Excel 2019 (deel 3): werkmappen opslaan en delen

Telkens wanneer u een nieuwe werkmap in Excel maakt, moet u weten hoe u deze kunt opslaan, zodat u deze later kunt openen en bewerken. Net als bij eerdere versies van Excel kunt u bestanden lokaal op uw computer of in de cloud opslaan met behulp van OneDrive , en werkmappen rechtstreeks vanuit Microsoft Excel exporteren en delen met anderen .

Functie Opslaan en Opslaan als

Excel biedt twee manieren om bestanden op te slaan: Opslaan en Opslaan als . Deze opties werken op vergelijkbare manieren, met enkele belangrijke verschillen:

Functie Opslaan en Opslaan als

Opslaan : wanneer u een werkmap maakt of bewerkt, gebruikt u de opdracht Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. U zult dit commando in bijna elke situatie gebruiken. Wanneer u het bestand opslaat, hoeft u alleen de eerste keer de bestandsnaam en locatie te selecteren. Vervolgens kunt u eenvoudig op de opdracht Opslaan klikken om het met dezelfde naam en locatie op te slaan.

Opslaan als : u gebruikt deze opdracht om een ​​kopie van de werkmap te maken terwijl u het origineel behoudt. Wanneer u Opslaan als gebruikt , moet u een andere naam en/of locatie kiezen voor de gekopieerde versie.

Hoe werkmap op te slaan

Het is belangrijk om een ​​werkmap op te slaan wanneer u een nieuw project start of wijzigingen aanbrengt in een bestaand project. Door documenten vroeg en vaak op te slaan, kunt u voorkomen dat uw werk verloren gaat als er iets misgaat. U moet er ook op letten waar u uw werkmap opslaat, zodat u deze later gemakkelijk kunt terugvinden.

1. Zoek en selecteer de opdracht Opslaan op de werkbalk Snelle toegang .

Selecteer de opdracht Opslaan

2. Als u het bestand voor de eerste keer opslaat, verschijnt de bedieningsbalk Opslaan als in de Backstage-weergave.

3. Vervolgens moet u kiezen waar u het bestand wilt opslaan en een naam geven. Om de werkmap op uw computer op te slaan, selecteert u Computer en klikt u vervolgens op Bladeren. U kunt ook op OneDrive klikken om bestanden op uw OneDrive op te slaan.

Kies waar u het bestand wilt opslaan en geef het een naam

4. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt. Selecteer de locatie waar u de werkmap wilt opslaan.

5. Voer een bestandsnaam in voor de werkmap en klik vervolgens op Opslaan.

Klik op Opslaan

6. Werkmap wordt opgeslagen. U kunt nogmaals op de opdracht Opslaan klikken om uw wijzigingen op te slaan wanneer u de werkmap wijzigt.

U kunt de opdracht Opslaan ook openen door op Ctrl + S op het toetsenbord te drukken.

Gebruik Opslaan als om een ​​kopie te maken

Als u een andere versie van uw werkmap wilt opslaan en het origineel wilt behouden, kunt u een kopie maken. Als u bijvoorbeeld een bestand met de naam Sales Data heeft , kunt u dit opslaan als Sales Data 2, zodat u het nieuwe bestand kunt bewerken en toch kunt terugverwijzen naar de originele versie.

Om dit te doen, klikt u op de opdracht Opslaan als in de Backstage-weergave. Net als wanneer u een bestand voor de eerste keer opslaat, moet u kiezen waar u het bestand wilt opslaan en een naam geven.

Hoe u de standaard opslaglocatie kunt wijzigen

Als u OneDrive niet wilt gebruiken, kunt u gefrustreerd raken omdat OneDrive als standaardlocatie is geselecteerd bij het opslaan. Als u het lastig vindt om elke keer Computer te moeten selecteren , kunt u de standaard opslaglocatie wijzigen zodat Computer standaard wordt geselecteerd.

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

Klik op het tabblad Bestand

2. Klik op Opties.

Klik op Opties

3. Het dialoogvenster Excel-opties verschijnt. Selecteer Opslaan , vink het vakje aan naast Standaard opslaan op computer en klik vervolgens op OK. De standaard opslaglocatie wordt gewijzigd.

Dialoogvenster Excel-opties

AutoHerstel-functie

Excel slaat uw werkmappen automatisch op in een tijdelijke map terwijl u eraan werkt. Als u vergeet uw wijzigingen op te slaan of als Excel crasht, kunt u bestanden herstellen met AutoHerstel.

Hoe AutoHerstel te gebruiken

1. Excel openen. Als er automatisch opgeslagen versies van bestanden worden gevonden, verschijnt het paneel Documentherstel .

2. Klik om een ​​bestaand bestand te openen. De werkmap wordt hersteld.

Werkmap is hersteld

Standaard slaat Excel automatisch elke 10 minuten op. Als u van plan bent de werkmap in minder dan 10 minuten te bewerken, maakt Excel mogelijk geen automatisch opgeslagen versie.

Als u het gewenste bestand niet ziet, kunt u vanuit de Backstage-weergave door alle automatisch opgeslagen bestanden bladeren. Selecteer gewoon het tabblad Bestand , klik op Werkmap beheren en selecteer vervolgens Niet-opgeslagen werkmappen herstellen .

Selecteer Niet-opgeslagen werkmappen herstellen

Werkmap exporteren

Standaard worden Excel-werkmappen opgeslagen in de .xlsx-indeling. Soms moet u echter een ander bestandstype gebruiken, zoals PDF of Excel 97-2003. U kunt uw werkmap eenvoudig vanuit Excel naar veel verschillende bestandstypen exporteren.

Hoe een werkmap als PDF-bestand te exporteren

Het exporteren van een werkmap als een Adobe Acrobat- document , beter bekend als een PDF-bestand, kan vooral handig zijn als u de werkmap deelt met iemand die geen Excel heeft. Met PDF kunnen ontvangers de inhoud van uw werkmap bekijken, maar niet bewerken.

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

2. Klik op Exporteren en selecteer vervolgens PDF/XPS maken .

Selecteer PDF/XPS maken

3. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt. Selecteer de locatie waarnaar u de werkmap wilt exporteren, voer een bestandsnaam in en klik vervolgens op Publiceren.

Klik op Publiceren

Standaard exporteert Excel alleen het actieve werkblad. Als u meerdere werkbladen heeft en deze allemaal in hetzelfde PDF-bestand wilt opslaan, klikt u op Opties in het dialoogvenster Opslaan als . Het dialoogvenster Opties verschijnt. Selecteer Volledige werkmap en klik vervolgens op OK.

Selecteer Volledige werkmap

Wanneer u een werkmap als PDF exporteert, moet u er ook rekening mee houden hoe uw werkmapgegevens op elke PDF-pagina verschijnen, net zoals bij het afdrukken van een werkmap.

Werkmappen exporteren naar andere bestandstypen

Mogelijk vindt u het ook handig om uw werkmap naar andere bestandstypen te exporteren, zoals een Excel 97-2003-werkmap als u deze wilt delen met mensen die een oudere versie van Excel gebruiken, of een .CSV-bestand als u de gewone versie nodig heeft. van het werkboek.

1. Klik op het tabblad Bestand om de Backstage-weergave te openen .

2. Klik op Exporteren en selecteer vervolgens Bestandstype wijzigen .

Selecteer Bestandstype wijzigen

3. Selecteer een algemeen bestandstype en klik vervolgens op Opslaan als.

Klik op Opslaan als

4. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt. Selecteer de locatie waarnaar u de werkmap wilt exporteren, voer een bestandsnaam in en klik vervolgens op Opslaan.

Dialoogvenster Opslaan als

U kunt ook het vervolgkeuzemenu Opslaan als type: in het dialoogvenster Opslaan als gebruiken om de werkmap in veel verschillende bestandstypen op te slaan.

Opslaan als type vervolgkeuzemenu:

Deel werkmappen

Excel maakt het eenvoudig om werkmappen te delen en eraan samen te werken met behulp van OneDrive. Als u voorheen een bestand met iemand wilde delen, kon u dit als e-mailbijlage verzenden. Hoewel handig, creëert dit systeem ook meerdere versies van hetzelfde bestand, wat lastig te organiseren kan zijn.

Wanneer u een werkmap vanuit Excel deelt, geeft u anderen feitelijk toegang tot hetzelfde bestand. Hierdoor kunnen u en de mensen met wie u deelt dezelfde werkmap bewerken zonder dat u meerdere versies hoeft bij te houden.

Als u een werkmap wilt delen, moet deze eerst worden opgeslagen op uw OneDrive.

Hoe werkmappen te delen

1. Klik op het tabblad Bestand om de Backstage-weergave te openen en klik vervolgens op Delen.

Klik op Delen

2. Excel keert terug naar de normale weergave en opent het deelvenster Delen aan de rechterkant van het venster. Vanaf hier kunt u mensen uitnodigen om uw document te delen, een lijst bekijken met mensen die toegang hebben tot het document en machtigingen instellen om het document te kunnen bewerken of gewoon bekijken.

Kies met wie u wilt delen