Excel 2019 (Bahagian 7): Ketahui tentang format nombor

Apakah format nombor?

Setiap kali anda bekerja dengan hamparan dalam Microsoft Excel , anda harus menggunakan format nombor yang sesuai untuk data anda. Format nombor memberitahu hamparan dengan tepat jenis data yang anda gunakan, seperti peratusan (%), mata wang ($), masa, tarikh, dsb.

Mengapa menggunakan format nombor?

Format nombor bukan sahaja menjadikan hamparan lebih mudah dibaca, tetapi ia juga menjadikannya lebih mudah untuk digunakan. Apabila anda menggunakan format nombor, anda memberitahu hamparan anda dengan tepat jenis nilai yang disimpan dalam sel. Sebagai contoh, pemformatan tarikh memberitahu hamparan bahawa anda memasukkan tarikh kalendar tertentu. Ini membolehkan hamparan memahami data anda dengan lebih baik, membantu memastikan data anda konsisten dan formula dikira dengan tepat.

Jika anda tidak perlu menggunakan format nombor tertentu, hamparan biasanya akan menggunakan format nombor umum secara lalai. Walau bagaimanapun, format global mungkin menggunakan beberapa perubahan pemformatan kecil pada data anda.

Gunakan format nombor

Sama seperti gaya pemformatan lain, seperti menukar warna fon, anda akan menggunakan format nombor dengan memilih sel dan mengklik pilihan pemformatan yang diingini. Terdapat dua cara utama untuk memilih format nombor:

1. Pergi ke tab Laman Utama , klik menu lungsur Format Nombor dalam kumpulan Nombor dan pilih format yang dikehendaki.

2. Klik salah satu daripada arahan format nombor pantas di bawah menu lungsur.

Anda juga boleh memilih sel yang dikehendaki dan tekan Ctrl + 1 pada papan kekunci untuk mengakses pilihan pemformatan nombor tambahan.

Contoh telah menggunakan format Mata Wang , yang menambah simbol mata wang ( $ ) dan memaparkan dua tempat perpuluhan untuk sebarang nilai angka.

Jika anda memilih mana-mana sel dengan format nombor, anda boleh melihat nilai sebenar sel tersebut dalam bar formula. Hamparan akan menggunakan nilai ini untuk formula dan pengiraan lain.

Gunakan format nombor dengan betul

Ini bukan semua tentang hanya memilih sel dan menggunakan pemformatan. Hamparan sebenarnya boleh menggunakan pemformatan nombor secara automatik berdasarkan cara anda memasukkan data. Ini bermakna anda perlu memasukkan data mengikut cara yang boleh difahami oleh program, kemudian pastikan sel menggunakan format nombor yang sesuai. Contohnya, imej di bawah menunjukkan cara menggunakan format nombor dengan betul untuk tarikh, peratusan dan masa:

Kini anda mengetahui lebih lanjut tentang cara format nombor berfungsi. Seterusnya, mari kita lihat beberapa format nombor tertentu.

Format peratus

Salah satu format nombor yang paling berguna ialah format peratusan (%). Ia memaparkan nilai sebagai peratusan, seperti 20% atau 55%. Ini amat berguna apabila mengira perkara seperti kos cukai jualan atau petua. Apabila anda memasukkan tanda peratusan (%) selepas nombor, format peratusan digunakan secara automatik pada sel tersebut.

Peratusan juga boleh ditulis sebagai nombor perpuluhan. Jadi, 15% bersamaan dengan 0.15, 7.5% ialah 0.075, 20% ialah 0.20, 55% ialah 0.55, dsb. Format peratusan berguna dalam banyak kes. Contohnya, dalam imej di bawah, perhatikan cara kadar cukai jualan diformatkan secara berbeza untuk setiap hamparan (5, 5% dan 0.05):

Seperti yang anda lihat, pengiraan dalam hamparan di sebelah kiri tidak berfungsi dengan betul. Tanpa pemformatan peratusan, hamparan akan menganggap anda mahu mendarab $22.50 dengan 5, bukan 5%. Hamparan di sebelah kanan masih berfungsi tanpa pemformatan peratusan dan hamparan di tengah lebih mudah dibaca.

Format tarikh

Pada bila-bila masa anda bekerja dengan tarikh, anda perlu menggunakan format tarikh untuk memberitahu hamparan bahawa anda merujuk kepada tarikh kalendar tertentu, seperti 15 Julai 2014. Format tarikh juga membolehkan anda bekerja dengan set alat berkuasa yang merangkumi fungsi yang menggunakan maklumat tarikh dan masa untuk mengira jawapan.

Hamparan tidak dapat memahami maklumat dengan cara yang sama seperti manusia. Contohnya, jika anda memasukkan bulan Oktober ke dalam sel, hamparan tidak akan mengetahui anda memasukkan tarikh, jadi ia akan menganggap kandungan ini seperti mana-mana teks lain. Sebaliknya, apabila memasukkan tarikh, anda perlu menggunakan format khusus yang difahami oleh hamparan, seperti bulan/hari/tahun (atau hari/bulan/tahun bergantung pada negara tempat anda berada). Contoh di bawah akan memasuki 12/10/2014 yang bersamaan dengan 12 Oktober 2014. Kemudian, hamparan akan menggunakan format tarikh secara automatik pada sel.

Memandangkan anda telah memformat tarikh dengan betul, anda boleh melakukan perkara yang berbeza dengan data ini. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan Pemegang Isian untuk terus mengisi tarikh berikutnya dalam lajur:

Jika format tarikh tidak digunakan secara automatik, ini bermakna hamparan tidak memahami data yang anda masukkan. Contoh di bawah telah memasuki 15 Mac . Hamparan tidak memahami bahawa pengarang merujuk kepada tarikh, jadi sel masih menggunakan format nombor generik.

Sebaliknya, jika anda memasukkan 15 Mac (tanpa "th"), hamparan akan mengenalinya sebagai hari. Kerana ia tidak termasuk tahun, hamparan akan menambah tahun semasa secara automatik supaya bahagian tarikh akan mempunyai semua maklumat yang diperlukan. Tarikh juga boleh dimasukkan dengan cara lain, seperti 15/3/3, 15/3/2014 atau 15/3/2014, dan hamparan masih akan mengenalinya sebagai tarikh.

Jika anda ingin menambah tarikh semasa pada sel, anda boleh menggunakan Ctrl + ; seperti dalam video di bawah.

Lebih banyak pilihan format tarikh

Untuk mengakses pilihan format tarikh lain, pilih menu lungsur Format Nombor dan pilih Lagi Format Nombor . Ini adalah pilihan untuk memaparkan tarikh secara berbeza, seperti memasukkan hari dalam minggu atau meninggalkan tahun.

Kotak dialog Format Sel akan muncul. Dari sini, anda boleh memilih pilihan format tarikh yang anda inginkan.

Seperti yang anda boleh lihat dalam bar formula, format tarikh tersuai bukan sahaja mengubah tarikh sebenar dalam sel tetapi juga cara ia dipaparkan.

Petua untuk memformat nombor

Berikut ialah beberapa petua untuk mendapatkan hasil terbaik dengan pemformatan nombor:

Gunakan pemformatan nombor pada keseluruhan lajur : Jika anda bercadang untuk menggunakan lajur untuk jenis data tertentu, seperti tarikh atau peratusan, cara paling mudah untuk memilih keseluruhan lajur adalah dengan mengklik huruf lajur dan menggunakan format nombor yang diingini. Dengan cara ini, sebarang data yang anda tambahkan pada lajur ini pada masa hadapan akan mempunyai format angka yang betul. Ambil perhatian bahawa baris pengepala biasanya tidak terjejas oleh pemformatan nombor.

Semak semula nilai anda selepas menggunakan pemformatan nombor : Jika anda menggunakan pemformatan nombor pada data sedia ada, anda mungkin mendapat keputusan yang tidak dijangka. Contohnya, menggunakan format peratusan (%) pada sel dengan nilai 5 akan memberi anda 500%, bukan 5%. Dalam kes ini, anda perlu memasukkan semula nilai dengan betul dalam setiap sel.

Jika anda merujuk sel dengan format nombor dalam formula, hamparan boleh menggunakan format nombor yang sama secara automatik pada sel baharu. Contohnya, jika anda menggunakan nilai terformat mata wang dalam formula, nilai yang dikira juga akan menggunakan pemformatan mata wang.

Jika anda mahu data anda dipaparkan betul-betul seperti yang dimasukkan, anda perlu menggunakan pemformatan nombor teks. Format ini amat sesuai untuk nombor yang anda tidak mahu melakukan pengiraan, seperti nombor telefon, poskod atau nombor yang bermula dengan 0, seperti 02415. Untuk hasil terbaik, anda mungkin mahu menggunakan format format nombor teks sebelum memasukkan data ke dalam sel-sel ini.

Perintah Tambah Perpuluhan dan Kurangkan Perpuluhan

Perintah Increase Decimal dan Decrease Decimal membolehkan anda mengawal bilangan tempat perpuluhan yang dipaparkan dalam sel. Arahan ini tidak mengubah nilai sel; sebaliknya, mereka memaparkan nilai kepada bilangan tempat perpuluhan yang ditetapkan.

Kurangkan Perpuluhan akan memaparkan nilai yang dibundarkan ke tempat perpuluhan itu, tetapi nilai sebenar dalam sel masih akan dipaparkan dalam bar formula.

Perintah Tambah Perpuluhan dan Kurangkan Perpuluhan tidak berfungsi dengan beberapa format nombor, seperti Tarikh dan Pecahan .