Wat Trello is en waarom je het zou moeten gebruiken voor projectbeheer

Als je betrokken bent bij veel werkprojecten of als zelfstandige, dan is effectief projectmanagement veel. Als je je tijd en moeite niet plant, dan verspil je het op Facebook en loop je daardoor deadlines mis (ik spreek uit ervaring). De online tool-industrie voor projectmanagement is zeer competitief, maar degene die boven alle andere lijkt te winnen, is Trello .

Trello is geliefd bij mensen die geobsedeerd zijn door het beheren van hun tijd en projecten, en het is gemakkelijk te begrijpen waarom. Trello is niet alleen goedkoop en betaalbaar, maar ook uiterst eenvoudig te gebruiken. Door een zeer visuele benadering van tijd- en projectbeheer te gebruiken, kunt u kaarten verplaatsen, zodat u in één oogopslag kunt zien wat er moet gebeuren en wanneer.

Een nadere blik op Trello

Trello is door sommigen beschreven als 'Post-it-notities over steroïden'. Op het scherm maak je “lijsten” als een groot whiteboard aan de muur. Op elke lijst staan ​​dan 'kaarten', zoals Post-it-notities. Op elke kaart staat een apart to-do item.

Naarmate je vordert met het actiepunt, kun je je muis gebruiken om de kaart te slepen van 'in uitvoering' naar 'voltooid' (of welke bewoording je maar wilt).

De vier belangrijkste kenmerken van Trello

We zullen zo dadelijk in meer detail naar elke functie kijken. Maar hier zijn de vier belangrijkste dingen om op te focussen als je naar de bovenstaande schermafbeelding kijkt.

• Elke kaart kan worden voorzien van een kleurcode met een balk. Elke kleur kan bijvoorbeeld verwijzen naar een andere klant.
• Het pictogram met de gravatar/foto van de gebruiker laat zien wie er aan die kaart deelneemt. Je kunt mensen uitnodigen voor een kaart zodat ze feedback en updates kunnen achterlaten. Of als je ze die taak wilt geven. Als een taak is toegewezen, kan een vervaldatum worden toegevoegd en een herinnering worden verzonden wanneer de vervaldatum nadert. Wanneer de kaart wordt bijgewerkt, krijgt iedereen op die kaart een melding.
• De achtergrond van elk Trello-bord kan worden aangepast. Trello geeft je achtergronden, of je kunt er zelf een uploaden. Als Lego-fanaat heb ik deze Lego geüpload. Maar als u een bedrijf bent, kunt u uw Trello-bord personaliseren met het bedrijfslogo.
• Kaarten kunnen naar andere borden worden verplaatst, naar andere borden worden gekopieerd of na afloop worden gearchiveerd.

Een nieuw bord beginnen

De eerste stap is het toevoegen van een nieuw bord. Druk in de rechterbovenhoek van het scherm (als u eenmaal bent ingelogd) op de knop +. Kies vervolgens " Bord maken " in de vervolgkeuzelijst.

U wordt dan gevraagd om het bord een naam, een privacyniveau en een achtergrond te geven. Als je al een team hebt gemaakt, kun je ervoor kiezen om het bord aan dat team toe te wijzen.

Een kort woordje over privacyniveaus : als het bord openbaar wordt gelaten, wordt het geïndexeerd door zoekmachines en is het toegankelijk voor iedereen die het op Google vindt. Onlangs werd onthuld dat medewerkers van Uber Trello gebruikten om gevoelige bedrijfswachtwoorden te vermelden, die vervolgens werden opgepikt door Google.

Wees dus voorzichtig en als u Trello voor wachtwoorden moet gebruiken, stelt u het privacyniveau in op Privé . Hoewel je voor wachtwoorden echt een wachtwoordbeheerder zou moeten gebruiken .

Een nieuwe lijst toevoegen

Zodra je je nieuwe bord hebt, is het tijd om een ​​nieuwe lijst te maken. Je kunt het maken zoals je wilt, maar normaal gesproken maak ik mijn borden met lijsten in verschillende stadia van een proces. Dus " in behandeling",  " in uitvoering " , enzovoort. Of je kunt lijsten hebben voor projecten die meerdere taken hebben, zoals ' het huis inrichten' , ' wereldvrede bereiken' en ' de ruimte veroveren '.

Om een ​​nieuwe lijst toe te voegen, klikt u op  Een lijst toevoegen.

Typ vervolgens de titel van die lijst en sla deze op.

Spoel en herhaal voor alle andere lijsten die het bord nodig heeft (indien aanwezig).

Een nieuwe kaart toevoegen

Nu is het tijd om een ​​nieuwe kaart toe te voegen, en er zijn verschillende elementen aan een kaart die hem krachtig maken.

Een nieuwe kaart maken

Klik in de betreffende lijst op Een kaart toevoegen.

Typ nu de taak die u wilt toevoegen. Sla het op door op de groene knop Toevoegen  te klikken.

Herhaal zoals eerder voor andere taken die u moet toevoegen (indien aanwezig).

Maar dat is slechts het begin van wat u aan een kaart kunt toevoegen, die u kunt zien als u erop klikt om deze te openen.

Andere gebruikers toewijzen

Ten eerste, als je een team hebt gemaakt en anderen zijn uitgenodigd om toegang te krijgen tot het bord, kun je iemand aan een bepaalde taak toewijzen. Of tag ze gewoon, zodat ze in het gesprek op die kaart worden opgenomen.

Om iemand aan de kaart toe te voegen, klikt u op Leden  en klikt u op de gravatar van de persoon die u wilt toevoegen. Op dezelfde manier kunnen ze van een kaart worden verwijderd door nogmaals op de gravatar te klikken.

Notities en bijlagen toevoegen

Of het nu voor uw eigen geheugen is of om anderen te adviseren, het kan nodig zijn om notities achter te laten. U kunt dit bovenaan de notitie doen en daar klikbare links achterlaten.

Onder het notitiegedeelte bevindt zich een gebied voor het uploaden van bijlagen. Dit kan van alles zijn, van een document tot een zipbestand tot een afbeelding. Als er een afbeelding is, wordt de afbeelding op de kaart weergegeven

Een vervaldatum toevoegen

Als een taak een deadline heeft, kunt u er een vervaldatum aan toewijzen. Dan krijg je herinneringen wanneer de datum dichterbij komt en wanneer de datum is verstreken.

Gekleurde labels toevoegen

Ik voeg gekleurde labels toe aan mijn werklijst om te laten zien welk werk aan welke klanten te wijten is. Dus rood is bijvoorbeeld voor Luckytemplates.

Je kunt de labels bewerken om alles te zeggen wat je wilt, en je kunt er zoveel toevoegen als je wilt aan een kaart.

Opmerkingen toevoegen

Als andere mensen toegang hebben tot uw kaarten, zullen ze uiteindelijk opmerkingen gaan achterlaten. Je kunt de @ gebruiken om mensen in specifieke opmerkingen te taggen en ze zullen een melding krijgen van Trello.

Kaarten verplaatsen, kopiëren, bekijken en archiveren

Er zijn ook vier andere acties die je op een kaart kunt uitvoeren.

Beweging

Als je meerdere borden hebt, kun je kaarten van het ene bord naar het andere verplaatsen. Dus als ik een kaart van het Luckytemplates-bord naar een van mijn eigen persoonlijke borden zou willen verplaatsen, zou deze optie de kaart samen met alle opmerkingen, bijlagen, enz. verplaatsen.

Kopiëren

Dit is hetzelfde als de  optie Verplaatsen , behalve dat de kaart niet volledig wordt verplaatst. Gewoon gekopieerd. Ik gebruik dit altijd voor het kopiëren van mijn Luckytemplates-opdrachten naar mijn eigen privé-werkbord.

Horloge

Als iemand anders een kaart op een bord heeft, kun je ervoor kiezen om deze te bekijken en op de hoogte te worden gehouden van nieuwe reacties zonder zelf deel te nemen. Ook bekend als "lurker-modus" (nou ja, zo noem ik het).

Archief

Er bestaat niet zoiets als "verwijderen" in Trello. In plaats daarvan, om een ​​kaart, een lijst of een bord te verwijderen, "archivert" u het. Het zal dan verdwijnen, maar het kan gemakkelijk worden teruggebracht als je het later weer nodig hebt.

Andere toepassingen voor Trello

Trello heeft zoveel toepassingen als je je erop toelegt en lateraal denkt. Daartoe heeft Trello een pagina genaamd 'Trello Inspiration '. Het geeft je sjablonen en talloze gebruiksideeën.

Trello integreren met andere apps met IFTTT.

Ik ben een grote fan van IFTTT (If This Then That), en ze hebben een enorm aantal geautomatiseerde scripts voor Trello . Bekijk ze eens.

Conclusie

Dit heeft nog maar net het oppervlak bekrast van wat Trello kan doen om je leven meer georganiseerd te maken. Gebruik je Trello? Zo ja, waar gebruik je het voor?