Google Spreadsheets (deel 9): gegevens sorteren en filteren

Met Google Spreadsheets kunt u een aanzienlijke hoeveelheid gegevens analyseren en ermee werken. Naarmate u meer inhoud aan uw spreadsheet toevoegt, wordt het organiseren van de informatie daarin uiterst belangrijk. Met Google Spreadsheets kunt u uw gegevens reorganiseren door ze te sorteren en er filters op toe te passen. U kunt uw gegevens sorteren door ze alfabetisch of numeriek te sorteren, of u kunt filters toepassen om de gegevens te beperken en een deel ervan aan het zicht te onttrekken.

In deze les leert u hoe u uw gegevens en spreadsheetinhoud beter kunt ordenen. U leert ook hoe u gegevens kunt filteren, zodat alleen de informatie wordt weergegeven die u nodig heeft.

Soorten classificatie

Bij het sorteren van gegevens is het belangrijk om eerst te beslissen of u de sortering op het hele werkblad of op een geselecteerd gebied wilt toepassen.

Als u op blad sorteert, worden alle gegevens in een spreadsheet per kolom geordend. Gerelateerde informatie over elke rij wordt samen opgeslagen wanneer sorteren wordt toegepast. In de onderstaande afbeelding is de kolom Naam zo gesorteerd dat klantnamen in alfabetische volgorde worden weergegeven. Van elke klant is adresinformatie opgeslagen met de bijbehorende naam.

Sorteren op bereik sorteert gegevens binnen een celbereik, wat handig kan zijn als u werkt met een werkblad dat veel tabellen bevat. Het sorteren van een bereik heeft geen invloed op de andere inhoud op het werkblad.

Hoe een werkblad te ordenen

In het voorbeeld wordt de klantenlijst alfabetisch gesorteerd op basis van achternaam. Om het sorteren correct te laten werken, moet uw werkblad een koprij bevatten, die wordt gebruikt om de naam van elke kolom te identificeren. De koptekstrij wordt bevroren, zodat koptekstlabels niet in de sortering worden opgenomen.

1. Klik op Bekijken en plaats de muisaanwijzer op Vastzetten. Selecteer een rij in het menu dat verschijnt.

2. De koprij is bevroren. Bepaal welke kolom moet worden gesorteerd en klik vervolgens op een cel in de kolom.

3. Klik op Gegevens en selecteer Blad sorteren op kolom, AZ (oplopend) of Blad sorteren op kolom, ZA (aflopend) . We kiezen bijvoorbeeld Blad sorteren op kolom, AZ .

4. Het vel wordt gesorteerd volgens uw selectie.

Een bereik sorteren

In het voorbeeld wordt een subtabel in het bestelformulier voor t-shirts geselecteerd om het aantal bestelde shirts per klasse te sorteren.

1. Selecteer het cellenbereik dat u wilt sorteren. We selecteren bijvoorbeeld het celbereik G3:H6.

2. Klik op Gegevens en selecteer Sorteerbereik in het vervolgkeuzemenu.

3. Het dialoogvenster Sorteren verschijnt. Selecteer de kolom die u wilt sorteren.

4. Selecteer oplopend of aflopend. We kiezen bijvoorbeeld voor aflopend (ZA). Klik vervolgens op Sorteren.

5. Het bereik wordt gesorteerd op basis van uw selectie (in het voorbeeld zijn de gegevens in aflopende volgorde gesorteerd op de kolom Orders ).

Hoe filters te maken

In het voorbeeld wordt een filter toegepast op het logboekblad van het apparaat om alleen laptops en projectoren weer te geven die beschikbaar zijn om af te rekenen. Om het sorteren correct te laten werken, moet het werkblad een koprij bevatten, die wordt gebruikt om de naam van elke kolom te identificeren. De koprij wordt vastgezet, zodat koplabels niet in het filter worden opgenomen.

1. Klik op Bekijken en plaats de muisaanwijzer op Vastzetten. Selecteer een rij in het menu dat verschijnt.

2. Klik op een cel die gegevens bevat.

3. Klik op de knop Filteren.

4. Er verschijnt een vervolgkeuzepijl in elke kolomkop.

5. Klik op de vervolgkeuzepijl voor de kolom die u wilt filteren. In het voorbeeld wordt kolom B gefilterd om alleen bepaalde typen apparaten te zien.

6. Klik op Wissen om alle controles te wissen.

7. Selecteer de gegevens die u wilt filteren en klik vervolgens op OK. We selecteren bijvoorbeeld Laptop en projector om alleen dit soort apparaten te zien.

8. De gegevens worden gefilterd, waardoor inhoud die niet aan de criteria voldoet tijdelijk wordt verborgen. In het voorbeeld worden alleen de laptop en de projector getoond.

Pas meerdere filters toe

Filters zijn cumulatief, wat betekent dat u meerdere filters kunt toepassen om uw resultaten te verfijnen. Het voorbeeld heeft zijn blad gefilterd om laptops en projectoren weer te geven, maar wil het nu verder verfijnen om alleen laptops en projectoren weer te geven die in augustus zijn getest.

1. Klik op de vervolgkeuzepijl voor de kolom die u wilt filteren. In het voorbeeld wordt een filter toegevoegd aan kolom D om informatie op datum te bekijken.

2. Schakel de selectievakjes in of uit, afhankelijk van de gegevens die u wilt filteren, en klik vervolgens op OK. In het voorbeeld wordt alles gedeselecteerd behalve Augustus.

3. Het nieuwe filter wordt toegepast. In het voorbeeld is het blad nu gefilterd om alleen laptops en projectoren weer te geven die in augustus zijn getest.

Als u met anderen aan een werkblad samenwerkt, kunt u een filterweergave maken. Door weergavefilters te maken, kunt u gegevens filteren zonder de weergave van de gegevens van anderen te beïnvloeden; het heeft alleen invloed op je eigen perspectief. Hiermee kunt u ook weergaven een naam geven en meerdere weergaven opslaan. U kunt een filterweergave maken door op de vervolgkeuzepijl naast de knop Filter te klikken.

Hoe alle filters te verwijderen

Klik op de knop Filter en het werkblad keert terug naar zijn oorspronkelijke vorm.