Excel 2019 (Bahagian 25): Semak dan lindungi buku kerja

Sebelum berkongsi buku kerja anda, anda perlu memastikan buku itu tidak mempunyai sebarang kesilapan menaip atau maklumat yang ingin anda rahsiakan. Nasib baik, Excel menyediakan beberapa alat untuk membantu menyempurnakan dan melindungi buku kerja anda, termasuk ciri Pemeriksa Dokumen dan Lindungi Buku Kerja .

Pemeriksa Dokumen

Setiap kali anda membuat atau mengedit buku kerja, maklumat peribadi tertentu mungkin ditambahkan secara automatik pada fail. Anda boleh menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk mengalih keluar maklumat ini sebelum berkongsi buku kerja dengan orang lain.

Oleh kerana beberapa perubahan mungkin kekal, anda harus menyimpan salinan tambahan buku kerja sebelum menggunakan Pemeriksa Dokumen untuk memadamkan maklumat.

Untuk menggunakan Pemeriksa Dokumen:

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas.

2. Daripada panel Maklumat, klik Semak Isu , kemudian pilih Periksa Dokumen daripada menu lungsur.

3. Anda mungkin digesa untuk menyimpan fail anda sebelum menjalankan Document Inspector.

4. Pemeriksa Dokumen akan muncul. Tandai atau nyahtanda kotak, bergantung pada perkara yang ingin anda semak, kemudian klik Periksa. Contoh akan meninggalkan semua yang dipilih.

5. Keputusan ujian akan muncul. Dalam contoh, boleh dilihat bahawa buku kerja mengandungi ulasan dan beberapa maklumat peribadi, jadi anda perlu mengklik Alih Keluar Semua pada kedua-dua item untuk mengalih keluar maklumat ini daripada buku kerja.

6. Apabila anda selesai, klik Tutup.

Lindungi buku kerja

Secara lalai, sesiapa sahaja yang mempunyai akses kepada buku kerja anda akan dapat membuka, menyalin dan mengedit kandungan tersebut, melainkan anda melindunginya. Terdapat beberapa cara untuk melindungi buku kerja, bergantung pada keperluan anda.

Untuk melindungi buku kerja:

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas.

2. Dari anak tetingkap Maklumat, klik arahan Lindungi Buku Kerja.

3. Dalam menu lungsur turun, pilih pilihan yang paling sesuai dengan keperluan anda. Sebagai contoh, pilih Tandakan sebagai Akhir.  Menandai buku kerja anda sebagai muktamad ialah cara yang baik untuk menghalang orang lain daripada mengeditnya, manakala pilihan lain memberi anda lebih kawalan jika perlu.

4. Kotak dialog akan muncul, menggesa anda untuk menyimpan. Klik OK.

5. Kotak dialog lain akan muncul. Klik OK.

6. Buku kerja akan ditandakan sebagai versi akhir.

Menandai buku kerja sebagai muktamad tidak akan menghalang orang lain daripada mengeditnya. Jika anda ingin menghalang orang daripada mengeditnya, anda boleh menggunakan pilihan Hadkan Akses .