Hentikan dan alih keluar mesej e-mel pendua dalam Outlook 2016 dan 2019

Terpakai pada: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 dan macOS (dengan pelarasan kecil).

Pernahkah anda mendapat sekumpulan item e-mel pendua yang berlebihan, orang hubungan dan entri kalendar dalam Outlook dan ingin membersihkan pendua yang menjengkelkan ini dengan cepat supaya anda boleh fokus pada perkara sebenar?

Jika ya, teruskan membaca, kerana hari ini kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana anda boleh berhenti menerima mesej tersebut dan mengalih keluar e- mel pendua daripada peti mel anda tanpa membeli alat pengalih keluar yang mahal.

Kami akan menerangkan terlebih dahulu sebab yang paling lazim bagi kes penduaan e-mel yang paling biasa. Kami kemudiannya akan menyediakan beberapa penyelesaian mudah yang boleh anda laksanakan dengan mudah untuk membersihkan perbualan, kenalan dan mesyuarat yang berlebihan daripada peti masuk e-mel anda dengan mudah.

Sebab untuk e-mel pendua dalam peti mel anda

Daripada apa yang saya lihat pada masa lalu, pendua Outlook biasanya berasal daripada enam sebab utama :

1. Peraturan tidak dikonfigurasikan dengan betul : Mungkin terdapat kes dua atau lebih peraturan dicetuskan apabila menerima e-mel, mengakibatkan berbilang kejadian mesej yang sama.
2. Persediaan akaun yang salah : Dalam beberapa kes, saya telah melihat bahawa pengguna tersilap mentakrifkan berbilang kejadian akaun e-mel yang sama dan ini mengakibatkan berbilang kejadian setiap e-mel masuk, kenalan dan entri kalendar.
3. Selang hantar/terima terlalu pendek . Jika kekerapan kemas kini peti masuk anda terlalu pendek; Outlook mungkin memuatkan mesej ke dalam peti masuk anda, TETAPI mungkin tidak dapat menandakan kejadian mesej sebagai disegerakkan/dimuatkan. Ini mengakibatkan kejadian berganda bagi mesej yang sama.
4. Isu penyegerakan : Kami juga telah melihat kenalan dan mesej pendua akibat masalah penyegerakan dengan pembekal pihak ketiga.
5. Ralat pengguna semasa menyalin dan menampal mesyuarat dan janji temu secara manual dalam Kalendar Outlook.
6. Penggabungan beberapa folder peribadi Outlook yang salah (juga dirujuk sebagai fail PST) ke dalam satu folder.

Kesan item Outlook pendua

1. Mereka merosakkan produktiviti anda.
2. Mereka mengelirukan dan menyebabkan kesilapan. Bayangkan anda membalas lebih daripada sekali pada nota yang sama :-(…
3. Mereka mungkin memberi kesan kepada prestasi pemuatan klien Outlook anda. Lebih banyak mesej yang disimpan pada komputer atau pelayan anda Outlook perlu dimuatkan pada permulaan, semakin perlahan prestasinya.
4. Dups mengisi peti masuk anda. Pengguna perniagaan perlu memadamkan e-mel ke untuk mematuhi kapasiti storan e-mel yang diperuntukkan yang disediakan oleh jabatan IT mereka.

Sekarang setelah kita memahami punca dan kesannya, mari fokus pada beberapa penyelesaian yang mungkin.

Alih keluar e-mel pendua dalam Outlook

Terdapat beberapa pertindihan e-mel yang mengalih keluar utiliti dan tambahan dalam pasaran, tetapi kami percaya dan mengesyorkan agar anda menggunakan fungsi Outlook di luar kotak. Teruskan membaca untuk prosedur lengkap.

• Buka Microsoft Outlook (proses ini akan berfungsi dalam versi 2013 dan 2016).
• Adalah dinasihatkan untuk membuat sandaran e-mel anda sebelum melaksanakan prosedur pembersihan. Berikut ialah prosedur langkah demi langkah untuk mengeksport dan menyandarkan e-mel, kalendar dan kenalan Outlook anda .
• Selepas anda selesai, pilih folder di mana e-mel pendua berada.
• Di bawah Laman Utama , teruskan dan pilih kotak lungsur Bersihkan dalam Reben.

• Pilih Bersihkan perbualan untuk memadam dan mengalihkan e-mel pendua dalam perbualan ke folder Item Dipadamkan.
• Pembersihan folder akan memadam dan mengalihkan e-mel pendua dalam folder tertentu ke Item Dipadamkan.
• Bersihkan folder yang lebih lama dan subfolder akan membolehkan anda membersihkan juga subfolder.
• Setelah selesai, anda boleh klik kanan pada folder Item Dipadam dan tekan Empty Folder untuk memadamkan contoh e-mel pendua anda untuk selamanya.

Nota: Jika anda pengguna Microsoft Office untuk MAC, anda akan menemui pilihan Bersihkan dalam Reben Rumah anda.

Mencegah masalah penduaan E-mel

1. Jika berkaitan, semak peraturan Outlook anda untuk memastikan bahawa berbilang peraturan tidak dijalankan secara selari untuk setiap mesej yang masuk.
2. Jika menggunakan pembekal e-mel web pihak ketiga, Semak sama ada akaun  GMail, Yahoo dan Outlook.com anda ditakrifkan dengan betul dalam Outlook.
3. Sekarang, tingkatkan kekerapan kemas kini peti masuk anda. Berikut adalah proses langkah demi langkah:
   • Dalam Outlook, tekan Hantar / Terima
   • Tekan Hantar / Terima Kumpulan
   • Sekarang teruskan dan pilih Tentukan Kumpulan Hantar / Terima
   • Sekarang tetapkan selang masa kepada nilai antara 15 dan 30 minit (Lihat tangkapan skrin di bawah)
   • Klik OK.

Membersihkan kenalan pendua

Jika anda telah menemui orang kenalan pendua dalam tab Orang anda, anda akan mendapati tutorial ini sangat berguna untuk mengalih keluar kenalan yang berlebihan. Ikuti langkah yang digariskan untuk menggabungkan entri pendua dalam senarai kenalan Outlook anda.

Semoga ia membantu!