PowerPoint 2016: testuj i chroń prezentacje

Przed udostępnieniem prezentacji zawsze upewnij się, że nie zawiera ona żadnych informacji, które powinny pozostać prywatne. Możesz także zniechęcić innych do edytowania Twoich plików. Na szczęście PowerPoint 2016 zawiera szereg narzędzi ułatwiających testowanie i ochronę prezentacji.

Inspektor dokumentów

Za każdym razem, gdy prezentacja jest tworzona lub edytowana, do pliku mogą zostać automatycznie dodane pewne dane osobowe (na przykład informacje o autorze dokumentu). Użytkownicy mogą używać Inspektora dokumentów do usuwania tego typu informacji przed udostępnieniem prezentacji innym osobom.

Ponieważ niektóre zmiany mogą być trwałe, przed użyciem Inspektora dokumentów użyj opcji Zapisz jako , aby utworzyć kopię zapasową prezentacji.

Jak korzystać z Inspektora dokumentów

1. Kliknij zakładkę Plik , aby przejść do widoku Backstage .

2. W panelu Informacje kliknij opcję Sprawdź problemy , a następnie z menu rozwijanego wybierz opcję Sprawdź dokument .

3. Pojawi się Inspektor dokumentów . Zaznacz lub odznacz pola w zależności od tego, co chcesz sprawdzić, a następnie kliknij Sprawdź. W przykładzie w tym artykule użyjemy opcji domyślnych.

4. Wyniki testu będą oznaczone wykrzyknikiem przy każdej kategorii, w której znaleziono wrażliwe dane, a dla każdej z tych kategorii będzie dostępny przycisk Usuń wszystko . Kliknij opcję Usuń wszystko , aby usunąć dane.

5. Po zakończeniu kliknij przycisk Zamknij.

Chroń swoją prezentację

Domyślnie każda osoba mająca dostęp do prezentacji może otwierać, kopiować i edytować zawartość, chyba że twórca jej chroni. Istnieje kilka sposobów zabezpieczenia prezentacji, w zależności od potrzeb każdej osoby.

Jak chronić dokumenty

1. Kliknij zakładkę Plik , aby przejść do widoku Backstage .

2. W panelu Informacje kliknij polecenie Chroń prezentację.

3. Z rozwijanego menu wybierz opcję, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. W tym przykładzie wybierzemy Oznacz jako wersję ostateczną . Opcja Oznacz jako wersję ostateczną to dobry sposób, aby zniechęcić innych do edytowania pliku, podczas gdy inne opcje zapewniają użytkownikom większą kontrolę, jeśli zajdzie taka potrzeba.

4. Pojawi się okno dialogowe z prośbą o zapisanie. Kliknij OK.

5. Pojawi się kolejne okno dialogowe. Kliknij OK.

6. Prezentacja zostanie oznaczona jako wersja ostateczna. Za każdym razem, gdy ktoś inny otworzy plik, u góry pojawi się pasek zniechęcający tę osobę do edytowania dokumentu.

Oznaczenie prezentacji jako ostatecznej nie uniemożliwia całkowicie edytowania dokumentu przez inną osobę, ponieważ nadal może ona wybrać opcję Edytuj mimo to. Jeśli chcesz całkowicie uniemożliwić innym edytowanie Twojej prezentacji, możesz zamiast tego użyć opcji Ogranicz dostęp .

Mam nadzieję, że odniesiesz sukces.