O que é Sharepoint? Principais recursos e funções

Você está cansado de perder o controle de documentos importantes em um mar de e-mails, documentos excluídos, pastas e post-its?

Você às vezes sente que precisa de um GPS apenas para encontrar aquele arquivo que seu chefe pediu há três semanas? Não tema, caro leitor, pois existe um herói entre nós: o Microsoft SharePoint.

O SharePoint é uma plataforma baseada na Web desenvolvida pela Microsoft que fornece às organizações um espaço centralizado para gerenciar, compartilhar e colaborar em vários tipos de conteúdo, como documentos, calendários, tarefas e muito mais.

A plataforma permite que os usuários criem sites para diferentes departamentos, projetos ou equipes, com permissões de usuário personalizáveis ​​e fluxos de trabalho para controlar o acesso, exibir informações e agilizar processos.

Os recursos robustos do SharePoint podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de sua organização, tornando-o uma ferramenta essencial para aumentar a produtividade e a colaboração.

Mas isso é só a ponta do iceberg! Nas seções a seguir, vamos nos aprofundar no histórico do Microsoft SharePoint, principais recursos, versões disponíveis, integrações com a Microsoft e possíveis casos de uso.

Então, pegue a bebida de sua escolha, sente-se e vamos explorar as maravilhas do SharePoint juntos.

Índice

• O que é SharePoint?
• Histórico do SharePoint
  • SharePoint atual
• Os 6 principais recursos e capacidades do SharePoint
  • 1. Colaboração
  • 2. Gerenciamento de conteúdo
  • 3. Automação de Fluxos de Trabalho
  • 4. Recursos Sociais
  • 4. Inteligência de Negócios
  • 5. Pesquisar
• Versões e preços do SharePoint
  • SharePoint Online
  • SharePoint Server
  • SharePoint Foundation e SharePoint Designer
• Integração com o Ecossistema Microsoft
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Plataforma de energia
• Casos de uso do Microsoft SharePoint
• Conclusão

O que é SharePoint?

Imagine o seguinte: você começa seu dia de trabalho e é recebido por uma caixa de entrada lotada, uma lista interminável de tarefas e uma pilha de entregas que simplesmente não param. Parece opressor, certo? É aí que entra o Microsoft SharePoint para salvar o dia!

Então, o que é o SharePoint? Simplificando, é uma plataforma desenvolvida pela Microsoft que fornece um local centralizado para que as organizações gerenciem, armazenem e compartilhem vários tipos de conteúdo e tarefas por meio de aplicativos da Web, como:

• Documentos : Word, Excel, PowerPoint, PDFs e mais

• Calendários compartilhados : cronogramas de equipe, prazos de projetos e reuniões

• Tarefas : listas de tarefas, fluxos de trabalho e aprovações

• Listas modernas : contatos, caixas de correio compartilhadas, inventário, metadados e informações do cliente

O Microsoft SharePoint inclui poderosas ferramentas de colaboração, permitindo que os usuários trabalhem juntos em conteúdo em tempo real, compartilhem atualizações e recebam feedback em um só lugar. Além disso, com recursos de pesquisa, é muito fácil encontrar o documento ou a informação certa.

Mas espere, tem mais! Na próxima seção, exploraremos a história de mais de duas décadas do SharePoint antes de dar uma olhada em seus principais recursos de produto.

Se você deseja levar a produtividade da sua organização para o próximo nível, continue lendo para descobrir todo o potencial do SharePoint.

Histórico do SharePoint

Vamos dar um passeio pela estrada da memória, de volta a uma época em que os telefones flip estavam na moda, o MySpace era a rede social preferida e o SharePoint era apenas um vislumbre nos olhos da Microsoft.

É isso mesmo, estamos falando do início dos anos 2000, uma época em que a internet ainda estava engatinhando e o mundo estava apenas começando a entender a importância da colaboração e do gerenciamento de conteúdo.

O Microsoft SharePoint foi introduzido pela primeira vez em 2001, quando o mundo ainda estava se acostumando com a ideia de usar a Internet para mais do que apenas enviar e-mails e navegar em vídeos de gatos.

A versão inicial deste projeto MS era um aplicativo web básico que permitia que as equipes compartilhassem documentos e colaborassem em projetos. Não foi exatamente uma virada de jogo, mas lançou as bases para o que estava por vir.

Ao longo dos anos, a plataforma SharePoint continuou a evoluir, adicionando novos recursos e capacidades que a tornaram uma ferramenta indispensável para empresas e organizações de todos os tamanhos.

Em 2003, a Microsoft lançou o SharePoint Portal Server, que permitia gerenciamento de conteúdo e funcionalidade de pesquisa mais avançados.

E em 2006, o Microsoft Office SharePoint Server 2007 foi lançado, introduzindo recursos sociais e capacidades de business intelligence.

SharePoint atual

Não foi até o lançamento do SharePoint Server 2010 que a plataforma realmente começou a ganhar força.

Com sua interface de usuário aprimorada e novos recursos poderosos, como coautoria de documentos e automação de fluxo de trabalho, o SharePoint 2010 rapidamente se tornou a plataforma ideal para colaboração e gerenciamento de conteúdo.

Hoje, o SharePoint é uma plataforma poderosa que oferece uma ampla variedade de recursos e capacidades, desde gerenciamento de documentos e tomada de decisões de negócios até colaboração social e funcionalidade de pesquisa.

Mas tudo começou com uma ideia simples: a necessidade das equipes compartilharem informações e colaborarem em projetos.

Na próxima seção, examinaremos mais de perto os recursos que tornam o SharePoint uma ferramenta tão poderosa para empresas e organizações.

Os 6 principais recursos e capacidades do SharePoint

O Microsoft SharePoint não é apenas um velho e chato sistema de gerenciamento de documentos. É uma plataforma repleta de recursos que pode ajudar empresas e organizações a colaborar, automatizar processos e até tomar decisões baseadas em dados.

Nesta seção, examinaremos mais de perto alguns dos principais recursos e capacidades que tornam o SharePoint uma ferramenta tão poderosa para o local de trabalho digital.

1. Colaboração

Vamos começar com a colaboração. O Microsoft SharePoint oferece uma ampla variedade de ferramentas para ajudar as equipes a compartilhar informações e trabalhar juntas com mais eficiência em um ambiente do SharePoint.

Você pode criar sites de equipe para diferentes departamentos ou projetos e usá-los para armazenar e organizar documentos, rastrear tarefas e compartilhar atualizações em tempo real.

E com recursos como controle de versão e coautoria , você pode garantir que todos estejam trabalhando na mesma versão de um documento e evitar a dor de cabeça das intermináveis ​​cadeias de e-mail.

Os recursos de colaboração do SharePoint permitem a coautoria e permitem que os usuários criem sites do SharePoint, acessem documentos compartilhados, compartilhem atualizações rapidamente e forneçam feedback.

A plataforma também oferece configurações de permissão personalizáveis, para que você possa controlar quem tem acesso a documentos específicos em seu site do SharePoint.

2. Gerenciamento de conteúdo

Com um site do SharePoint, os usuários podem facilmente criar, carregar e armazenar documentos em uma biblioteca de documentos centralizada. Os usuários também podem usar integrações com o MS Teams para melhorar ainda mais a comunicação.

Uma página inicial do SharePoint também oferece controle de versão, para que você possa acompanhar as alterações e garantir que todos estejam trabalhando com as informações mais atualizadas.

3. Automação de Fluxos de Trabalho

Um site do SharePoint é mais do que apenas um sistema de gerenciamento de documentos. Ele também oferece recursos poderosos de automação de processos de negócios, permitindo simplificar fluxos de trabalho e automatizar tarefas repetitivas.

Os fluxos de trabalho do SharePoint são personalizáveis ​​e podem automatizar tarefas e agilizar processos. Por exemplo, você pode configurar um fluxo de trabalho para aprovar documentos, enviar notificações, integrar funcionários ou coletar feedback.

E com sua integração com o Power Automate (antigo Microsoft Flow), você pode até mesmo automatizar processos além do seu site do SharePoint e em diferentes aplicativos e serviços.

4. Recursos Sociais

O SharePoint também oferece recursos sociais para criar sites de comunicação onde você pode se conectar com colegas e compartilhar conhecimento em sua organização.

Você pode usar as ferramentas sociais para criar ambientes do SharePoint que funcionam como comunidades de prática, onde os funcionários podem compartilhar ideias e práticas recomendadas e colaborar em projetos.

4. Inteligência de Negócios

E não vamos esquecer a inteligência de negócios! Com o SharePoint, você pode criar painéis e relatórios poderosos para ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados em vários servidores.

Você pode usar as ferramentas internas de análise e relatório do SharePoint e também integrar seu servidor de projeto ao LuckyTemplates para criar visualizações e insights interativos.

5. Pesquisar

Os poderosos recursos de pesquisa do SharePoint permitem que os usuários encontrem rapidamente o conteúdo de que precisam, seja um documento específico, uma página de site de projeto ou o perfil de um colega.

Esses são apenas alguns dos principais recursos que tornam o SharePoint uma ferramenta essencial para locais de trabalho modernos. Mas você sabia que existem diferentes versões do SharePoint disponíveis, cada uma com recursos diferentes?

Na próxima seção, exploraremos as diferentes versões do SharePoint, do SharePoint Online ao SharePoint Server, para que você possa descobrir qual é a certa para sua organização.

Versões e preços do SharePoint

Esta seção aborda as diferentes versões do SharePoint e como elas atendem a várias necessidades organizacionais.

Há uma variedade de versões disponíveis, mas as duas que estão em desenvolvimento ativo são as versões online e local: SharePoint Online e SharePoint Server.

SharePoint Online

O SharePoint Online é a versão baseada em nuvem da plataforma incluída nos planos de assinatura do Microsoft Office 365 e pode ser acessada por meio do aplicativo móvel do SharePoint.

É perfeito para organizações que desejam aproveitar os benefícios do SharePoint sem o incômodo de gerenciar seus próprios servidores SharePoint.

Com o SharePoint Online, os usuários podem acessar todos os recursos do SharePoint de qualquer dispositivo (incluindo dispositivos móveis) com conexão à Internet e um navegador da Web, tornando-o uma opção flexível e conveniente para locais de trabalho modernos.

Algumas vantagens do SharePoint Online incluem:

• Acessível de qualquer dispositivo com conexão à internet

• Não há necessidade de gerenciar seus próprios servidores ou web parts

• Atualizações automáticas e novos recursos

• Integração com outros aplicativos do Microsoft Office 365

O SharePoint Online está disponível como parte de uma assinatura do Microsoft Office 365 . O preço varia de acordo com o plano de assinatura escolhido, mas o SharePoint Online está incluído em todos os planos, exceto no plano básico do Microsoft Office 365 Business Basic.

SharePoint Server

O SharePoint Server é a versão local do SharePoint que pode ser instalada nos servidores da sua organização.

Ele oferece todos os recursos do SharePoint Online, além de opções adicionais de personalização e controle sobre o armazenamento de dados e outros controles de segurança.

Usar o SharePoint local é ideal para organizações que precisam de controle total sobre seu ambiente SharePoint ou criar sites com requisitos específicos de segurança e conformidade.

Algumas vantagens do SharePoint Server são:

• Controle total sobre armazenamento de dados, bibliotecas de documentos e segurança

• Opções de personalização adicionais para sites do SharePoint

• Integração com outros sistemas locais do SharePoint

• Mais flexibilidade nas opções de implantação

O SharePoint Server 2019 é licenciado por servidor e por usuário ou dispositivo que acessa o servidor. Existem dois modelos de licenciamento disponíveis : a Standard CAL (Client Access License) e a Enterprise CAL.

A Standard CAL fornece recursos básicos do SharePoint, enquanto a Enterprise CAL inclui recursos mais avançados, como inteligência de negócios e pesquisa corporativa.

SharePoint Foundation e SharePoint Designer

Esses dois merecem menções honrosas. Ambos são ferramentas gratuitas que não estão mais em desenvolvimento ativo e podem até desativar recursos do produto encontrados em versões futuras; no entanto, algumas versões ainda funcionam em sistemas operacionais modernos.

O SharePoint Designer normalmente é usado por usuários ou desenvolvedores avançados que desejam criar fluxos de trabalho e soluções personalizados com base no SharePoint.

O SharePoint Foundation, por outro lado, é uma versão básica gratuita do SharePoint que pode ser usada para compartilhamento básico de documentos, gerenciamento e colaboração.

É um excelente ponto de partida para iniciantes e pequenas organizações que não precisam de todos os recursos do SharePoint Online ou do SharePoint Server, mas ainda desejam aproveitar benefícios como o compartilhamento de arquivos.

Algumas vantagens do SharePoint Foundation incluem:

• Grátis para usar

• Recursos básicos de gerenciamento de documentos e colaboração

• Fácil de configurar e usar

Agora que abordamos as diferentes versões e opções de preço, vamos explorar outro aspecto importante do SharePoint: sua integração com outros produtos da Microsoft.

O SharePoint pode ser integrado a produtos como Teams, OneDrive e Power Platform pode aprimorar muito sua funcionalidade.

Na próxima seção, veremos mais de perto como o SharePoint se integra a esses produtos e como ele pode melhorar a produtividade e a colaboração de sua organização. Então, vamos mergulhar!

Integração com o Ecossistema Microsoft

A integração com outros produtos da Microsoft é um grande benefício, pois fornece colaboração perfeita, fluxos de trabalho simplificados e uma experiência moderna.

Nesta seção, examinamos mais de perto alguns dos principais produtos da Microsoft que se integram ao SharePoint.

Microsoft Office 365

Como parte do ecossistema do Office 365, o SharePoint se integra perfeitamente a outras ferramentas de produtividade, como Excel , Word e PowerPoint . Isso permite que você acesse e compartilhe documentos em tempo real, garantindo que sua equipe permaneça na mesma página.

Ao incorporar o SharePoint no pacote de serviços do Office 365, os usuários corporativos de sua organização podem se beneficiar de:

• Armazenamento de arquivos centralizado com controle de acesso seguro

• Comunicação colaborativa e simplificada da equipe

• Design de site de equipe flexível e personalizável

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma plataforma de colaboração que permite que as equipes conversem, compartilhem arquivos e colaborem em projetos em tempo real. O Teams se integra ao SharePoint, permitindo que os usuários acessem arquivos e documentos do SharePoint diretamente da interface do Teams.

Ao integrar com o Microsoft Teams, você pode:

• Acesse facilmente documentos atualizados compartilhados com sua equipe

• Colabore em documentos simultaneamente com outros membros da equipe

• Rastreie revisões e mantenha o histórico de versões

Plataforma de energia

O SharePoint interage com as ferramentas do Microsoft Power Platform , como Power Automate , Power Apps e LuckyTemplates . Aproveitando os recursos da Power Platform, você pode adicionar automação personalizada, soluções de aplicativos e visualização de dados aos seus sites de comunicação do SharePoint.

Com a integração da Power Platform, você pode:

• Crie fluxos de trabalho automatizados entre o SharePoint e outros aplicativos e serviços

• Crie aplicativos personalizados para gerenciar e exibir dados do SharePoint

• Gere visualizações de dados poderosas com o LuckyTemplates

A integração com o ecossistema da Microsoft permite que você desbloqueie todo o potencial do SharePoint, criando infinitas possibilidades de colaboração e inovação em sua organização.

Na próxima seção, examinaremos mais de perto alguns possíveis casos de uso do SharePoint no mundo real. Vamos!

Casos de uso do Microsoft SharePoint

Como você já sabe, o SharePoint é uma plataforma versátil com uma ampla gama de casos de uso em diferentes setores e é a favorita em muitas organizações. Abaixo estão alguns dos casos de uso mais comuns do SharePoint:

1. Gerenciamento de documentos : os recursos do sistema de gerenciamento de documentos do SharePoint estão entre os recursos mais populares. As organizações podem usar o SharePoint para armazenar, organizar e gerenciar documentos de diferentes fontes de dados, garantindo que os membros da equipe possam acessar e colaborar facilmente na versão mais recente de um documento. Os recursos de controle de versão e check-in/check-out do SharePoint ajudam a evitar conflitos e garantem que os membros da equipe estejam sempre trabalhando, seja no local ou online com a versão mais recente de um documento.

2. Intranet e portais : o SharePoint também pode ser usado para criar sites de intranet autônomos e portais para comunicação interna, compartilhamento de informações, web parts modernas e colaboração. Os sites da intranet podem ser personalizados para incluir notícias, eventos, wikis e anúncios importantes, bem como políticas e procedimentos da empresa. Seus recursos de pesquisa integrados facilitam para um usuário final encontrar rapidamente informações confidenciais armazenadas no local.

3. Gerenciamento de projetos: os recursos de gerenciamento de projetos do SharePoint podem ajudar as equipes a gerenciar projetos do início ao fim. As equipes podem usar o SharePoint para criar páginas de site de projeto, atribuir tarefas, acompanhar o progresso, modificar a estrutura do site e colaborar em documentos de projeto em um único servidor. Sua integração com outros produtos do Office 365 e aplicativos do Office, como MS Teams e Planner, também pode aprimorar os recursos de gerenciamento de projetos.

4. Automação de processos de negócios: a integração do SharePoint com o Power Automate (anteriormente conhecido como Microsoft Flow) permite que os usuários automatizem tarefas e processos repetitivos. Você pode usar um farm do SharePoint junto com o Power Automate para automatizar fluxos de trabalho, como processos de aprovação de documentos, com suporte a arquivos grandes.

O SharePoint tem uma ampla gama de casos de uso e estes são apenas alguns exemplos. Independentemente das necessidades da sua organização, a plataforma, juntamente com os suplementos do SharePoint, pode ajudar a melhorar a produtividade e o público-alvo e simplificar os fluxos de trabalho.

Conclusão

O SharePoint é uma plataforma poderosa e versátil que ajuda as organizações e os serviços de conectividade de negócios a melhorar a produtividade e aprimorar a colaboração.

Com seus recursos de intranet e portal, integrações de aplicativos do Office 365, ferramentas de gerenciamento de projetos, Web Parts e serviços de acesso e recursos de automação de processos de negócios, o SharePoint oferece soluções completas para organizações de todos os tamanhos e setores.

Além disso, a integração do SharePoint com outros produtos do Office 365 e serviços do Office, como MS Teams, OneDrive, Outlook e Power Automate, o torna um aplicativo da Web ainda mais valioso para aprimorar seu fluxo de trabalho.

E, com várias opções de preços e modelos de implantação disponíveis, ele pode ser adaptado para atender às necessidades e ao orçamento de qualquer organização.

Quer você seja uma pequena empresa que deseja simplificar os processos de negócios ou uma grande empresa que deseja melhorar o trabalho em equipe, as comunicações internas e a colaboração entre departamentos e locais, o SharePoint é uma plataforma que vale a pena considerar.

Para saber mais sobre os benefícios de usar o SharePoint como um aplicativo da Web, confira o tutorial abaixo: