Excel 2019 (Bahagian 19): Tapis data

Dalam Excel , jika lembaran kerja anda mengandungi banyak kandungan, mungkin sukar untuk mencari maklumat dengan cepat. Penapis boleh digunakan untuk mengecilkan data dalam lembaran kerja, membolehkan anda melihat maklumat yang anda perlukan sahaja.

Cara menapis data

Contohnya akan menggunakan penapis pada helaian log peranti untuk hanya menunjukkan komputer riba dan projektor yang tersedia.

1. Untuk penapisan berfungsi dengan betul, lembaran kerja anda mesti menyertakan baris pengepala, yang digunakan untuk mengenal pasti nama setiap lajur. Dalam contoh, lembaran kerja disusun ke dalam lajur berbeza yang ditentukan oleh sel pengepala dalam baris 1: ID#, Jenis, Butiran Peralatan , dsb.

2. Pilih tab Data , kemudian klik arahan Penapis.

3. Anak panah jatuh ke bawah akan muncul dalam kotak tajuk untuk setiap lajur.

4. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang ingin anda tapis. Contoh akan menapis lajur B untuk melihat jenis peranti tertentu sahaja.

5. Menu Penapis akan muncul.

6. Nyahtanda kotak di sebelah Pilih Semua untuk menyahpilih semua data dengan cepat.

7. Tandai kotak di sebelah data yang anda ingin tapis, kemudian klik OK. Contoh ini akan memilih Laptop dan Projektor untuk melihat jenis peranti ini sahaja.

8. Data akan ditapis, menyembunyikan sementara apa-apa kandungan yang tidak sepadan dengan kriteria. Dalam contoh, hanya komputer riba dan projektor ditunjukkan.

Pilihan penapisan juga boleh diakses daripada arahan Isih & Penapis pada tab Laman Utama.

Cara menggunakan berbilang penapis

Anda boleh menggunakan berbilang penapis untuk membantu mengecilkan hasil anda. Contoh ini telah menapis lembaran kerja untuk menunjukkan komputer riba dan projektor sahaja. Walau bagaimanapun, penulis ingin mengecilkan lagi dengan hanya menunjukkan komputer riba dan projektor yang diuji pada bulan Ogos.

1. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang ingin anda tapis. Contoh ini akan menambah penapis pada lajur D untuk melihat maklumat mengikut tarikh.

2. Menu Penapis akan muncul.

3. Tandai atau nyahtanda kotak bergantung pada data yang anda ingin tapis, kemudian klik OK. Contoh akan menyahpilih semua kecuali Ogos.

4. Penapis baharu akan digunakan. Dalam contoh, helaian kini ditapis untuk hanya menunjukkan komputer riba dan projektor yang telah diuji pada bulan Ogos.

Bagaimana untuk memadam penapis

Selepas menggunakan penapis, anda mungkin mahu mengalih keluarnya daripada lembaran kerja supaya anda boleh menapis kandungan dengan cara yang berbeza.

1. Klik anak panah lungsur untuk penapis yang ingin anda alih keluar. Contohnya akan mengosongkan penapis dalam lajur D.

2. Menu Penapis akan muncul.

3. Pilih Tapis Daripada [NAMA KOLOM] daripada menu Penapis. Sebagai contoh, pilih Kosongkan Penapis Daripada "Daftar Keluar" .

4. Penapis akan dialih keluar dari lajur. Data tersembunyi sebelum ini akan dipaparkan.

Untuk mengalih keluar semua penapis daripada lembaran kerja, klik arahan Penapis pada tab Data.

Ciri penapisan lanjutan

Jika anda memerlukan penapis untuk sesuatu yang khusus, penapisan asas mungkin tidak memberikan anda pilihan yang mencukupi. Nasib baik, Excel termasuk beberapa alat penapisan lanjutan, termasuk carian, teks, tarikh dan penapisan nombor, yang boleh mengecilkan hasil untuk membantu mencari apa yang anda perlukan.

Cara menapis mengikut carian

Excel membolehkan anda mencari data yang mengandungi frasa tepat, nombor, tarikh, dll. Contohnya ialah menggunakan ciri ini untuk memaparkan hanya produk jenama Saris dalam log peranti.

1. Pilih tab Data , kemudian klik arahan Penapis. Anak panah lungsur akan muncul dalam kotak tajuk untuk setiap lajur.

Nota : Jika anda telah menambahkan penapis pada helaian anda, anda boleh melangkau langkah ini.

2. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang anda ingin tapis. Contoh akan menapis lajur C.

3. Menu Penapis akan muncul. Masukkan istilah carian dalam kotak carian. Hasil carian akan dipaparkan secara automatik di bawah medan Penapis Teks semasa anda menaip. Sebagai contoh, kami akan memasukkan saris untuk mencari semua peranti jenama Saris. Apabila anda selesai, klik OK.

4. Helaian akan ditapis mengikut istilah carian. Dalam contoh, helaian kini ditapis untuk menunjukkan hanya peranti jenama Saris.

Cara menggunakan penapis teks lanjutan

Penapis teks lanjutan boleh digunakan untuk memaparkan maklumat yang lebih khusus, seperti sel yang mengandungi aksara atau data tertentu, tidak termasuk perkataan atau nombor tertentu. Sebagai contoh, ingin mengecualikan sebarang item yang mengandungi perkataan komputer riba.

1. Pilih tab Data , kemudian klik arahan Penapis. Anak panah lungsur akan muncul dalam kotak tajuk untuk setiap lajur.

Nota : Jika anda telah menambahkan penapis pada lembaran kerja anda, anda boleh melangkau langkah ini.

2. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang anda ingin tapis. Contoh akan menapis lajur C.

3. Menu Penapis akan muncul. Tuding pada Penapis Teks , kemudian pilih penapis teks yang dikehendaki daripada menu lungsur. Contohnya, pilih Tidak Mengandungi... untuk melihat data yang tidak mengandungi teks tertentu.

4. Kotak dialog AutoFilter Tersuai akan muncul. Masukkan teks yang dikehendaki di sebelah kanan penapis, kemudian klik OK. Contoh akan memasukkan komputer riba untuk mengecualikan sebarang item yang mengandungi perkataan ini.

5. Data akan ditapis oleh penapis teks yang dipilih. Dalam contoh, helaian pada masa ini menunjukkan item yang tidak mengandungi perkataan komputer riba.

Cara menggunakan penapis digital lanjutan

Penapis nombor lanjutan membolehkan anda memanipulasi data bernombor dalam pelbagai cara. Contoh hanya akan menunjukkan jenis peranti tertentu berdasarkan julat nombor ID.

1. Pilih tab Data pada Reben, kemudian klik arahan Penapis. Anak panah lungsur akan muncul dalam kotak tajuk untuk setiap lajur.

Nota : Jika anda telah menambahkan penapis pada lembaran kerja anda, anda boleh melangkau langkah ini.

2. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang anda ingin tapis. Contoh akan menapis lajur A untuk melihat ID tertentu sahaja.

3. Menu Penapis akan muncul. Tuding pada Penapis Nombor , kemudian pilih penapis nombor yang diingini daripada menu lungsur. Contohnya, pilih Antara untuk melihat nombor ID antara julat nombor tertentu.

4. Kotak dialog AutoFilter Tersuai akan muncul. Masukkan nombor yang dikehendaki di sebelah kanan setiap penapis, kemudian klik OK. Contohnya, jika anda ingin menapis nombor ID yang lebih besar daripada atau sama dengan 3000 tetapi kurang daripada atau sama dengan 6000, anda akan memaparkan nombor ID dalam julat 3000-6000.

5. Data akan ditapis oleh penapis berangka yang dipilih. Dalam contoh, hanya item dengan nombor ID antara 3000 dan 6000 dipaparkan.

Cara menggunakan penapis tarikh lanjutan

Penapis tarikh lanjutan boleh digunakan untuk melihat maklumat daripada tempoh masa tertentu, seperti tahun lepas, suku tahun berikutnya atau antara dua tarikh. Contoh ini akan menggunakan penapis tarikh lanjutan untuk hanya melihat peranti yang telah disemak antara 15 Julai dan 15 Ogos.

1. Pilih tab Data , kemudian klik arahan Penapis. Anak panah lungsur akan muncul dalam kotak tajuk untuk setiap lajur.

Nota : Jika anda telah menambahkan penapis pada lembaran kerja anda, anda boleh melangkau langkah ini.

2. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang anda ingin tapis. Contoh akan menapis lajur D untuk melihat julat tarikh tertentu sahaja.

3. Menu Penapis akan muncul. Tuding pada Penapis Tarikh , kemudian pilih penapis tarikh yang dikehendaki daripada menu lungsur. Contohnya, pilih Antara... untuk melihat peranti yang diuji dari 15 Julai hingga 15 Ogos.

4. Kotak dialog AutoFilter Tersuai akan muncul. Masukkan tarikh yang dikehendaki di sebelah kanan setiap penapis, kemudian klik OK. Contohnya, jika anda ingin menapis tarikh selepas atau pada 15 Julai 2015 dan sebelum atau pada 15 Ogos 2015, ini akan memaparkan julat antara tarikh ini.

5. Helaian akan ditapis oleh penapis tarikh yang dipilih. Kini mungkin untuk melihat item mana yang diperiksa antara 15 Julai dan 15 Ogos.