Panduan lengkap Word 2016 (Bahagian 28): Cara menggabungkan teks dan Cantuman Mel

Cara menggabungkan mel dalam Word 2016 tidaklah sukar. Artikel ini akan membimbing anda cara menggabungkan teks dalam Word 2016 .

• Bagaimana untuk memulihkan dokumen Word 2016 yang rosak atau hilang
• Panduan lengkap Word 2016 (Bahagian 1): Biasakan diri dengan antara muka Ribbon
• Panduan lengkap untuk Word 2016 (Bahagian 2): Berkenalan dengan OneDrive, buat, simpan dan kongsi dokumen

Kemahiran merangka dan maklumat pejabat adalah syarat asas jika anda ingin mempunyai pekerjaan yang baik hari ini. Pada masa ini, anda mempunyai pelbagai cara untuk mempelajari kemahiran ini, daripada mengikuti kursus luar talian atau dalam talian kepada belajar sendiri di Internet.

Tidak sukar untuk mencari pelajaran dalam talian tentang cara menggunakan perisian pejabat. Salah satu pilihan perisian yang paling popular hari ini ialah Microsoft Word. Walaupun pada masa ini terdapat banyak alternatif percuma untuk Word, perisian ini masih berdiri teguh di bahagian atas pilihan yang paling popular. Ini bukan sahaja kerana Word telah terkenal sejak sekian lama, tetapi Microsoft juga sangat giat menambah baik dan menaik taraf produk untuk memenuhi keperluan pengguna yang semakin meningkat.

Menggunakan Word, anda mempunyai hampir semua ciri yang diperlukan untuk mengedit dokumen profesional, daripada memilih gaya fon, penjajaran kiri/kanan, lekukan kepada memasukkan imej, menambah pautan... Semuanya mudah digunakan.

Walau bagaimanapun, Microsoft Word mempunyai satu lagi ciri berguna yang mungkin anda tidak tahu. Itulah percampuran teks. Di bawah ialah arahan terperinci tentang cara menggabungkan teks dalam Word 2016 .

Cantuman Mel - cantuman teks atau cantuman mel ialah ciri berguna dalam Microsoft Word yang membolehkan anda membuat berbilang jemputan, surat terima kasih, pengumuman, folder, tanda nama dan banyak maklumat lain yang disimpan dalam senarai. , pangkalan data atau hamparan. Apabila melakukan Cantuman Mel, anda memerlukan dokumen Word (anda boleh bermula dengan dokumen teks sedia ada atau mencipta yang baharu) dan senarai penerima, biasanya fail . Buku kerja dalam Excel - hamparan Excel.

Tonton video di bawah untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara menggunakan ciri Cantuman Mel dalam Word 2016 :

Cara menggunakan cantuman mel - Cantum Mel:

1. Buka dokumen Word sedia ada atau buat yang baharu.

2. Daripada tab Mailings , klik perintah Mulakan Mel Cantum dan pilih Step-by-Step Mail Cantum Wizard daripada menu lungsur.

• Kotak Mel Merge akan muncul dan membimbing anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan cantuman. Contoh berikut menggambarkan cara membuat templat mesej dan menggabungkan mesej dengan senarai penerima.

Langkah 1

• Daripada anak tetingkap tugas Gabungan Mel di sebelah kanan tetingkap Word, pilih jenis dokumen yang ingin anda buat. Dalam contoh, kita akan memilih Letters . Kemudian klik Seterusnya: Memulakan dokumen untuk beralih ke Langkah 2.

Langkah 2

• Pilih Gunakan dokumen semasa , kemudian klik Seterusnya: Pilih penerima untuk meneruskan ke Langkah 3.

Langkah 3

Kini anda memerlukan senarai alamat supaya Word boleh meletakkan setiap alamat secara automatik dalam dokumen. Senarai ini boleh berada dalam fail sedia ada, seperti hamparan Excel , atau anda boleh menaip senarai alamat baharu dari dalam Wizard Gabungan Mel .

1. Pilih Gunakan senarai sedia ada , kemudian klik Semak imbas untuk memilih fail.

2. Cari fail anda, kemudian klik Buka .

3. Jika senarai alamat berada dalam hamparan Excel, pilih hamparan yang mengandungi senarai dan klik OK .

4. Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Mel , anda boleh memilih atau menyahtanda setiap kotak untuk mengawal penerima yang disertakan dalam gabungan. Secara lalai, semua penerima mesti dipilih. Apabila selesai, klik OK .

5. Klik Seterusnya: Tulis surat anda untuk beralih ke Langkah 4.

• Jika anda tidak mempunyai senarai alamat sedia ada, anda boleh mengklik butang Taip senarai baharu dan klik Buat , kemudian masukkan senarai alamat secara manual.

Langkah 4

Sekarang anda sudah bersedia untuk menulis surat anda. Apabila ia dicetak, setiap salinan surat itu pada dasarnya adalah sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) akan berbeza. Anda perlu menambah ruang letak untuk data penerima supaya Mel Merge mengetahui dengan tepat tempat untuk menambah data.

Untuk memasukkan data penerima:

1. Letakkan titik sisipan dalam dokumen di mana anda mahu maklumat dipaparkan.

2. Pilih salah satu daripada pilihan pemegang tempat. Dalam contoh, kami akan memilih Blok alamat (blok alamat).

3. Bergantung pada pilihan anda, kotak dialog mungkin muncul dengan pilihan penyesuaian yang berbeza. Pilih pilihan yang dikehendaki, kemudian tekan OK .

4. Pemegang tempat akan muncul dalam dokumen anda (cth. «AddressBlock»).

5. Tambahkan sebarang ruang letak lain yang anda mahukan. Dalam contoh, kami akan menambah pemegang tempat dalam baris Ucapan di atas badan surat.

6. Apabila selesai, klik Seterusnya: Pratonton surat anda untuk beralih ke Langkah 5.

• Untuk beberapa surat, anda hanya perlu menambah blok Alamat dan baris Ucapan . Tetapi anda juga boleh menambah lebih banyak ruang letak (seperti nama atau alamat penerima) dalam kandungan surat untuk lebih memperibadikan.

Langkah 5

1. Pratonton surat untuk memastikan maklumat daripada senarai penerima muncul dengan betul dalam surat. Anda boleh menggunakan anak panah tatal kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.

2. Jika semuanya ternyata betul, klik Seterusnya: Lengkapkan gabungan untuk beralih ke Langkah 6.

Langkah 6

1. Klik Cetak untuk mencetak mesej.

2. Kotak dialog akan muncul. Tentukan sama ada anda mahu mencetak semua mesej, dokumen semasa (fail) atau hanya kumpulan yang dipilih, kemudian klik OK . Dalam contoh, kami akan mencetak semuanya.

3. Kotak dialog Cetak akan muncul. Laraskan tetapan cetakan jika perlu, kemudian tekan OK . Dokumen akan dicetak.

Untuk mengelakkan sebarang ketidakkonsistenan dalam siri e-mel atau e-mel, anda perlu mengubah suai fail Excel seperti berikut:

• Baris pertama hendaklah hanya mempunyai pengepala lajur bermula dari sel A1. Word akan menggunakan pengepala lajur seperti Merge Fields apabila anda menggunakan Mail Merge dalam Microsoft Word.
• Anda harus mengedit pengepala lajur untuk memadankan nama pemegang tempat yang akan anda gunakan dalam dokumen templat atau e-mel.
• Anda perlu memastikan fail hamparan yang mengandungi data ialah satu rekod bagi setiap sampel baris.
• Data berangka untuk sebarang kenalan, seperti kod ZIP, peratusan diskaun, perbatuan, mata wang, dsb. hendaklah dalam format angka yang sesuai.
• Untuk membuat sebarang perubahan, pilih sel atau julat sel yang mengandungi nombor tersebut.
• Dalam tab Laman Utama > Reben, klik anak panah lungsur di sebelah Umum.
• Buat semua penambahan yang diperlukan sebelum memautkan dokumen Word menggunakan Mail Merge ke fail pangkalan data Excel. Setelah anda membuat semua perubahan, klik simpan fail Excel.
• Fail pangkalan data Excel hendaklah berada pada pemacu storan tempatan komputer.
• Pastikan semua data berada dalam helaian pertama buku kerja Excel.

Rujuk beberapa artikel lagi:

• Panduan lengkap Word 2016 (Bahagian 25): Cara menyemak dan melindungi dokumen Word
• Panduan lengkap Word 2016 (Bahagian 26): Cipta grafik SmartArt
• Panduan lengkap Word 2016 (Bahagian 27): Cara menggunakan Gaya

Bersenang-senang!