Panduan lengkap untuk Word 2016 (Bahagian 2): Berkenalan dengan OneDrive, buat, simpan dan kongsi dokumen

Pembaca boleh merujuk artikel: Panduan lengkap Word 2016 (Bahagian 1): Biasakan diri dengan antara muka Ribbon di sini .

Bahagian 1: Berkenalan dengan OneDrive

Banyak ciri baharu dalam Office bertujuan untuk menyimpan dan berkongsi fail dalam talian. OneDrive ialah ruang storan dalam talian Microsoft yang boleh anda gunakan untuk menyimpan, mengedit dan berkongsi dokumen dan fail anda yang lain.

Selain itu, anda boleh mengakses OneDrive pada peranti seperti komputer, telefon mudah alih atau peranti lain yang anda gunakan.

Untuk mula menggunakan OneDrive, anda hanya perlu menyediakan akaun Microsoft percuma (sekiranya anda belum memilikinya).

Jika anda tidak mempunyai akaun Microsoft, anda boleh merujuk kepada langkah-langkah untuk membuat akaun Microsoft di sini .

Sebaik sahaja anda mempunyai akaun Microsoft, langkah seterusnya yang perlu anda lakukan ialah log masuk ke Office. Cuma klik Log masuk di sudut atas tetingkap Windows.

1. Faedah menggunakan OneDrive

Setelah anda log masuk ke akaun Microsoft anda, anda boleh melakukan beberapa perkara ini dengan OneDrive:

- Akses fail di mana-mana: Apabila anda menyimpan fail pada OneDrive, anda boleh mengaksesnya pada mana-mana komputer, tablet atau telefon pintar yang disambungkan. Internet. Anda juga boleh membuat dokumen teks baharu pada OneDrive.

- Sandarkan fail: Apabila menyimpan fail pada OneDrive, ia juga memberi anda lapisan perlindungan tambahan untuk data dan fail. Jika apa-apa berlaku pada komputer anda, OneDrive akan menyimpan fail anda dengan selamat dan anda boleh mengaksesnya.

- Kongsi fail : Anda boleh berkongsi fail dengan mudah pada OneDrive dengan rakan, saudara mara dan rakan sekerja. Anda juga boleh memilih untuk mengedit atau hanya membaca fail atau tidak.

2. Simpan dan buka fail

Selepas melog masuk ke akaun Microsoft anda, OneDrive akan muncul sebagai pilihan apabila anda membuka atau mengarkibkan fail.

Selain itu anda masih mempunyai pilihan untuk menyimpan fail pada komputer anda. Tetapi menyimpan fail pada OneDrive membolehkan anda mengaksesnya pada mana-mana peranti selain daripada komputer anda dan membolehkan anda berkongsi fail tersebut dengan rakan, saudara mara dan rakan sekerja.

Contohnya, apabila mengklik Simpan Sebagai , anda boleh memilih lokasi storan seperti OneDrive atau PC Ini.

Bahagian 2: Buat dan buka dokumen

1. Pengenalan

Fail perkataan juga dikenali sebagai dokumen. Setiap kali anda membuka projek baharu dalam Word, anda perlu mencipta dokumen kosong baharu atau daripada templat.

Pembaca boleh merujuk kepada langkah-langkah untuk mencipta dan membuka dokumen pada Word dalam video di bawah:

2. Buat dokumen kosong

Apabila memulakan projek baharu dalam Word, langkah pertama ialah membuka dokumen kosong.

a. Pilih tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas .

b. Pilih Baharu , kemudian klik Dokumen kosong .

c. Sekarang dokumen kosong akan muncul pada skrin.

3. Buat dokumen baharu daripada Templat

Templat direka bentuk dan wujud sebelum dokumen, pengguna boleh menggunakan Templat untuk membuat dokumen baharu dengan cepat. Templat selalunya termasuk format dan reka bentuk tersuai, yang boleh menjimatkan masa dan usaha anda semasa membuka projek baharu.

a. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas , kemudian pilih Baharu .

b. Sekarang di bawah pilihan dokumen Kosong satu siri Templat akan muncul. Anda boleh menggunakan bar Carian untuk mencari Templat tertentu. Dalam contoh di bawah kami sedang mencari Templat bernama Flyer .

c. Anda boleh memilih Templat untuk dipratonton.

d. Dan pada skrin pratonton Templat akan muncul. Klik Buat untuk menggunakan Templat yang dipilih.

e. Dokumen baharu akan muncul dengan Templat yang anda pilih.

4. Buka dokumen sedia ada

Selain membuat dokumen baharu, anda selalunya perlu membuka dokumen sedia ada yang telah anda simpan sebelum ini.

a. Navigasi ke paparan Belakang pentas , kemudian klik Buka .

b. Pilih PC Ini , kemudian klik Semak imbas . Atau sebagai alternatif, anda boleh memilih OneDrive untuk membuka fail yang disimpan pada OneDrive.

c. Kini kotak dialog Buka muncul pada skrin, navigasi dan pilih dokumen anda, kemudian klik Buka .

d. Dokumen yang anda pilih muncul pada skrin.

5. Bagaimana hendak menyematkan dokumen?

Jika anda sering bekerja dan menggunakan dokumen, anda boleh menyematkan dokumen itu ke paparan Belakang pentas untuk akses yang lebih pantas.

a. Navigasi ke paparan Belakang pentas , kemudian klik Buka , kemudian klik Terkini .

b. Senarai dokumen yang diedit baru-baru ini akan muncul. Tuding pada dokumen yang ingin anda sematkan, kemudian klik ikon pin.

c. Dokumen itu akan disematkan pada senarai dokumen terbaharu sehingga anda menyahsematnya. Untuk menyahsemat dokumen, klik ikon pin sekali lagi.

Bahagian 3: Mod Keserasian

Dalam sesetengah kes, anda perlu bekerja dengan dokumen yang dibuat pada versi sebelumnya Microsoft Word, seperti Word 2010 atau Word 2007. Apabila membuka dokumen ini, ia akan dipaparkan dalam Mod Keserasian.

Mod Keserasian melumpuhkan beberapa ciri khusus, jadi anda hanya boleh mengakses arahan untuk mencari program yang digunakan untuk mencipta dokumen. Contohnya, jika anda membuka dokumen yang dibuat dalam Word 2007, anda hanya boleh menggunakan tab dan arahan yang terdapat dalam Word 2007.

Dalam imej di bawah anda boleh melihat bagaimana Mod Keserasian boleh mempengaruhi arahan yang tersedia. Dan kerana dokumen dalam anak tetingkap kiri dibuka dalam Mod Keserasian, ia hanya memaparkan arahan yang tersedia dalam Word 2007.

Untuk keluar dari Mod Keserasian, anda perlu menukar dokumen kepada versi semasa. Walau bagaimanapun, jika anda bekerjasama dengan orang yang hanya mempunyai akses kepada versi Word yang lebih awal, sebaiknya biarkan dokumen dalam Mod Keserasian, pemformatan tidak akan berubah.

1. Menukar dokumen

Jika anda ingin mengakses semua ciri dalam Word 2016, anda boleh menukar dokumen kepada format fail 2016.

a. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang, kemudian navigasi dan pilih perintah Tukar .

b. Pada masa ini, kotak dialog akan muncul pada skrin. Di sini anda klik OK untuk mengesahkan peningkatan fail.

c. Dokumen akan ditukar kepada format fail terkini.

Catatan:

Menukar fail boleh menyebabkan beberapa perubahan pada reka letak asal dokumen.

Bahagian IV: Simpan dan kongsi dokumen

1. Pengenalan

Apabila membuat dokumen baharu dalam Word, anda perlu tahu cara menyimpan dokumen untuk akses dan penyuntingan. Pada versi sebelumnya Microsoft Word anda boleh menyimpan fail pada komputer anda dengan mudah. Selain itu, jika anda mahu, anda juga boleh menyimpan fail ke perkhidmatan awan menggunakan OneDrive.

Anda juga boleh mengeksport dan berkongsi dokumen terus daripada Word.

Tonton lebih banyak arahan video tentang cara menyimpan dan berkongsi dokumen Word di bawah:

2. Simpan dan Simpan Sebagai

Word menyediakan pengguna dengan 2 pilihan untuk menyimpan sebarang fail: Simpan dan Simpan Sebagai . Secara umum, kedua-dua pilihan ini berfungsi sama, hanya dengan beberapa tetapan penting.

- Simpan : Apabila anda membuat atau mengedit sebarang dokumen, anda akan menggunakan arahan Simpan untuk menyimpan perubahan. Dalam kebanyakan kes anda akan menggunakan arahan ini. Apabila menyimpan fail, langkah pertama ialah menamakan fail dan mencari lokasi untuk menyimpan fail. Selepas menyelesaikan proses penyuntingan, klik arahan Simpan untuk menyimpan fail di lokasi yang sama dan dengan nama yang sama.

- Simpan Sebagai : Gunakan arahan ini untuk mencipta salinan dokumen sambil mengekalkan yang asal. Dan apabila menggunakan arahan Save As , anda perlu memberikannya nama yang berbeza dan mencari lokasi lain untuk menyimpan salinan tersebut.

3. Simpan dokumen

Setiap kali anda membuka projek baharu atau membuat beberapa perubahan pada dokumen Word anda, adalah paling penting untuk menyimpan dokumen tersebut. Menyimpan dokumen lebih awal dan selalunya membantu anda tidak lagi perlu risau tentang kehilangan dokumen. Selain itu, anda juga perlu memberi perhatian kepada lokasi di mana dokumen disimpan supaya anda boleh mencari dan membuka dokumen dengan lebih mudah.

a. Navigasi dan pilih perintah Simpan pada Bar Alat Akses Pantas .

b. Jika menyimpan fail buat kali pertama, tetingkap Save As akan dipaparkan pada paparan Backstage.

c. Langkah seterusnya yang perlu anda lakukan ialah memilih lokasi untuk menyimpan fail dan menamakan fail tersebut. Klik Semak imbas untuk memilih lokasi untuk menyimpan fail pada komputer anda. Atau sebagai alternatif, anda boleh mengklik OneDrive untuk menyimpan fail pada OneDrive.

d. Sekarang kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana anda ingin menyimpan dokumen.

e. Namakan fail dan kemudian klik Simpan .

f. Dokumen akan disimpan. Anda boleh mengklik perintah Simpan sekali lagi untuk menyimpan suntingan pada dokumen.

Anda juga boleh mengakses arahan Simpan dengan menekan kombinasi kekunci Ctrl + S .

4. Gunakan Save As untuk mencipta salinan

Jika anda ingin menyimpan dokumen sebagai salinan lain sambil mengekalkan yang asal, anda boleh membuat salinan. Contohnya, jika fail anda dipanggil Laporan Jualan , anda boleh menyimpan salinan sebagai Laporan Jualan 2 dan anda boleh mengedit dokumen pada versi baharu secara bebas sementara dokumen asal kekal utuh.

Untuk melakukan ini, klik arahan Save As pada paparan Backstage. Dan lakukan perkara yang sama seperti apabila anda menyimpan fail, pilih lokasi untuk menyimpan fail dan namakan fail baharu.

5. Tukar lokasi penyimpanan fail lalai

Jika anda tidak mahu menggunakan OneDrive, kerana OneDrive dipilih sebagai lokasi storan lalai, anda boleh menukar lokasi storan lalai kepada PC Ini.

a. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas.

b. Klik Pilihan .

c. Kotak dialog Word Options akan dipaparkan pada skrin. Pilih Simpan dalam anak tetingkap kiri, kemudian tandai kotak di sebelah pilihan Simpan ke Komputer secara lalai , kemudian klik OK . Dan lokasi storan lalai akan ditukar.

Bahagian V: AutoRecover

Word secara automatik menyimpan dokumen ke folder sementara semasa anda menggunakan dokumen Word. Jika anda secara tidak sengaja terlupa untuk menyimpan perubahan pada dokumen atau jika Word ranap, anda boleh memulihkan fail menggunakan AutoRecover.

Menggunakan AutoRecover:

a. Buka Word. Jika versi fail yang disimpan secara automatik dikesan, panel Pemulihan Dokumen akan muncul di anak tetingkap kiri.

b. Klik untuk membuka fail yang tersedia. Dan dokumen anda akan dipulihkan.

Secara lalai, Word akan menyimpan secara automatik setiap 10 minit. Jika anda mengedit dokumen selama kurang daripada 10 minit, Word tidak boleh membuat versi yang disimpan secara automatik.

Jika anda tidak melihat fail yang anda perlukan, anda boleh menyemak imbas semua fail yang disimpan secara automatik dari paparan Belakang pentas . Pilih tab Fail , kemudian klik Uruskan Versi , kemudian klik Pulihkan Dokumen Tidak Disimpan .

Bahagian VI: Dokumen eksport

Secara lalai, dokumen Word akan disimpan dalam format fail .docx. Walau bagaimanapun, dalam beberapa kes anda mungkin perlu menggunakan format fail lain, seperti dokumen PDF atau Word 97-2003. Cara paling mudah ialah mengeksport dokumen anda daripada Word ke format fail lain yang tersedia.

1. Eksport dokumen sebagai fail PDF

Mengeksport dokumen anda sebagai dokumen Adobe Acrobat, juga dikenali sebagai fail PDF, amat berguna jika anda berkongsi fail dengan mana-mana pengguna yang tidak menggunakan Word.

a. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas , kemudian pilih Eksport dan kemudian pilih Cipta PDF/XPS .

b. Pada masa ini, kotak dialog Simpan Sebagai akan muncul pada skrin . Pilih lokasi di mana anda ingin menyimpan dokumen yang dieksport, berikan apa-apa nama yang anda mahu dan kemudian klik Terbitkan .

Jika anda ingin mengedit fail PDF, Word membenarkan anda menukar fail PDF kepada dokumen yang boleh diedit.

2. Eksport dokumen ke format fail lain

Selain itu, anda juga boleh mengeksport dokumen ke format fail lain, seperti dokumen Word 97-2003 sekiranya anda ingin berkongsi dengan pengguna lain yang menggunakan versi Word yang lebih lama atau ke dalam fail .txt jika dokumen anda adalah teks biasa .

a. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang, pilih Eksport , kemudian pilih Ubah Jenis Fail .

b. Pilih format fail kemudian klik Simpan Sebagai .

c. Kotak dialog Simpan Sebagai akan muncul pada skrin . Pilih mana-mana lokasi tempat anda ingin menyimpan dokumen yang dieksport, beri nama dan kemudian klik Simpan .

Anda juga boleh menggunakan menu lungsur Simpan sebagai jenis pada kotak dialog Simpan Sebagai untuk menyimpan dokumen ke dalam format fail yang berbeza.

Bahagian VII: Perkongsian dokumen

Word membolehkan pengguna berkongsi dan bekerjasama dengan mudah pada dokumen menggunakan OneDrive. Sebelum ini, jika anda ingin berkongsi fail dengan pengguna lain, anda perlu melampirkan fail dokumen tersebut dalam e-mel.

Untuk berkongsi dokumen, langkah pertama yang perlu anda lakukan ialah menyimpannya pada OneDrive.

Kongsi dokumen:

a. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas , kemudian klik Kongsi .

b. Tetingkap Kongsi akan muncul pada skrin.

Klik pada mana-mana pilihan Kongsi untuk berkongsi dokumen anda.

Rujuk beberapa lagi artikel di bawah:

• Muat turun dan pasang atau pasang semula Office 365, Office 2016, Office 2013 pada komputer anda

• Bagaimana untuk menyemak sama ada versi Microsoft Office yang anda gunakan ialah 32-bit atau 64-bit

• Apakah itu Pusat Muat Naik Microsoft Office? Bagaimana untuk melumpuhkan alat ini?

Semoga berjaya!