Bagaimana untuk menghantar mesej respons automatik berulang dalam Outlook 2019 / 365/ 2016 apabila tiada di pejabat?

Kemas Kini Terakhir: Oktober 2019

Kebolehgunaan: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows dan macOS.

Inilah soalan yang kami dapat daripada Dorothy:

hello! saya bekerja sebagai ejen pelancongan dan ketersediaan saya adalah yang paling penting kepada pelanggan saya. Sesekali, saya tiada di pejabat kerana bercuti, dan saya ingin memastikan pelanggan saya sedar akan perkara itu dan barang-barang itu tidak jatuh melalui celah-celah. Pada masa lalu, saya pernah bekerja untuk sebuah syarikat, dan saya masih ingat bahawa terdapat helah untuk menetapkan autoresponder keluar dari pejabat di sana. Saya kini bekerja dari rumah dan menggunakan Outlook.com dan Gmail pada Microsoft Outlook 2019, adakah terdapat cara untuk menyediakan peraturan di luar pejabat untuk memberitahu orang lain bahawa saya tiada?

Terima kasih atas soalan baik anda dan semoga berjaya dengan perniagaan baharu anda.

Anda boleh dengan mudah mentakrifkan teks balasan automatik apabila berada di luar pejabat menggunakan Peraturan. Dalam tutorial ini, kami akan menerangkan cara melakukannya dalam Windows dan kemudian dalam macOS. Pembaca boleh mempraktikkan perkara ini untuk membolehkan Outlook membalas secara automatik sekiranya mereka tiada untuk bercuti, atau sebarang cuti rehat yang lain.

Untuk kesempurnaan kami telah menambah bahagian pendek tentang cara menggunakan Outlook on Exchange untuk menghantar balasan OOTO.

Menetapkan Auto balas pada Windows

Menggunakan Peraturan

Jika anda menggunakan Gmail atau Hotmail/Outlook.com pada Outlook, anda perlu menggunakan Peraturan untuk menyediakan autoresponder anda.

Sila teruskan seperti berikut:

• Buka Outlook.
• Mula-mula, tentukan templat mesej Outlook yang akan dihantar apabila tiada. Siaran ini mempunyai semua maklumat yang anda perlukan untuk menyediakan templat anda.
• Seterusnya, dalam tab E-mel, tekan pada butang Peraturan.
• Pilih Urus Peraturan dan Makluman.
• Wizard Peraturan akan dibuka.
• Tekan butang Peraturan Baharu…
• Kemudian pilih Guna peraturan pada e-mel yang saya terima .

• Tekan Seterusnya.
• Nyatakan adakah anda ingin peraturan ini di luar pejabat digunakan pada e-mel tertentu.
• Tekan Seterusnya jika anda mahu peraturan digunakan pada semua mesej masuk.
• Sekarang semak Balas menggunakan peraturan templat tertentu.
• Dalam anak tetingkap bawah tekan pautan templat tertentu.

• Semak imbas komputer anda untuk templat e-mel yang anda tentukan dalam langkah pertama tutorial ini.
• Nota: Templat disimpan seperti biasa fail.

• Setelah menemui templat anda, serlahkannya dan tekan Buka.
• Tekan Seterusnya.
• Tentukan sebarang pengecualian kepada peraturan anda mengikut keperluan.
• Tekan Seterusnya.
• Berikan peraturan anda nama yang bermakna, seperti yang ditunjukkan di bawah

• Apabila selesai, tekan Selesai.

Menyahaktifkan peraturan

Nota: Sila ingat bahawa anda perlu menyahaktifkan peraturan anda apabila pulang dari bercuti atau cuti anda; jika tidak, e-mel automatik anda akan terus dihantar.

Jika anda ingin melumpuhkan balasan anda, teruskan seperti berikut:

• Buka Outlook
• Peraturan Hit
• Hit Urus Peraturan dan Makluman
• Nyahtanda mana-mana peraturan yang anda ingin nyahaktifkan.

• Apabila selesai, tekan Guna.

Menggunakan Exchange

Jika syarikat anda menggunakan Exchange Server, maka proses konfigurasi adalah sangat mudah:

• Buka Outlook.
• Tekan Fail.
• Sekarang tekan butang Balasan Automatik (perhatikan bahawa anda perlu disambungkan ke Exchange untuk menyediakannya).
• Sekarang tentukan balasan automatik anda untuk pengirim di luar organisasi anda.
• Tekan OK apabila selesai.

Balasan di luar pejabat pada MAC

Jika anda menggunakan macOS maka prosesnya agak mudah, berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Buka Outlook untuk macOS
2. Dari bar atas, navigasi ke Alat dan sepuluh pilih Peraturan.
3. Dialog Peraturan akan dibuka.
4. Jika anda menggunakan Gmail atau Outlook.com/Hotmail, serlahkan IMAP di sebelah kiri anda.
5. Tekan pada tanda + di bahagian bawah dialog.
6. Tentukan nama Peraturan anda:

1. Dalam bahagian Lakukan Berikut pilih Balas dan kemudian tekan butang Balas Teks… .
2. Sekarang teruskan dan tentukan teks balasan di luar pejabat anda seperti yang ditunjukkan di bawah

1. Apabila selesai, tekan OK .
2. Tandai kotak " Jangan Guna " dan " Didayakan " dan tekan OK . Sebaik pulang dari percutian anda, ingat untuk menyahtanda butang Didayakan untuk menyahaktifkan peraturan.
3. Dialog peraturan anda akan kelihatan seperti berikut. Setiap e-mel yang masuk akan dibalas secara automatik oleh Outlook.

Lagi soalan pembaca

Berbilang balasan automatik untuk satu peti mel

Kami ditanya sama ada anda boleh menetapkan pembalas automatik yang berbeza mengikut siapa yang menghantar mesej. Itu mungkin, kerana Outlook Rules Wizrd membenarkan anda menetapkan mesej e-mel anda dengan beberapa parameter:

• oleh orang,
• sama ada anda berada dalam TO atau CC,
• sama ada anda adalah penerima tunggal
• Sama ada perkataan tertentu muncul dalam subjek atau badan
• Dengan kepentingan e-mel

Untuk menggunakan berbilang balasan, anda hanya perlu membina peraturan yang berbeza dan kemudian menetapkan templat balasan Outlook yang berbeza kepada setiap satu.

Bagaimanakah saya tahu jika balasan automatik saya telah dihantar?

Soalan yang bagus, anda akan melihat balasan anda dipaparkan sebagai entri dalam folder item dihantar Outlook anda

Adakah ia berfungsi apabila PC saya dimatikan?

Ini adalah soalan yang sangat penting - jawapannya ialah peraturan yang anda tentukan dalam Outlook adalah pelanggan sahaja, bermakna ia akan dijalankan hanya apabila Outlook berjalan. Ini tidak berlaku jika anda menggunakan autoreplies pada Outlook on Exchange.

Bolehkah saya menyediakan Auto-Majukan sebaliknya?

Apabila berada di PTO / bercuti/ bercuti atau semasa dalam perjalanan, anda mungkin memilih untuk memajukan e-mel anda secara automatik kepada orang lain supaya mereka dapat membalas. Anda boleh menggunakan Wizard Peraturan untuk menentukan peraturan khusus untuk mengendalikannya.

Bolehkah saya menambah gambar pada mesej auto balas saya?

Pada Windows, anda boleh menambah maklumat teks kaya pada balasan anda, sama ada pautan, gambar dan juga gif animasi. Anda juga boleh menambah tandatangan anda pada semua e-mel keluar.

Sekiranya terdapat sebarang soalan tambahan, sila maklumkan kepada kami. Semoga ia membantu!