Volledige gids voor Word 2013 (deel 3): documenten opslaan en delen

• Word 2013: Instructies voor het gebruik van Microsoft-accounts en OneDrive
• Volledige gids voor Word 2013 (deel 1): Basistaken in Word
• Volledige gids voor Word 2013 (deel 2): ​​nieuwe documenten maken en bestaande documenten openen

Wanneer u een nieuw document in Word maakt, moet u weten hoe u het kunt opslaan, zodat u het later kunt openen en bewerken. Net als bij eerdere versies van Word kunt u eenvoudig bestanden op uw computer opslaan. Bovendien kunt u, als u dat wilt, ook bestanden opslaan in de cloudservice met behulp van OneDrive .

U kunt zelfs documenten rechtstreeks vanuit Word exporteren en delen .

Bekijk meer video's: Instructies voor het opslaan en delen van Word-documenten

OneDrive was voorheen bekend als SkyDrive . Er is in essentie niets anders aan de manier waarop OneDrive werkt: het is gewoon een nieuwe naam die aan een bestaande service wordt gegeven. De komende maanden zult u SkyDrive mogelijk nog steeds tegenkomen in sommige Microsoft-producten.

A. Opslaan en Opslaan als

Word biedt gebruikers twee opties om elk bestand op te slaan: Opslaan en Opslaan als . Over het algemeen werken deze twee opties op dezelfde manier, met slechts een paar belangrijke verschillen in instellingen.

• Opslaan : wanneer u een document maakt of bewerkt, gebruikt u de opdracht Opslaan om de wijzigingen op te slaan. In de meeste gevallen zult u dit commando gebruiken. Wanneer u een bestand opslaat, bestaat de eerste stap erin het bestand een naam te geven en de locatie te vinden waar u het bestand kunt opslaan. Nadat het bewerkingsproces is voltooid, klikt u op de opdracht Opslaan om het bestand op dezelfde locatie en met dezelfde naam op te slaan.
• Opslaan als : Gebruik deze opdracht om een ​​kopie van het document te maken terwijl het origineel intact blijft. En als u de opdracht Opslaan als gebruikt, moet u een andere titelnaam opgeven en een andere locatie zoeken om die kopie op te slaan.

I. Bewaar een document

Telkens wanneer u een nieuw project opent of wijzigingen aanbrengt in uw Word-document, is het van het grootste belang dat u het document opslaat. Door documenten vroegtijdig en regelmatig op te slaan, hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het kwijtraken van documenten. Daarnaast moet u ook letten op de locatie waar het document is opgeslagen, zodat u het document gemakkelijker kunt vinden en openen.

1. Navigeer en selecteer de opdracht Opslaan op de werkbalk Snelle toegang .

2. Als u de bestanden voor de eerste keer opslaat, wordt het venster Opslaan als weergegeven in de Backstage-weergave .

3. De volgende stap die u moet doen, is een locatie kiezen om het bestand op te slaan en het bestand een naam te geven . Klik op Bladeren om een ​​locatie te kiezen waar u het bestand op uw computer wilt opslaan, of u kunt op OneDrive klikken om het bestand op OneDrive op te slaan.

4. Nu verschijnt het dialoogvenster Opslaan als . Selecteer de locatie waar u het document wilt opslaan.

5. Geef het bestand een naam en klik vervolgens op Opslaan .

6. Het document wordt opgeslagen. U kunt nogmaals op de opdracht Opslaan klikken om de bewerkingen in het document op te slaan. Bovendien kunt u de opdracht Opslaan ook openen door op de toetsencombinatie Ctrl + S te drukken .

II. Gebruik Opslaan als om een ​​kopie te maken

Als u het document als een andere kopie wilt opslaan en het origineel wilt behouden, kunt u een kopie maken . Als uw bestand bijvoorbeeld Verkooprapport heet , kunt u een kopie opslaan als Verkooprapport 2 en kunt u het document vrijelijk bewerken in de nieuwe versie terwijl het origineel intact blijft.

Om dit te doen, klikt u op de opdracht Opslaan als in de Backstage-weergave. En volg dezelfde stappen als wanneer u een bestand opslaat, waarbij u een locatie kiest om het bestand op te slaan en het nieuwe bestand een naam geeft.

III. Wijzig de standaardopslaglocatie voor bestanden

Als u OneDrive niet wilt gebruiken , omdat OneDrive als standaardopslaglocatie is geselecteerd, kunt u de standaardopslaglocatie wijzigen in Computer .

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

2. Klik op Opties .

3. Het dialoogvenster Woordopties verschijnt op het scherm. Selecteer Opslaan in het linkerdeelvenster en vink vervolgens het vakje aan naast de optie Standaard opslaan op computer. Klik op OK en de standaardopslaglocatie wordt gewijzigd.

B. Automatisch herstel

Word 2013 slaat het document automatisch op in een tijdelijke map terwijl u het Word-document gebruikt. Als u per ongeluk vergeet de wijzigingen in het document op te slaan of als Word crasht, kunt u het bestand herstellen met AutoHerstel .

AutoHerstel gebruiken:

1. Open Word 2013. Als er een automatisch opgeslagen versie van het bestand wordt gevonden, verschijnt het paneel Documentherstel in het linkerdeelvenster.

2. Klik op Openen om beschikbare bestanden te openen. En uw documenten worden hersteld.

Standaard slaat Word elke 10 minuten automatisch op . Als u een document minder dan 10 minuten bewerkt, maakt Word mogelijk geen automatisch opgeslagen versie.

• Als u het gewenste bestand niet kunt vinden, kunt u vanuit de Backstage-weergave door alle automatisch opgeslagen bestanden bladeren . Selecteer het tabblad Bestand , klik vervolgens op Versies beheren en klik vervolgens op Niet-opgeslagen documenten herstellen .

C. Exportdocumenten

Standaard worden Word-documenten opgeslagen in de bestandsindeling .docx . In sommige gevallen moet u echter mogelijk andere bestandsformaten gebruiken, zoals PDF- of Word 97-2003 -documenten . De eenvoudigste manier is om uw document vanuit Word naar andere beschikbare bestandsformaten te exporteren.

I. Documenten exporteren als PDF-bestanden

Het exporteren van uw document als een Adobe Acrobat- document, ook wel een PDF-bestand genoemd , is vooral handig als u een bestand deelt met een gebruiker die geen Word gebruikt. Met een PDF-bestand kan de ontvanger de inhoud van het document bekijken, maar niet bewerken.

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

2. Selecteer Exporteren en vervolgens PDF/XPS maken .

3. Nu verschijnt het dialoogvenster Opslaan als op het scherm . Selecteer de locatie waar u het geëxporteerde document wilt opslaan, geef het elke gewenste naam en klik vervolgens op Publiceren .

Standaard exporteert Word alle pagina's in het document. Als u alleen de huidige pagina wilt exporteren, klikt u op Opties in het dialoogvenster Opslaan als . Het dialoogvenster Opties verschijnt. Selecteer Huidige pagina ( huidige pagina ) en klik vervolgens op OK om te voltooien.

Als u een PDF-bestand wilt bewerken, kunt u in Word een PDF-bestand converteren naar een bewerkbaar document . Raadpleeg ons artikel Hoe u eenvoudig PDF-bestanden naar Word kunt converteren, zonder lettertypefouten, voor meer informatie.

II. Exporteer documenten naar andere bestandsformaten

Daarnaast kunt u documenten ook exporteren naar andere bestandsindelingen, zoals Word 97-2003-documenten als u deze wilt delen met andere gebruikers die oudere versies van Word gebruiken, of naar een .txt- als uw document platte tekst is .

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

2. Selecteer Exporteren en vervolgens Bestandstype wijzigen .

3. Kies een bestandsformaat en klik vervolgens op Opslaan als .

4. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt op het scherm . Kies een locatie waar u het geëxporteerde document wilt opslaan, geef het een naam en klik vervolgens op Opslaan .

Bovendien kunt u ook het vervolgkeuzemenu Opslaan als type : in het dialoogvenster Opslaan als gebruiken om documenten in verschillende bestandsindelingen op te slaan.

D. Documenten delen

Met Word 2013 kunnen gebruikers eenvoudig documenten delen en eraan samenwerken met behulp van OneDrive. Als u voorheen een bestand met een andere gebruiker wilde delen, moest u dat documentbestand bijvoegen in een e-mail. Hoewel dit handig is, creëert dit systeem ook meerdere versies van hetzelfde bestand, wat moeilijk te organiseren is.

Wanneer u een document uit Word 2013 deelt, geeft u anderen feitelijk toegang tot exact hetzelfde bestand. Hierdoor kunnen jij en de mensen met wie je deelt hetzelfde document bewerken zonder dat je meerdere versies hoeft bij te houden.

Om een ​​document te delen, is de eerste stap die u moet nemen het opslaan ervan op OneDrive .

Documenten delen:

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave en klik vervolgens op Delen .

2. Er verschijnt een venster Delen op het scherm . Klik op een optie Delen om uw document te delen.

Zie meer: ​​Vietnamees installeren voor Microsoft Office 2013-suite

Plezier hebben!