Microsoft Teams voor LuckyTemplates Cheatsheet

Microsoft Teams is een communicatie- en samenwerkingsproduct dat pas een paar jaar geleden werd aangekondigd. Het werd vervolgens het snelst groeiende product in de geschiedenis van Microsoft. Teams ondersteunt vrijwel elke vorm van directe en asynchrone communicatie. U kunt bijvoorbeeld berichten verzenden, anderen bellen met audio en video en online vergaderingen houden - allemaal binnen Teams. Bovendien kunt u in realtime digitale inhoud delen en samenwerken.

©Ronde kiezelsteenontwerp/Shutterstock.com

Zie Microsoft Teams als een dashboard in uw online werk. En natuurlijk integreert Teams nauw met de rest van de Microsoft-producten zoals SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook, om er maar een paar te noemen.

Aan de slag: Microsoft Teams gebruiken

Microsoft Teams is beschikbaar als een gratis, op zichzelf staande app die u van internet kunt downloaden, of als onderdeel van een softwarebundel, zoals Microsoft 365. De gratis, vrijblijvende Microsoft Teams-app biedt functies zoals onbeperkte berichten en zoekmogelijkheden, 10 GB gedeelde opslagruimte in de app en audio- en videogesprekken tussen leden.

De robuustere versie van Teams die beschikbaar is via een abonnement op Microsoft 365 biedt al deze functies en een hele reeks andere, waaronder 1 TB opslagruimte per organisatie; Exchange e-mailhosting; toegang tot OneDrive, SharePoint en andere Microsoft 365-services; verbeterde beveiligingsfuncties; en 24/7 telefonische en webondersteuning naast andere administratieve tools. Krijg details over de verschillen tussen de verschillende Teams-versies .

Je kunt Teams installeren op de volgende besturingssystemen:

• Windows: de kans is groot dat als u een Windows-computer gebruikt, u waarschijnlijk Windows 10 gebruikt. Als u zich echter in een organisatie bevindt die een oudere versie van Windows gebruikt, kunt u Teams nog steeds installeren. Sinds de lancering van Teams wordt het ondersteund op alle versies van Windows sinds Windows 7.
• Mac: Teams is beschikbaar op MacOS-computers en werkt precies zoals Microsoft Teams voor Windows.
• Linux: Veel softwareontwikkelaars en tech-enthousiastelingen gebruiken het open source en gratis besturingssysteem Linux. Microsoft Teams voor Linux is de eerste Microsoft 365-app die beschikbaar is op Linux-desktops.
• iOS: Als je een iPhone of iPad hebt, gebruikt deze het iOS-besturingssysteem. Je vindt de Teams-app in de Apple App Store.
• Android: Het grootste deel van alle smartphones draait op het Android-besturingssysteem. Je vindt de Teams-app in de Google Play store.
• Webbrowsers: Als u de Teams-client niet op uw apparaat kunt installeren, kunt u altijd uw webbrowser gebruiken en inloggen bij Teams. De webversie van Teams biedt een manier om toegang te krijgen tot Teams vanaf computers die je zou kunnen gebruiken in een coffeeshop of bij een vriend thuis. Zorg ervoor dat u uitlogt en alleen vertrouwde computers gebruikt!

Navigeren door Microsoft Teams

Het navigatiemenu van Teams bevindt zich aan de linkerkant van een traditioneel computer- of laptopscherm en aan de onderkant van mobiele apparaten. U kunt nieuwe navigatie-items aan de lijst toevoegen door beleid te maken of apps te installeren. Standaard omvatten de belangrijkste componenten van Teams-navigatie:

• Activiteit: in de Activiteitsfeed vindt u meldingen over dingen die in Teams gebeuren. Als er bijvoorbeeld een ongelezen bericht in een kanaal staat of iemand je een chatbericht stuurt, zie je dit in je activiteitenfeed verschijnen. Zie het als uw one-stop-shop voor alles wat er in Teams is gebeurd sinds u er voor het laatst was.
• Chat: In het chatgedeelte vindt u al uw persoonlijke en groepschats. Er is een subtiel verschil tussen gesprekken in chats en gesprekken in kanalen. U kunt chats zien als ad-hocberichten aan een andere persoon of een paar andere mensen. Chats komen en gaan en zijn spontaan, terwijl een kanaal een toegewijd gebied is dat blijft bestaan ​​en waar mensen over een specifiek onderwerp kunnen communiceren.
• Teams: de naamgenoot van het product zelf, in het gedeelte Teams vindt u de teams die u hebt ingesteld. U kunt per team door de kanalen bladeren en berichten verzenden en vergaderingen houden. U kunt ook nieuwe teams maken en bestaande teams beheren.
• Agenda: het gedeelte Agenda is gericht op uw agenda met evenementen en vergaderingen. Als je ooit een vergadering hebt gepland in Microsoft Outlook, ben je maar al te bekend met het werken met je agenda in Teams. Opmerking: de agenda is nauw geïntegreerd met Outlook, dus als u Outlook niet hebt geïnstalleerd, ziet u het item Agenda niet in de navigatie.
• Oproepen: In het gebied Oproepen kunt u informatie bekijken over uw audio- en video-oproepen. U kunt een nieuwe oproep starten, een geschiedenis van oproepen bekijken, snelkiescontacten instellen en uw voicemail controleren.
• Bestanden: In het gebied Bestanden kunt u digitale bestanden opslaan en delen. Als je ooit SharePoint of OneDrive hebt gebruikt, zul je blij zijn te horen dat je al een voorsprong hebt. Teams gebruikt SharePoint en OneDrive achter de schermen van Teams, en je kunt op elk moment uit Teams springen en de bestanden openen in de SharePoint- of OneDrive-applicaties.

Microsoft Teams Instant Messaging en Bellen

Het verzenden van instant messages is een sleutelbegrip in Teams. Je kunt een bericht sturen naar een kanaal binnen een team, of je kunt een bericht als chat naar een of meer mensen sturen.

Als u een bericht naar een kanaal wilt verzenden, selecteert u Teams in het linkernavigatievenster en selecteert u vervolgens het kanaal. Het kanaal wordt geladen en u ziet eventuele eerdere berichten in het middelste deelvenster. Om een ​​bericht naar het kanaal te sturen, typt u in het tekstvak onder aan het scherm en selecteert u het pictogram Bericht verzenden, dat eruitziet als een papieren vliegtuigje. Iedereen in het kanaal kan je bericht zien de volgende keer dat ze naar het kanaal kijken.

Om een ​​bericht als chat naar een of meer mensen te sturen, selecteert u Chat in het linkernavigatievenster en selecteert u vervolgens het pictogram Nieuwe chat boven aan de lijst met chatberichten. Het pictogram ziet eruit als een potlood dat op een stuk papier schrijft. Voer de naam of namen in van de persoon of personen naar wie u het bericht wilt verzenden en typ uw bericht in het tekstvak onder aan het scherm. Om het bericht te verzenden, selecteert u het pictogram bericht verzenden, dat eruitziet als een papieren vliegtuigje.

U kunt ook een andere persoon bellen via Teams. Als de andere persoon een andere Teams-gebruiker is, kunt u het gesprek ook via video voeren. Als je een audio- of videogesprek wilt voeren met een andere Teams-gebruiker, zoek je de naam van die persoon in Teams. Wanneer u met uw muis over de naam beweegt, ziet u een videocamerapictogram en een telefoonpictogram. Selecteer het videopictogram om een ​​videogesprek te starten en het telefoonpictogram om een ​​audiogesprek te starten. Als u een telefoonnummer moet bellen, selecteert u Gesprekken in het linkernavigatievenster en selecteert u het pictogram om te bellen.

Als je spraak niet hebt ingesteld binnen je Teams-abonnement, kun je niet naar een telefoonnummer bellen. Evenzo, als u, of de persoon die u belt, geen videocamera heeft ingesteld, kunt u geen videogesprek voeren.

Het Microsoft Teams-beheercentrum

The Teams Admin Center is where you manage Teams. You use your web browser to log into the Teams Admin Center. Once logged in, you find the navigation menu on the left side of the website. The main components of the Teams Admin Center navigation include:

• Dashboard: The dashboard is your primary landing page for the Teams Admin Center. Here you will find information panels that include such information as user activity, organization information, and help and training links.
• Teams: Use these settings to manage teams and team policies. You can add new teams and configure existing teams. You can also set up policies that define which features and settings a team can use.
• Devices: These settings are used to set up and manage the devices on your network. You can set up configuration files that are used for devices you have approved for your organization.
• Locations: Use these settings to set up physical geographic locations for use by Teams. You can set labels so that you can report on specific offices and set up 911 locations that are used by emergency services. These locations can be used for things like users and also for offices and buildings.
• Users: In this section you can view information about Teams users and configure and set policies for individual users.
• Meetings: These settings are used to configure meetings in Teams. Here you can set up and configure conference bridges, meeting policies, meeting settings, live event policies, and live event settings.
• Messaging policies: Here you can set which features are available in chat and channels. A default org-wide policy is set by default, and you can add others.
• Teams apps: These settings are used to set up policies and permissions for how Teams users can use apps. For example, Teams includes a default policy for people that have first contact with customers such as cashiers behind the checkout counter (often known as first-line workers). The Firstline Worker policy ensures that the Shifts app, which is used for tracking time for shift work, is pinned and available to everyone that has the policy assigned.
• Voice: Voice call settings are configured with these settings. Here you can set up voice features such as adding a phone number, configuring devices, and conference calling options.
• Beleidspakketten: Met deze instellingen kunt u een groep vooraf gedefinieerde beleidsregels inpakken en toepassen op groepen gebruikers. Voor educatief gebruik zijn er bijvoorbeeld vooraf gedefinieerde beleidspakketten voor docenten en een ander beleidspakket voor studenten.
• Analytics & rapporten: Hier kunt u rapporten over Teams-gebruik bekijken en downloaden. U vindt gebruiksrapporten voor de Teams-app, apparaten, live evenementen, spraak- en sms-berichten en geblokkeerde gebruikers.
• Instellingen voor de hele organisatie : deze instellingen zijn van invloed op uw hele organisatie. U kunt instellingen configureren voor externe toegang en gasttoegang, evenals algemene Teams-instellingen. U kunt ook vakanties configureren en bronaccounts instellen die worden gebruikt voor spraakfuncties zoals automatische assistenten.
• Planning: hier vindt u hulpmiddelen die u kunnen helpen bij het plannen van uw Teams-implementatie. U vindt er een Teams-adviseurtool en een netwerkplanningstool.

Teams uitbreiden met apps

Je kunt Teams uitbreiden door apps van Microsoft en andere externe softwarebedrijven te installeren. Er zijn vijf primaire typen apps die u in Teams kunt installeren. Dit zijn:

• Persoonlijke apps: deze apps zijn hulpmiddelen voor persoonlijk gebruik, zoals OneNote voor inhoudsbeheer en GitHub voor hulpprogramma's voor ontwikkelaars.
• Bots: Bots worden in kanalen geïnstalleerd en ze kunnen berichten op kanalen plaatsen over dingen waarvan je wilt dat de mensen in het kanaal op de hoogte blijven. U wilt bijvoorbeeld de SurveyMonkey-bot installeren die berichten over enquêtes naar het kanaal stuurt. Je kunt ook met bots communiceren door ze berichten in het kanaal te sturen. U kunt bijvoorbeeld een bericht naar de Flow-bot sturen en deze een repetitieve taak laten starten die u in Flow hebt ontwikkeld.
• Tabbladen: Tabbladen worden bovenaan een kanaal in een team weergegeven. Het tabblad Berichten bevat bijvoorbeeld alle berichten die mensen naar het kanaal hebben gestuurd. Je kunt extra tabbladen toevoegen zodat mensen in het kanaal er doorheen kunnen selecteren om informatie te zien. Als uw organisatie bijvoorbeeld FlipGrid gebruikt om te leren, kunt u de FlipGrid-app installeren en een FlipGrid-tabblad toevoegen voor een van uw leerrasters.
• Connectors: gebruik connectors om andere softwareproducten en -services toe te staan ​​berichten rechtstreeks naar een Teams-kanaal te sturen. Als u bijvoorbeeld Zendesk gebruikt voor uw ondersteuningstickets, kunt u Zendesk berichten over nieuwe tickets rechtstreeks naar uw kanaal laten sturen.
• Berichten: sommige apps breiden de berichtervaring in Teams uit en verbeteren deze. Als je Zoom bijvoorbeeld gebruikt om video vast te leggen en te delen, wil je het misschien als app toevoegen, zodat iedereen Zoom-video's rechtstreeks in de berichten in een kanaal kan bekijken en ermee kan werken.