Excel 2019 (Bahagian 3): Simpan dan kongsi buku kerja

Setiap kali anda membuat buku kerja baharu dalam Excel, anda perlu tahu cara menyimpannya untuk mengakses dan mengeditnya kemudian. Seperti versi Excel sebelumnya, anda boleh menyimpan fail secara setempat ke komputer anda atau ke awan menggunakan OneDrive , serta mengeksport dan berkongsi buku kerja dengan orang lain terus daripada Microsoft Excel .

Ciri Simpan dan Simpan Sebagai

Excel menyediakan dua cara untuk menyimpan fail: Simpan dan Simpan Sebagai . Pilihan ini berfungsi dengan cara yang sama, dengan beberapa perbezaan penting:

Ciri Simpan dan Simpan Sebagai

Simpan : Apabila membuat atau mengedit buku kerja, anda akan menggunakan arahan Simpan untuk menyimpan perubahan anda. Anda akan menggunakan arahan ini dalam hampir setiap situasi. Apabila menyimpan fail, anda hanya perlu memilih nama fail dan lokasi pada kali pertama. Kemudian anda hanya boleh mengklik perintah Simpan untuk menyimpannya dengan nama dan lokasi yang sama.

Save As : Anda akan menggunakan arahan ini untuk mencipta salinan buku kerja sambil mengekalkan yang asal. Apabila menggunakan Save As , anda perlu memilih nama dan/atau lokasi lain untuk versi yang disalin.

Bagaimana untuk menyimpan buku kerja

Adalah penting untuk menyimpan buku kerja apabila anda memulakan projek baharu atau membuat perubahan pada projek sedia ada. Menyimpan dokumen lebih awal dan selalunya boleh membantu mengelakkan kerja anda daripada hilang jika berlaku masalah. Anda juga perlu memberi perhatian kepada tempat anda menyimpan buku kerja anda supaya anda boleh mencarinya dengan mudah kemudian.

1. Cari dan pilih perintah Simpan pada Bar Alat Akses Pantas .

Pilih arahan Simpan

2. Jika anda menyimpan fail buat kali pertama, bar kawalan Simpan Sebagai akan muncul dalam paparan Belakang.

3. Kemudian, anda perlu memilih tempat untuk menyimpan dan menamakan fail tersebut. Untuk menyimpan buku kerja ke komputer anda, pilih Komputer , kemudian klik Semak imbas. Anda juga boleh mengklik OneDrive untuk menyimpan fail ke OneDrive anda.

Pilih tempat untuk menyimpan dan namakan fail

4. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana anda ingin menyimpan buku kerja.

5. Masukkan nama fail untuk buku kerja, kemudian klik Simpan.

Klik Simpan

6. Buku kerja akan disimpan. Anda boleh mengklik perintah Simpan sekali lagi untuk menyimpan perubahan anda semasa mengubah suai buku kerja.

Anda juga boleh mengakses arahan Simpan dengan menekan Ctrl + S pada papan kekunci.

Gunakan Save As untuk membuat salinan

Jika anda ingin menyimpan versi lain buku kerja anda sambil mengekalkan yang asal, anda boleh membuat salinan. Contohnya, jika anda mempunyai fail yang dipanggil Data Jualan , anda boleh menyimpannya sebagai Data Jualan 2 supaya anda boleh mengedit fail baharu dan masih merujuk kembali kepada versi asal.

Untuk melakukan ini, klik arahan Save As dalam paparan Backstage. Sama seperti semasa menyimpan fail buat kali pertama, anda perlu memilih tempat untuk menyimpan dan menamakan fail baharu.

Cara menukar lokasi simpan lalai

Jika anda tidak mahu menggunakan OneDrive, anda mungkin kecewa kerana OneDrive dipilih sebagai lokasi lalai semasa menyimpan. Jika anda mendapati sukar untuk memilih Komputer setiap kali, anda boleh menukar lokasi simpan lalai supaya Komputer dipilih secara lalai.

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas.

Klik tab Fail

2. Klik Pilihan.

Klik Pilihan

3. Kotak dialog Excel Options akan muncul. Pilih Simpan , tandai kotak di sebelah Simpan ke Komputer secara lalai , kemudian klik OK. Lokasi simpan lalai akan ditukar.

Kotak dialog Excel Options

Ciri AutoRecover

Excel secara automatik menyimpan buku kerja anda ke folder sementara semasa anda sedang mengerjakannya. Jika anda terlupa menyimpan perubahan anda atau jika Excel ranap, anda boleh memulihkan fail menggunakan AutoRecover.

Cara menggunakan AutoRecover

1. Buka Excel. Jika versi fail yang disimpan secara automatik ditemui, panel Pemulihan Dokumen akan muncul.

2. Klik untuk membuka fail sedia ada. Buku Kerja akan dipulihkan.

Buku kerja dipulihkan

Secara lalai, Excel menyimpan secara automatik setiap 10 minit. Jika anda bercadang untuk mengedit buku kerja dalam masa kurang daripada 10 minit, Excel mungkin tidak membuat versi yang disimpan secara automatik.

Jika anda tidak melihat fail yang anda perlukan, anda boleh menyemak imbas semua fail yang disimpan secara automatik dari paparan Backstage. Cuma pilih tab Fail , klik Urus Buku Kerja , kemudian pilih Pulihkan Buku Kerja Tidak Disimpan .

Pilih Pulihkan Buku Kerja Tidak Disimpan

Eksport buku kerja

Secara lalai, buku kerja Excel disimpan dalam format .xlsx. Walau bagaimanapun, kadangkala anda perlu menggunakan jenis fail lain, seperti PDF atau Excel 97-2003. Sangat mudah untuk mengeksport buku kerja anda daripada Excel kepada pelbagai jenis fail yang berbeza.

Bagaimana untuk mengeksport buku kerja sebagai fail PDF

Mengeksport buku kerja sebagai dokumen Adobe Acrobat , biasanya dikenali sebagai fail PDF, boleh menjadi sangat berguna jika anda berkongsi buku kerja dengan seseorang yang tidak mempunyai Excel. PDF akan membantu penerima melihat tetapi tidak mengedit kandungan buku kerja anda.

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas.

2. Klik Eksport , kemudian pilih Cipta PDF/XPS .

Pilih Cipta PDF/XPS

3. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi yang anda mahu eksport buku kerja, masukkan nama fail, kemudian klik Terbitkan.

Klik Terbitkan

Secara lalai, Excel hanya akan mengeksport lembaran kerja aktif. Jika anda mempunyai berbilang lembaran kerja dan ingin menyimpan semuanya dalam fail PDF yang sama, klik Pilihan dalam kotak dialog Simpan Sebagai . Kotak dialog Pilihan akan muncul. Pilih Keseluruhan buku kerja , kemudian klik OK.

Pilih Keseluruhan buku kerja

Setiap kali anda mengeksport buku kerja sebagai PDF, anda juga perlu mempertimbangkan cara data buku kerja anda akan dipaparkan pada setiap halaman PDF, sama seperti semasa mencetak buku kerja.

Cara mengeksport buku kerja ke jenis fail lain

Anda juga mungkin mendapati ia berguna untuk mengeksport buku kerja anda ke jenis fail lain, seperti buku kerja Excel 97-2003 jika anda perlu berkongsi dengan orang yang menggunakan versi Excel yang lebih lama atau fail .CSV jika anda memerlukan versi biasa. teks daripada buku kerja.

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas .

2. Klik Eksport , kemudian pilih Tukar Jenis Fail .

Pilih Tukar Jenis Fail

3. Pilih jenis fail biasa, kemudian klik Simpan Sebagai.

Klik Simpan Sebagai

4. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana anda ingin mengeksport buku kerja, masukkan nama fail, kemudian klik Simpan.

Kotak dialog Simpan Sebagai

Anda juga boleh menggunakan menu lungsur Simpan sebagai jenis: dalam kotak dialog Simpan Sebagai untuk menyimpan buku kerja dalam pelbagai jenis fail.

Simpan sebagai jenis menu lungsur:

Kongsi buku kerja

Excel memudahkan untuk berkongsi dan bekerjasama pada buku kerja menggunakan OneDrive. Sebelum ini, jika anda ingin berkongsi fail dengan seseorang, anda boleh menghantarnya sebagai lampiran e-mel. Walaupun mudah, sistem ini juga mencipta berbilang versi fail yang sama, yang mungkin sukar untuk diatur.

Apabila berkongsi buku kerja daripada Excel, anda sebenarnya memberi orang lain akses kepada fail yang sama. Ini membolehkan anda dan orang yang anda kongsi untuk mengedit buku kerja yang sama tanpa perlu menjejaki berbilang versi.

Untuk berkongsi buku kerja, ia mesti disimpan dahulu ke OneDrive anda.

Cara berkongsi buku kerja

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas , kemudian klik Kongsi.

Klik Kongsi

2. Excel akan kembali ke paparan Normal dan membuka panel Kongsi di sebelah kanan tetingkap. Dari sini, anda boleh menjemput orang untuk berkongsi dokumen anda, melihat senarai orang yang mempunyai akses kepada dokumen dan menetapkan kebenaran untuk boleh mengedit atau hanya melihat dokumen.

Pilih dengan siapa untuk berkongsi