Como gerenciar recursos no Microsoft Project 2019

Antes de criar recursos no Microsoft Project 2019 à toa, você deve entender como eles afetam seu projeto. Em primeiro lugar, um recurso é um ativo que ajuda a realizar um projeto, seja o ativo uma pessoa, uma peça de equipamento, um material ou um suprimento. Um aspecto de trabalhar com recursos de forma eficaz é gerenciar o fluxo de trabalho de qualquer recurso que tenha disponibilidade de tempo limitada para seu projeto. Ao criar recursos, você indica sua disponibilidade por horas do dia ou dias da semana.

Por exemplo, uma pessoa pode estar disponível 50% do tempo ou 20 horas na semana de trabalho padrão de 40 horas, enquanto outra pode estar disponível em tempo integral (40 horas). Ao atribuir esses tipos de recursos ao seu projeto, você pode usar vários modos de exibição, relatórios e ferramentas para ver se algum recurso foi reservado em excesso a qualquer momento durante o projeto. Você também pode ver quando as pessoas estão sentadas girando os polegares ou quando podem estar disponíveis para ajudar em outra tarefa. Você pode até mesmo contabilizar os recursos que funcionam em vários projetos em sua organização e garantir que eles sejam usados ​​com eficiência.

Outro aspecto de trabalhar com recursos de maneira eficaz é entender como o número de recursos atribuídos para trabalhar em uma tarefa afeta a duração dessa tarefa. Em outras palavras, se você tem uma certa quantidade de trabalho a realizar, mas poucas pessoas para fazê-lo, uma tarefa típica leva mais tempo para ser concluída do que se um monte de gente estivesse disponível.

O tipo de tarefa determina se a duração de uma tarefa muda com base no número de recursos atribuídos a ela. Lembre-se: o tipo de tarefa pode ser unidades fixas, duração fixa ou trabalho fixo.

Finalmente, os recursos adicionam custos a um projeto. Para contabilizar os custos em seu projeto - como uma pessoa trabalhando muitas horas em uma tarefa, computadores que você precisa comprar ou serviços que exigem taxas - você deve criar recursos e atribuí-los a uma ou mais tarefas.

Tipos de recursos: Trabalho, material e custo

Para fins de planejamento de recursos, o Project reconhece apenas estes três tipos de recursos:

• Trabalho: essa pessoa, como um programador ou encanador, pode ser reatribuída, mas não esgotada. Os recursos de trabalho são atribuídos a tarefas para realizar o trabalho.
• Material: O material tem custo unitário e não consome horas de trabalho, mas pode se esgotar. Exemplos de custos de material são aço, madeira e livros.
• Custo: o uso de um recurso de custo oferece a flexibilidade de especificar o custo aplicável, como viagem ou frete, sempre que usar o recurso.

Decidir que tipo de recurso usar ao adicionar um fornecedor externo ou recurso de equipamento ao projeto pode ser complicado. Se você quiser evitar adicionar horas de trabalho ao projeto quando esse recurso estiver sendo usado, não configure o recurso como um recurso de trabalho. Use um recurso de custo ou abordagem de custo fixo.

Como os recursos afetam o tempo da tarefa

Nas configurações padrão do Projeto 2019, o agendamento baseado em esforço é desativado para tarefas agendadas manual e automaticamente. Portanto, não importa quantos recursos de trabalho você atribua, a duração da tarefa permanece a mesma e o Projeto acumula mais horas de trabalho para a tarefa, para refletir mais esforço.

No entanto, em alguns casos de uma unidade fixa ou tipo de tarefa de trabalho fixo, a adição ou remoção de recursos atribuídos à tarefa deve ter um impacto no tempo que leva para concluir a tarefa. Em essência, a velha máxima "Duas cabeças pensam melhor do que uma" pode ser modificada para "Duas cabeças pensam mais rápido do que uma".

Atribuir mais pessoas para tarefas nem sempre encurta o tempo de trabalho proporcionalmente, embora seja assim que o Project o calcule. Quando você tem mais pessoas, também tem mais reuniões, memorandos, esforços duplicados e conflitos, por exemplo. Se você adicionar mais recursos a uma tarefa, considere também aumentar a quantidade de esforço necessária para concluir essa tarefa para contabilizar as inevitáveis ​​ineficiências do grupo de trabalho.

Como estimar os requisitos de recursos

Você geralmente sabe quantos recursos materiais são necessários para concluir uma tarefa: Na maioria dos casos, você pode usar uma fórmula padrão para calcular o número de libras, toneladas, jardas ou outra quantidade. Mas como você sabe quanto esforço seus recursos de trabalho devem investir para concluir as tarefas do projeto?

Inclua uma certa quantidade de recursos materiais extras se achar que precisará deles para retrabalho ou sucata.

Como acontece com muitos aspectos das informações que você coloca no cronograma do Projeto, a determinação do nível de esforço depende em grande parte de sua própria experiência com tarefas e recursos semelhantes. Ainda assim, lembre-se destas advertências:

• Habilidade conta. Um recurso menos qualificado ou menos experiente provavelmente levará mais tempo para concluir uma tarefa. Experimento - aumente a duração em 20 por cento para um recurso menos qualificado, por exemplo, ou reduza em 20 por cento para um recurso mais qualificado.
• A história se repete. Observe os projetos e tarefas concluídos anteriormente. Se você rastreou o tempo das pessoas, provavelmente pode ver quanto esforço foi necessário para concluir vários tipos de tarefas em outros projetos e traçar paralelos com o seu projeto. Esta técnica para estimar a duração do esforço é semelhante à estimativa análoga. Confira Aprendizado contínuo com projetos do Microsoft Project 2019 .
• Peça e você receberá. Peça aos próprios recursos para estimar quanto tempo eles acham que uma tarefa levará. Afinal, as pessoas que fazem o trabalho devem saber melhor quanto tempo leva.

Reserve tempo em um projeto para levar em conta circunstâncias imprevistas, como recursos menos qualificados do que você planejou. Para garantir que as datas dos marcos sejam atendidas, muitas pessoas adicionam uma tarefa chamada Reserva de Contingência ou Buffer a suas programações imediatamente antes da entrega de um marco ou do final de uma fase.

Como criar recursos do Microsoft Project

Assim como alguém preenche a certidão de nascimento sempre que um bebê nasce, um formulário é preenchido sempre que um recurso do Project nasce (ou seja, é criado ). No formulário Informações do recurso, você insere informações como o nome do recurso, a disponibilidade e a taxa por hora ou custo por uso. Você também pode inserir informações opcionais, como o grupo (grupo de trabalho da empresa) ao qual o recurso pertence ou o endereço de e-mail do recurso.

Você pode criar um recurso como uma única pessoa ou entidade, um recurso genérico (como um conjunto de habilidades sem nenhuma pessoa atribuída, como Assistente ou Engenheiro) ou mesmo um grupo de vários recursos que trabalham juntos. Muitas vezes, nos estágios iniciais do planejamento do projeto, você conhece apenas os recursos de que precisa, para ser substituído posteriormente por uma pessoa nomeada que tenha o tempo e as qualificações para concluir a tarefa.

No nível mais simples, um recurso é criado como uma entidade única - uma pessoa específica, uma sala de reuniões ou um equipamento. Você cria o recurso inserindo informações na caixa de diálogo Informações do recurso.

Ao criar um recurso, você deve digitar, no mínimo, o nome do recurso, embora também possa adicionar quantas informações desejar. Algumas pessoas preferem criar todos os recursos primeiro e adicionar informações de contato e custo depois.

To create a resource using the Resource Information dialog box, follow these steps:

Click the bottom of the Gantt Chart button on the Task tab in the View group of the Ribbon, and click Resource Sheet.
At that point the view changes to Resource Sheet View.

Double-click a blank cell in the Resource Name column.
The Resource Information dialog box appears, as shown.

Type a name in the Resource Name text box.

Click the down arrow in the Type box (on the right) to choose Work, Material, or Cost.
The settings that are available to you differ slightly, depending on which option you choose. For example, a material resource has neither the Email nor Logon Account option, and a work resource or cost resource has no Material Label option.

For a material resource, enter a description of the units in the Material Label field.
For example, you might enter pounds for a Flour resource or tons for a Steel resource.

In the Initials field, type an abbreviation or initials for the resource.
If you don’t enter anything, the first letter of the resource name is inserted when you save the resource.

Continue to enter any information you want to include about the resource.
This information may include an email address, the group type (a department, division, or workgroup, for example), booking type (proposed or committed), or code (such as a cost-center code).
If you enter information in the Group field, you can then use the Filter, Sort, and Group By features to look at sets of resources.

Click the OK button to save the new resource.

These four tabs can hold a wealth of information about any resource.

To enter information about several resources at a time, display Resource Sheet view and enter information in the columns. You can even paste resources copied from another source (such as an Excel spreadsheet) into this view.

How to identify Microsoft Project resources

In the planning stages of a project, you often find that not all resources are assembled. Even well into the project, sometimes you don’t know what resource you’ll be using; you know only that you need a resource with a certain skill set to complete upcoming tasks. In this case, consider creating certain resources as generic resources.

To create a generic resource, give it a name that describes its skill, such as Engineer, Security Personnel, or even Meeting Space (rather than a specific resource named Conference Room B). Then, in the Resource Information dialog box, be sure to select the Generic check box, as shown here. No formula exists for using the Generic setting to recalculate your schedule based on resource availability. However, many people find this setting useful when they use rolling wave planning or when they aren’t responsible for specific resource assignments (for example, assigning a temporary worker to a task when a temporary-hiring agency will choose the specific worker).

Consolidated resource.

You can replace a generic resource name with the name of the resource that’s added to your project. For example, if you enter Security Personnel as a resource, you can replace it with Jim Taylor, the name of the security professional who will do the work. To make the switch, go to Resource Sheet view and, in the Resource Name column, click the cell for the resource, type the new name, and press Enter. Don’t worry if you’ve already assigned the generic resource to tasks in the project. Project updates all assignments with the new name.

How to manage Microsoft Project resource availability

Lots of Project 2019 features handle resources — in particular by helping you spot resource overallocation. Overallocation is a calculation, based on the resource’s calendar and availability, indicating that too much work has been assigned based on availability.

Consider Monica Mendez, an engineer who works a standard eight-hour day based on her calendar. Monica is assigned to the Write Final Report task at 50 percent of her availability and to the Create Design Specs task — which occurs at the same time as the report task — at 100 percent of her availability. Monica is now working at 150 percent of her availability, or 12 hours per day. Poor Monica is overbooked. Be careful — she might even quit the project.

A resource is assigned to a task at 100 percent availability (or units) by default, but you can modify that setting if you know that a resource will be assigned to several tasks and can only spend a limited amount of time working each one.

Estimating and setting availability

Availability is easier to estimate for some resources than for others. A manager is unlikely to devote an entire day to any single task, because he has to deal with all the employees who report to him and also sign authorizations, attend meetings concerning various projects, and develop budgets, for example. A production worker’s availability may be simpler to pin down to a single task: If one manufacturing job spends three days on the line and one person is working on the line the entire time, it’s more accurate to say that she is working on that task full time.

One mistake made by Project beginners is to overthink availability. Of course, no one spends eight hours every day on a single task in a project. Employees spend part of their workdays reading email, chatting with coworkers, and answering phone calls about issues unrelated to their projects. A resource may spend seven hours on a task one day and only three hours the next. Don’t get hung up on a day-by-day resource schedule when estimating availability. If, over the life of a task, the employee focuses on it, 100 percent availability is an appropriate setting. If that person works only five days on a ten-day task, however, that’s 50 percent availability, whether she works four hours per day for ten days or five full days at any point.

A configuração de Unidades (disponibilidade) ajuda a identificar a reserva em excesso de um recurso que pode trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo em um cronograma de projeto.

Para definir unidades de recursos padrão para especificar a disponibilidade, siga estas etapas:

Exiba a visualização da Folha de Recursos.

Clique na coluna Máx para o recurso.

Digite um número que representa a porcentagem de tempo que o recurso está disponível para trabalhar no projeto.
Por exemplo, digite 33 para um recurso que está disponível um terço do tempo ou 400 para um recurso que pode fornecer quatro funcionários em tempo integral. (Entradas maiores que 100 por cento representam recursos que fornecem um grupo ou equipe para lidar com atribuições.) A entrada mais comum (o padrão) é 100 para um único recurso trabalhando em tempo integral em atribuições no projeto.

Pressione Enter ou Tab.
A entrada está concluída.

Observe que isso só funciona para recursos cujo tipo está definido como Trabalho.

Quando um recurso do Microsoft Project vem e vai

Além de estar disponível para um projeto apenas uma certa porcentagem do tempo (digamos, 50 por cento de toda a duração do projeto), um recurso pode estar disponível apenas por um determinado período de tempo (talvez abril-junho) durante a vida do projeto - normalmente, quando você usa um recurso emprestado de outro departamento ou quando está trabalhando com um freelancer que está espremendo seu projeto com outras pessoas. Outro recurso possível é aquele que está disponível meio período nos primeiros dias do projeto e depois em tempo integral nos demais. Nesse caso, você insere um intervalo de datas nas colunas Disponível de e Disponível até da área Disponibilidade do recurso na caixa de diálogo Informações do recurso, conforme mostrado, para especificar a disponibilidade variável.

Períodos de tempo e unidades de disponibilidade.

Para especificar um período limitado durante o qual um recurso está disponível para trabalhar em seu projeto, siga estas etapas:

Exiba a visualização da Folha de Recursos.

Clique duas vezes em um recurso.
A guia Geral da caixa de diálogo Informações do recurso é exibida.

Use as colunas Disponível de e Disponível para (na área Disponibilidade de recursos) para especificar o período de disponibilidade.

Na coluna Unidades da mesma linha, clique nas setas para aumentar ou diminuir a disponibilidade em incrementos de 50 por cento ou digite um número.
Pressione Enter para finalizar a entrada.

Repita as etapas 3 e 4 para especificar períodos adicionais de disponibilidade nas linhas subsequentes na área Disponibilidade de recursos.

Clique no botão OK para salvar as alterações.