Panduan lengkap Word 2013 (Bahagian 3): Cara menyimpan dan berkongsi dokumen

• Word 2013: Arahan untuk menggunakan akaun Microsoft dan OneDrive
• Panduan lengkap Word 2013 (Bahagian 1): Tugas asas dalam Word
• Panduan lengkap Word 2013 (Bahagian 2): Cara membuat baharu dan membuka dokumen sedia ada

Apabila anda mencipta dokumen baharu dalam Word, anda perlu tahu cara menyimpannya supaya anda boleh mengakses dan mengeditnya kemudian. Seperti versi Word sebelumnya, anda boleh menyimpan fail pada komputer anda dengan mudah. Selain itu, jika anda mahu, anda juga boleh menyimpan fail ke perkhidmatan awan menggunakan OneDrive .

Anda juga boleh mengeksport dan berkongsi dokumen terus daripada Word .

Tonton lebih banyak video: Arahan tentang cara menyimpan dan berkongsi dokumen Word

OneDrive dahulunya dikenali sebagai SkyDrive . Pada asasnya tiada apa yang berbeza dalam cara OneDrive berfungsi - ia hanyalah nama baharu yang diberikan kepada perkhidmatan sedia ada. Dalam beberapa bulan akan datang, anda mungkin masih melihat SkyDrive dalam beberapa produk Microsoft.

A. Simpan dan Simpan Sebagai

Word menyediakan pengguna dengan dua pilihan untuk menyimpan sebarang fail: Simpan dan Simpan Sebagai . Secara keseluruhan, kedua-dua pilihan ini berfungsi sama, dengan hanya beberapa perbezaan tetapan penting.

• Simpan : Apabila membuat atau mengedit sebarang dokumen, anda akan menggunakan arahan Simpan untuk menyimpan perubahan. Dalam kebanyakan kes anda akan menggunakan arahan ini. Apabila menyimpan fail, langkah pertama ialah menamakan fail dan mencari lokasi untuk menyimpan fail. Selepas menyelesaikan proses penyuntingan, klik arahan Simpan untuk menyimpan fail di lokasi yang sama dan dengan nama yang sama.
• Save As : Gunakan arahan ini untuk mencipta salinan dokumen sambil membiarkan yang asal tidak berubah. Dan apabila menggunakan arahan Save As, anda perlu memberikan nama tajuk yang berbeza dan mencari lokasi lain untuk menyimpan salinan tersebut.

I. Simpan dokumen

Setiap kali anda membuka projek baharu atau membuat beberapa perubahan pada dokumen Word anda, adalah paling penting untuk menyimpan dokumen tersebut. Menyimpan dokumen awal dan kerap membantu anda tidak perlu risau lagi tentang kehilangan dokumen. Selain itu, anda juga perlu memberi perhatian kepada lokasi di mana dokumen disimpan supaya anda boleh mencari dan membuka dokumen dengan lebih mudah.

1. Navigasi dan pilih perintah Simpan pada Bar Alat Akses Pantas .

2. Jika anda menyimpan fail buat kali pertama, tetingkap Save As akan dipaparkan pada paparan Backstage .

3. Langkah seterusnya yang perlu anda lakukan ialah memilih lokasi untuk menyimpan fail dan menamakan fail . Klik Semak Imbas untuk memilih lokasi untuk menyimpan fail pada komputer anda atau anda boleh mengklik OneDrive untuk menyimpan fail pada OneDrive.

4. Kini kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana anda ingin menyimpan dokumen.

5. Namakan fail dan kemudian klik Simpan .

6. Dokumen akan disimpan. Anda boleh mengklik perintah Simpan sekali lagi untuk menyimpan suntingan pada dokumen. Selain itu, anda juga boleh mengakses arahan Simpan dengan menekan kombinasi kekunci Ctrl + S .

II. Gunakan Save As untuk membuat salinan

Jika anda ingin menyimpan dokumen sebagai salinan lain sambil mengekalkan yang asal, anda boleh membuat salinan . Sebagai contoh, jika fail anda dipanggil Laporan Jualan , anda boleh menyimpan salinan sebagai Laporan Jualan 2 dan anda boleh mengedit dokumen pada versi baharu secara bebas sambil membiarkan dokumen asal tetap utuh.

Untuk melakukan ini, klik arahan Save As pada paparan Backstage. Dan ikuti langkah yang sama seperti semasa anda menyimpan fail, memilih lokasi untuk menyimpan fail dan menamakan fail baharu.

III. Tukar lokasi simpan fail lalai

Jika anda tidak mahu menggunakan OneDrive , kerana OneDrive dipilih sebagai lokasi storan lalai, anda boleh menukar lokasi storan lalai kepada Komputer .

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas.

2. Klik Pilihan .

3. Kotak dialog Word Options akan dipaparkan pada skrin. Pilih Simpan dalam anak tetingkap kiri, kemudian tandai kotak di sebelah pilihan Simpan ke Komputer secara lalai. Klik OK dan lokasi storan lalai akan ditukar.

B. Pulih Auto

Word 2013 akan menyimpan dokumen secara automatik ke folder sementara semasa anda menggunakan dokumen Word. Jika anda secara tidak sengaja terlupa untuk menyimpan perubahan pada dokumen atau jika Word ranap, anda boleh memulihkan fail menggunakan AutoRecover .

Menggunakan AutoRecover:

1. Open Word 2013. Jika versi fail yang disimpan secara automatik ditemui, panel Pemulihan Dokumen akan muncul di anak tetingkap kiri.

2. Klik Buka untuk membuka fail yang tersedia. Dan dokumen anda akan dipulihkan.

Secara lalai, Word akan menyimpan secara automatik setiap 10 minit . Jika anda mengedit dokumen selama kurang daripada 10 minit, Word tidak boleh membuat versi yang disimpan secara automatik.

• Jika anda tidak menemui fail yang anda perlukan, anda boleh menyemak imbas semua fail yang disimpan secara automatik daripada paparan Belakang Pentas . Pilih tab Fail , kemudian klik Urus Versi, kemudian klik Pulihkan Dokumen Tidak Disimpan .

C. Dokumen eksport

Secara lalai, dokumen Word akan disimpan dalam format fail .docx . Walau bagaimanapun, dalam beberapa kes anda mungkin perlu menggunakan format fail lain, seperti dokumen PDF atau Word 97-2003 . Cara paling mudah ialah mengeksport dokumen anda daripada Word ke format fail lain yang tersedia.

I. Eksport dokumen sebagai fail PDF

Mengeksport dokumen anda sebagai dokumen Adobe Acrobat , juga dikenali sebagai fail PDF, amat berguna dalam kes berkongsi fail dengan mana-mana pengguna yang tidak menggunakan Word. Fail PDF akan membenarkan penerima melihat - tetapi tidak mengedit - kandungan dokumen.

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas.

2. Pilih Eksport dan kemudian pilih Cipta PDF/XPS .

3. Kini kotak dialog Save As akan muncul pada skrin . Pilih lokasi di mana anda ingin menyimpan dokumen yang dieksport, berikan apa-apa nama yang anda mahu dan kemudian klik Terbitkan .

Secara lalai, Word mengeksport semua halaman dalam dokumen. Jika anda hanya mahu mengeksport halaman semasa, klik Pilihan dalam kotak dialog Simpan Sebagai . Kotak dialog Pilihan akan muncul. Pilih Halaman semasa ( halaman semasa ), kemudian klik OK untuk menyelesaikannya.

Jika anda ingin mengedit fail PDF, Word membenarkan anda menukar fail PDF kepada dokumen boleh diedit . Sila rujuk artikel kami Cara menukar fail PDF kepada Word secara ringkas, tanpa ralat fon untuk mengetahui lebih lanjut.

II. Eksport dokumen ke format fail lain

Selain itu, anda juga boleh mengeksport dokumen ke format fail lain, seperti dokumen Word 97-2003 sekiranya anda ingin berkongsi dengan pengguna lain yang menggunakan versi Word yang lebih lama, atau ke dalam fail .txt jika dokumen anda adalah teks biasa .

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas.

2. Pilih Eksport , kemudian pilih Tukar Jenis Fail .

3. Pilih format fail kemudian klik Simpan Sebagai .

4. Kotak dialog Simpan Sebagai akan muncul pada skrin . Pilih mana-mana lokasi tempat anda ingin menyimpan dokumen yang dieksport, beri nama dan kemudian klik Simpan .

Selain itu, anda juga boleh menggunakan menu lungsur Simpan sebagai jenis : dalam kotak dialog Simpan Sebagai untuk menyimpan dokumen ke dalam format fail yang berbeza.

D. Perkongsian dokumen

Word 2013 membolehkan pengguna berkongsi dan bekerjasama dengan mudah pada dokumen menggunakan OneDrive. Sebelum ini, jika anda ingin berkongsi fail dengan pengguna lain, anda perlu melampirkan fail dokumen tersebut dalam e-mel. Walaupun mudah, sistem ini juga mencipta berbilang versi fail yang sama, yang sukar untuk diatur.

Apabila anda berkongsi dokumen daripada Word 2013, anda sebenarnya membenarkan orang lain mengakses fail yang sama. Ini membolehkan anda dan orang yang anda kongsi untuk mengedit dokumen yang sama tanpa perlu menjejaki berbilang versi.

Untuk berkongsi dokumen, langkah pertama yang perlu anda lakukan ialah menyimpannya pada OneDrive .

Kongsi dokumen:

1. Klik tab Fail untuk mengakses paparan Belakang pentas, kemudian klik Kongsi .

2. Tetingkap Kongsi akan muncul pada skrin . Klik pada mana-mana pilihan Kongsi untuk berkongsi dokumen anda.

Lihat lebih lanjut: Cara memasang bahasa Vietnam untuk suite Microsoft Office 2013

Bersenang-senang!