Hoe Teams-vergaderingen maken en starten?

Hier is een vraag die ik een paar dagen geleden kreeg:

Microsoft Teams is net uitgerold in onze organisatie en het lijkt erop dat mensen er nog steeds aan moeten wennen. Hoe moet ik mijn vergaderingen plannen in Teams? Kunt u enkele praktische tips geven voor het maken en delen van koppelingen naar Teams-vergaderingen?

Teams-vergaderingen plannen

Voor de eenvoud focussen we op twee verschillende methoden om vergaderingen in Teams te starten: vanuit de ingebouwde Meetings - applicatie, die waarschijnlijk meer geschikt is voor kleinere teams, en vanuit je Microsoft Outlook-applicatie (voor Windows of macOS).

Teams-vergaderingen maken in Outlook

Zakelijke gebruikers in grotere organisaties kunnen de Microsoft Teams-plug-in voor Outlook gebruiken om hun afspraken in te plannen. Hier is hoe dat te doen:

• Open Microsoft Outlook.
• Navigeer naar het tabblad Kalender .
• Klik vanuit het lint op de knop Deelnemen aan Teams-vergadering . U kunt ook op Nieuw item >> Teams - vergadering klikken .

• Ga je gang en voer de titel van je vergadering in, nodig de benodigde teamleden uit.
• Elke uitgenodigde persoon ontvangt een Outlook-verzoek waarmee ze eenvoudig toegang kunnen krijgen tot uw audio- of videovergadering via de onderstaande link.

• De vergaderchat, evenals bestanden, notities en het vergaderwhiteboard (indien gebruikt) zijn beschikbaar in uw Teams Chat-toepassing.
• Houd er rekening mee dat als deelnemers Microsoft Teams niet hebben geïnstalleerd, ze de desktop- of webversie moeten downloaden om deel te kunnen nemen.

Vergaderingen rechtstreeks in Teams organiseren

Als je de Outlook-integratie niet beschikbaar hebt, kun je de Meetings-applicatie in Microsoft Teams (in desktop, web, Android of iOS) nog steeds gebruiken om je vergaderingen te plannen.

• Klik in de app-balk op Vergaderingen.
• Kies of u uw vergadering nu wilt starten of een toekomstige afspraak of vergadering wilt maken.
• Voeg voor geplande vergaderingen uw titel / beschrijving toe en stel de starttijd en duur van de afspraak in.

• Klik vervolgens op Schema.
• Verstuur vervolgens uw uitnodiging voor de vergadering via Outlook of Google Agenda (waardoor uw vergadering in uw agenda wordt weergegeven), of kopieer de uitnodiging voor de vergadering en verzend deze per e-mail naar de deelnemers (dit heeft geen agenda-integratie).
• Vergeet, indien van toepassing, niet om de vergaderopties naar wens in te stellen (zoals de vergaderlay-out, het gedrag van het onderste paneel, enzovoort).

Veel plezier met Teams, en laat het ons weten bij vragen.