력할 차례입니다.

열 수식 사용

"계산됨" 열 유형을 선택하면 목록 또는 라이브러리의 기존 열을 기반으로 새 열의 값을 계산하는 수식을 입력하라는 메시지가 표시됩니다. SharePoint는 Excel 수식과 유사한 구문을 사용하므로 IF, AND 및 SUM과 같은 함수를 사용하여 복잡한 계산을 만들 수 있습니다.

수식을 작성하려면 먼저 등호(=)를 입력한 다음 함수, 열 이름 및 수학 연산자의 조합을 입력합니다. 열 이름을 대괄호([ ])로 묶고 텍스트 문자열에 큰따옴표(" ")를 사용해야 합니다 (SharePoint Stack Exchange) .

다음은 예제 수식입니다.

=IF([Status]="Completed", [Hours]*[Rate], 0)

이 수식은 상태, 시간 및 요율을 기준으로 프로젝트의 총 비용을 계산합니다. 프로젝트가 "완료됨"으로 표시되면 비용은 시간과 요율을 곱하여 계산됩니다. 그렇지 않으면 비용은 0입니다.

수식을 입력했으면 '확인'을 클릭하여 계산된 열을 만듭니다. 참조된 열의 데이터가 변경될 때마다 해당 값을 자동으로 업데이트합니다.

짜잔!

이제 몇 가지 일반적인 기능을 살펴보겠습니다.

일반 함수 및 수식

이 섹션에서는 산술 및 논리 함수와 텍스트 및 날짜 함수의 두 하위 섹션으로 나누어 SharePoint 계산 열에서 사용되는 몇 가지 일반적인 함수 및 수식을 다룹니다.

산술 및 논리 함수

산술 함수를 사용하면 기본적인 수학 연산을 실행할 수 있고 논리 함수는 특정 조건에 따라 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

일반적으로 사용되는 일부 산술 및 논리 함수는 다음과 같습니다.

• ADD: 두 개의 숫자를 더합니다. 예:=Column1+Column2
• 빼기: 다른 숫자에서 숫자를 뺍니다. 예:=Column1-Column2
• MULTIPLY: 두 수를 곱합니다. 예:=Column1*Column2
• 나누기: 숫자를 다른 숫자로 나눕니다. 예:=Column1/Column2
• IF: 조건 테스트를 수행합니다. 예:=IF(Column1>Column2, "Greater", "Lesser")
• AND: 모든 조건이 충족되는지 확인합니다. 예:=AND(Column1>0,Column2>0)
• OR: 조건이 충족되는지 확인합니다. 예:=OR(Column1>0,Column2>0)

이제 몇 가지 기본 텍스트 및 날짜 기능을 확인하십시오.

텍스트 및 날짜 함수

텍스트 함수를 사용하면 텍스트 문자열을 조작할 수 있고 날짜 함수를 사용하면 날짜 및 시간 값을 처리할 수 있습니다. SharePoint 계산 열의 몇 가지 일반적인 텍스트 및 날짜 함수는 다음과 같습니다.

• CONCATENATE: 두 개 이상의 문자열을 결합합니다. 예:=CONCATENATE(Column1, Column2)
• LEFT: 텍스트 문자열의 시작 부분에서 지정된 수의 문자를 추출합니다. 예:=LEFT(Column1, 5)
• 오른쪽: 텍스트 문자열의 끝에서 지정된 수의 문자를 추출합니다. 예:=RIGHT(Column1, 5)
• DATE: 일, 월, 연도를 기준으로 날짜를 반환합니다. 예:=DATE(Year(Column1), Month(Column1), Day(Column1)+7)
• TODAY: 현재 날짜를 반환합니다. 예:=TODAY()
• DATEDIF: 두 날짜의 차이를 계산합니다. 예:=DATEDIF(Column1, Column2, "d")

이것은 단지 몇 가지 예일 뿐입니다. 더 많은 함수와 공식을 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 Microsoft SharePoint Foundation 수식 가이드를 참조하십시오 .

또는 LuckyTemplates에서 Sharepoint를 자세히 살펴보고 조건부 수식, 문서 라이브러리, 목록 설정 등에 대해 자세히 알아보려면 이 확인하세요 . 대단해! 진정으로 배우는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.

SharePoint 모범 사례

다음은 Sharepoint를 탐색하는 데 도움이 되는 몇 가지 주요 사항입니다.

명명 규칙

계산된 열로 작업할 때 적절한 명명 규칙을 따르는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 깨끗하고 체계적이며 액세스하기 쉬운 SharePoint 환경을 유지하는 데 도움이 됩니다. 계산 열에 대해 고려해야 할 몇 가지 명명 규칙은 다음과 같습니다.

• Use descriptive names for columns, indicating the purpose or calculation being performed. For example, instead of using “Col1,” use “TotalSales” for a calculated column that sums up the sales figures.
• Avoid using special characters or spaces in column names, as they may cause compatibility issues with some SharePoint features.
• Consider using camelCase or snake_case for column names, for better readability and consistency with development practices.

Error Handling

Calculation errors can occur, and they do, believe me! Ensuring proper error handling can result in fewer errors and more reliable performance. Some best practices for error handling in calculated columns include:

• Use the ISERROR function to check for calculations that return errors. This allows you to display an informative message or default value instead of an error. For example: =IF(ISERROR([Column1]/[Column2]), "Error Message", [Column1]/[Column2])
• Make sure to handle division by zero errors, as this is a common calculation error. Use an IF or IFERROR function to avoid a #DIV/0! error when dividing by zero.
• Be mindful of the data types used in your calculations. Mismatched data types can cause calculation errors. Ensure that you use appropriate data types and convert data if necessary before performing calculations.

Following these best practices for naming conventions and error handling will lead to a more efficient, robust, and maintainable SharePoint environment.

Sure, there are a few limitations, they are…

Limitations and Alternatives

SharePoint Calculated Column Limitations

Some limitations include:

• Calculated columns are not available for use with multiple lines of text or person or group fields.
• You cannot use lookup fields, managed metadata fields, or external data columns in calculated column formulas.
• Lastly, some functions are not supported, such as networked days and today’s date functions.

Now you have got a feel for everything, let’s run through some examples.

A Step-by-Step Guide to Calculated Columns In Sharepoint/Sharepoint Online

One of the main advantages of using calculated columns is that the data you need can be set automatically. And it is not limited to simple computation, because it can also do complicated calculations.

For these examples, we’ll focus on making calculated columns with a simple formula. But at the end of the blog, we’ll give you resources on where you can know more formulas that you can use for your calculated columns.

Adding A Column In A SharePoint List

Before we can proceed, let’s start first by adding another column that will be based on the calculated column. So, click Add column.

Next, choose Single line of text.

It will then display the Create a column panel.

We’re going to type “Sign Up Date” on the Name field.

The default value will be nothing.

Then, click Save.

Next is to refresh the page, and you’ll see the added column on your SharePoint List.

Then we’ll click Edit in grid view.

Next, we’ll go to the Excel file from the resources provided in this blog.

From there, we’re going to copy all the data in column H.

Then, go back to our SharePoint List, and select the top cell on the Sign Up Date column.

Next, paste the data from the Excel file we copied.

Finally, click Exit grid view to save.

Changing The Column Type To Date And Time In SharePoint

Click the Sign Up Date column. Take note that you might need to scroll to the right to see it since we have a lot of columns.

Then, select Column settings.

And click Edit.

The Edit column panel will then appear where you can edit the column.

From there, click the Type dropdown menu.

Then, choose Date and time.

다음으로 친숙한 형식을 Yes 로 설정합니다 .

마지막으로 저장을 클릭합니다.

표시되는 프롬프트에서 저장 을 클릭합니다 .

이것은 날짜 형식 자체를 표시하는 대신 4일 전임을 나타내는 일부 데이터를 볼 수 있으므로 매우 사용자에게 친숙한 형식입니다.

SharePoint에서 계산된 열 추가

먼저 열 추가 를 클릭합니다 .

다음으로 더보기...를 클릭합니다.

설정 으로 이동 한 다음 열 만들기로 이동합니다 . 보시다시피 계산 열 추가는 클래식 보기에서만 수행할 수 있으며 현대식 보기에서는 수행할 수 없습니다.

이 열의 전체 이름을 입력합니다. 이 예에서는 " 보상 기간 종료 "를 사용합니다 . 고객이 가입한 후 90일 동안 할인 또는 귀하가 생각할 수 있는 기타 제안을 받을 수 있습니다.

다음으로 유형을 계산됨(다른 열을 기반으로 한 계산) 으로 설정합니다 .

아래 스크린샷의 설명 에는 지금은 아무 것도 입력하지 않습니다.

수식 텍스트 상자 에서 가입 날짜에 90일을 더한 날짜와 같게 하려고 합니다. 또한 자동화를 원합니다. 열 삽입 옵션 에서 가입 날짜를 선택합니다 .

그런 다음 수식 필드에 " [Sign Up Date] " 가 있음을 알 수 있습니다 . 따라서 옆에 " +90 "을 추가하겠습니다 .

다음으로 수식 텍스트 상자 아래에 이 수식에서 반환되는 데이터 유형 에 대한 옵션이 표시됩니다 . 날짜 및 시간을 선택한 다음 날짜만을 선택합니다 .

마지막으로 확인 을 클릭합니다 .

그리고 SharePoint 목록 페이지 오른쪽에 등록 날짜 (시작 날짜) 및 보상 기간 종료 열 이 표시됩니다. 보상 기간 종료 열에는 가입 날짜 로부터 90일 후가 표시됩니다 .

SharePoint에서 계산된 열 편집

보상 기간 종료 열은 클래식 보기에서 만들었기 때문에 더 이상 현대식 보기에서 직접 편집할 수 없습니다 . 대신 오른쪽 상단의 기어 아이콘을 클릭할 수 있습니다.

그런 다음 목록 설정 을 클릭합니다 .

설정 페이지 로 리디렉션됩니다 .

맨 아래로 스크롤하면 열 섹션 아래에 다양한 열이 모두 표시됩니다 .

다음으로 보상 기간 종료 를 클릭합니다 .

열을 다시 한 번 설정할 수 있는 페이지로 리디렉션됩니다.

이 예에서는 수식을 " =[Sign Up Date]+90 " 대신 " =[Sign Up Date]+120 " 으로 변경합니다 .

마지막으로 확인 을 클릭합니다 .

이전 페이지로 리디렉션됩니다.

고객을 클릭하여 SharePoint 온라인 목록으로 돌아갑니다.

보상 기간 종료 열이 120 으로 업데이트된 이후로 변경된 것을 볼 수 있습니다 .

계산된 필드/계산된 열을 편집하는 유일한 방법은 이 방법을 통해서라는 점을 명심하십시오. 클래식 보기 설정에서만 계산 열을 만들 수 있기 때문입니다. 물론 가입 날짜 열을 변경할 수 있습니다.

자신감 있는 Sharepoint 디자이너가 되기 위한 아래 팁을 확인하세요!

뛰어난 함수 리소스를 위한 팁

계산 열의 가장 좋은 점은 기본 수식에 집착할 필요가 없다는 것입니다. 실제로 많은 수식을 사용하여 SharePoint 목록을 보다 기능적이고 사용하기 편리하게 만들 수 있습니다.

사용할 수 있는 공식에 익숙하지 않은 경우 여기에서 찾을 수 있습니다 .

이 사이트에서 계산 열에 사용할 수 있는 많은 수식을 찾을 수 있습니다.

또한 SharePoint 목록에서 사용할 수 있는 기능을 볼 수 있습니다.

한 가지 예는 ABS 기능입니다.

이 목록 외에도 Google 및 Stack Overflow를 사용할 수도 있습니다. 인터넷에서 수식을 검색할 때 SharePoint 목록은 Excel과 매우 유사하므로 "for SharePoint" 대신 "for Excel"을 입력 하십시오 .

즉, 조건부 서식도 계산된 열에서 작동합니다.

SharePoint 목록 항목: 단일 및 여러 항목 편집
SharePoint 목록: 개요 열을
사용하여 SharePoint에 메타데이터 추가

최후의 말

요약하면 위의 가이드에 따라 SharePoint에서 계산된 열을 만드는 방법을 배웠습니다.

우리가 사용한 수식은 기본 수식일 수 있지만 특히 계산된 열에 대한 수식을 얻을 수 있는 제공된 리소스를 사용할 때 그 과정에서 개선될 것입니다.

계산 열은 날짜 사용으로 제한되지 않습니다. 특정 수식에도 사용할 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 특정 도시나 사무실을 입력하면 우편번호가 자동화됩니다. 이는 계산된 열을 통해 SharePoint 목록을 보다 관리하기 쉽고 편리하게 만들 수 있는 방법이 많다는 것을 의미합니다.

모두 제일 좋다,

헨리